文章チェックの必要性と効果的な方法

2023 3/14

文章チェックは自分が書いた文章に間違いや不適切な表現がないかを確認することです。文章チェックをすることで、文章の品質と信頼性を高める事ができます。

文章チェックをしなかったことでトラブルや失敗事例は数多くあります。ビジネス文書では、相手からの信頼を失ってしまい取引を失ってしまったという事例もあります。

そこで当記事では文章チェックの必要性と効果的方法について紹介します。

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文章チェックの必要性

文章を書く際に重要なことは、相手に伝えたいメッセージや主張をわかりやすくすることです。自分で書いた文章は、実は自分で読み返しても気づかない間違いや不自然さがある可能性があります。そこで文章チェックが必要になるのです。

相手の元に届いた文章の中に、誤字脱字や不適切な表現があると困ったことになってしまいます。せっかく築いてきた信頼関係が壊れてしまう可能性もあるのです。文章チェックの方法は大きく分けると2つあります。第三者にチェックしてもらう方法と自分自身でチェックする方法です。当記事では自分でチェックする方法について特化し紹介してまいります。

文章チェックはなぜ必要なのか

「文は人なり」という言葉があるように、私たちは無意識のうちに文章から書き手の人柄や価値観などを想像しています。

誤字脱字が多い文章を受け取った時にどう感じるでしょう。具体的な印象は人によるかもしれませんが、一般的には次のように思われてしまうのです。

・相手に対する敬意や配慮がない人が書いている
・書いている人は文章力がないし、知識や情報についても信じていいか疑わしいと感じる
・言葉の意味を考えると何を言おうとしているのか分からなくなる

誤字脱字だけに注目しても、このように相手からの印象はとても悪くなってしまいます。しかし文章チェックするのは誤字脱字だけではありません。表記ゆれ（単語の表示がそろっていない）や文法の間違いもありますし、そもそも伝えたい内容が明確になっているかどうかなどについての文章チェックもあります。

対面して言葉で伝える場合には、身振りや手振りや表情に声の強弱などの要素があって、メッセージが相手に明確に理解されます。しかし文章には、文字以外の要素はありません。相手にわかりやすく伝わるように文章を書くには、文章チェックは重要なのです。

文章チェックの言い方

一口に文章をチェックすると言いましても実は複数のチェックがあります。主な文章チェックのいいかは以下の4つです。

・校正
・推敲（すいこう）
・添削
・校閲

例えば、誤字脱字や表記ゆれなどを修正する「校正」というチェックがあります。また「推敲（すいこう）」というチェックでは、伝えたい事が明確でわかりやすくなっているのかをチェックします。

また第三者として文章チェックをする場合は、他人の文章を読んで校正や推敲をします。そのことを「添削」すると言います。そして書き手に対してアドバイスをするのです。

そして書かれている知識や情報について、間違いがないのかのチェックをすることも重要です。事実やデータに間違いがないのか、法令などに反していないのかのチェックをするのです。これは「校閲（こうえつ）」と言います。

日本語の文章チェック｜効果的な方法

日本語の文章チェックについての効果的なポイントと方法について以下に紹介いたします。

文章校正チェック

自分で書いた文章を自分でチェックするのは案外難しいものです。読み返したはずなのに見逃してしまうという現象が起きてしまいます。見直しをする場合には以下の点に注意すると良いです。

・時間をおいてクールダウンしてから読み返す
・紙に印刷するか、他のデバイスで読み返す
・音読で読み返す

以上の点に注意して読み返すと、間違いに気づける可能性が高まります。読み返している時間がないという場合なら、文章校正チェックツール（サイト）のお世話になりましょう。

ツールには有料と無料があります。一般的には、有料プランの文章校正ツールの方が使いやすいですが、まずは試してみても良いでしょう。無料と有料の違いは、一般的に広告の有無や文字数制限や表記ゆれなどのチェック項目の数にあります。

文章校正チェックリストでチェックしよう

文章校正ツールやサイトは年々機能が向上し精度も高まっています。しかし文法チェックや内容の正確性・言葉の意味の最適化など、AIではまだ難しい点もあります。

重要な文章であるほどに、文章校正ツールやサイトのチェックだけではなく人間による文章チェックの必要性があります。校正ツールの利用のほかに、以下に紹介するチェックリストを使い校正チェックを行うことをお勧めします。

文章校正チェックリスト

1）誤字脱字のチェック

2）表記ゆれのチェック（単語や数字の表記のばらつき）

3）慣用句のチェック（慣用句とは習慣的に長く使われてきたひとまとまりの言葉や言い回し）

4）同音異義語や熟語のチェック（同音でも意味が違う）

5）句読点の最適化

6）主語と述語のつながりの最適化（文章が長くなり主語と述語の関係性が変化している場合がある）

7）文体・文末表現をそろえる

8）文章内容が正しいと言えるかどうか

9）1行の文字数の最適化（長すぎるとわかりにくい）

10）口語表現になっていないか（意図的な利用以外では口語表現にしない）

11）使ってはいけない表現（差別的表現や不快を感じる語）や誤解を誘引する表現はないか

12）敬語表現は適切なのか

文章の違いをチェック｜文章チェックツール

文章を書いた後でチェックを行い、修正をします。しかし評価者や上司から修正した後の文章が戻ってきたのに、修正箇所を原文から探し出して確認することは、なかなか大変な作業となります。

そこで役立つのが文章チェックツールやサイトです。校正に提出する直前の文章と修正後の文章をテキストのままでフォームに貼り付けて、変更された部分を確認することです。

Wordの「比較」機能やオンラインツールで試してみることをおすすめします。

文章の差分チェックとは

文章の差分チェックとは、一般的に校正前と校正後のテキストを比較して、差異を把握し確認するためのチェック作業です。文章の差分チェックをするには、アプリで行う方法や、サイトにアクセスしてWebアプリを使って行う方法があります。またwordやエクセルを使う方法、あるいはpdfで文章比較する方法もあります。

状況に合わせて利用してみてください。下記のリンクから文章比較ツールについて紹介しています。

句読点のチェックで読みやすさを向上させる

句読点チェックとは、その名前が示す通り、句読点の使いが正しいか適切なのかを確認することです。句読点は適切な位置にあることで、読みやすさが向上します。

句読点は多過ぎれば、文章が切れ切れになってしまい読みにくくなってしまいます。逆に句読点が少なすぎても、文章の中の意味のつながりがわかりにくくなってしまいます。また句読点の位置が不適切だと、文章の意味自体が変化してしまうのです。

句読点のチェックのみを実行できるツールやアプリはありませんが、文章校正機能の一つとしてチェックしてくれます。

文章の重複チェック｜文章一致・パクリ・コピペ

読書感想文コンクールに応募する場合や、ネット上に掲載される記事など、公に公開される可能性がある文章である場合は、著作権侵害にならないように注意する必要があります。

自分が書いた文章が他の文章と似ていないかについて、文章の重複チェックをする必要があります。文章のパクリやコピペと言われないように、配慮するのです。もしも著作権侵害となれば盗作として訴えられる可能性もあるからです。

またもしもネット記事として書く場合には、他人の文章を無断でコピペをしている可能性が高いと判断されると検索エンジンからのサイト評価は低くなってしまう結果につながります。

また読書感想文が苦手でコピペで誤魔化しているというケースがあると聞きます。単に学校の課題として提出しているのであれば、大きな問題になることはありません。しかし時に教師が優れた読書感想文であると判断し、コンクールに応募したりするケースがあります。もしそうなれば盗作騒動へと発展してしまう可能性もあるのです。

ネット上に公開されている文章と自分が書いた文章との文章重複チェックができるツールには以下のようなものがあります。

文章の重複チェックツール（サイト）

・こぴらん（無料。一度にチェックできる文字数は4000文字の制限がある）
・copiperin（年間税込6600円。テキストファイルの他に、CSVやWordファイルも読み込み可能）
・Copy Content Detector（無料で4000文字まで利用可能。有料プランでは8000文字に対応）