社会人になると、思っていたよりも文章を書く場面が多いことに気づくと思いますし、年々文章でのコミュニケーションの場面が増えています。
職種や業種によっては、文章を書く場面が増えていると感じていない方もいるかもしれません。ですが、社内社外での業務連絡や報告、そして商談や交渉までが、電話からメールに移行していることは明らかです。
また、実は一般的には文章を書くことと収入には相関関係があります。つまり高年収の人ほど、文章を書く場面が多いのです。もし年収がアップしていくことを願うなら、文章を書くことは避けて通れないということです。あｓ
個人ベースで考えると、社内文書や社外への文章などを書く場面が増えていくほど、年収が上がる可能性が高くなるということも言えます。正しい文章を書いて評価されていくか、逆の評価になるのかが決まっていきます。これから文章を書く場面が増えそうという人も、すでに文章を書くことが増えている人も、文章の書き方の基本は重要事項ということです。
当記事を読んで、文章の書き方の基本を知っていただければ幸いです。なお、当記事では社会人が文章を書く場面に特化して解説しています。ですので、社会人以外の場合の文章を書く場面には、最適化されていません。
文章の書き方の基本｜相手が読みやすく分かりやすい
文章の書き方がうまいかどうか、つまり相手にとって読みやすく分かりやすい文章を書けているのかは、社会人にとって重要問題です。仕事で成果を上げられるのか、高い評価をしてもらえるかどうかの前提が社会人としての基本リテラシーがあるかどうかです。つまり社会人としての読み書き能力があるのかどうかです。
実際の業務では、理解力や応用力・判断力が読み書き能力の上に加わります。
社会人としての読み書き能力の文章力や要約力は、「基本のキ」ということです。「文章を書くのは苦手です」「文章力はないです」という人は、仕事ができない人になります。
文章の書き方の基本を覚えて、文章を書けるようになることです。
文章の書き方の基本を知ることで良い文章を書ける
仕事で書く良い文章には、特徴があります。最大の特徴が、良い文章なのかどうかの判断は相手が決めることだということです。
書き手が伝えたいことを、思いをのせて書けば良いのではありません。良い文章かどうかは、相手にとって読みやすいのか、相手にとって分かりやすいのかが、重要です。そして、書かれた内容は客観的に正しくなければいけません。
1）相手が読みやすいと感じる
2）相手がわかりやすいと感じる
3）情報が正確であり信頼できる
つまり良い文章とは、読みやすくて分かりやすい文章であることと、信頼できる根拠が示された文章です。読みやすくて分かりやすいということは、相手の主観によるものですが、一般的に読みやすい・分かりやすいと感じられる特徴があります。
下記に紹介するそれぞれの特徴をまねることで、あなたが書く文章は、読みやすく分かりやすい文章になり、信頼できる根拠を加えることで、「良い文章」になるのです。
文章の書き方の基本は良い文章の特徴・基本ルールを真似ること
良い文章の特徴は、読みやすくて分かりやすい文章です。文章の書き方の基本ルールを押さえています。基本ルールを真似て文章作成をすることで信頼される良い文章になります。
読みやすい文章と分かりやすい文章の特徴を具体的に示すと以下の通りです。
1）一文の文字数が30文字から50文字におさまっている。
2）言い切る感じの文体になっていて、語尾は「ですます」などで揃っている。
3）主語と述語の意味がつながっている。
4）まず結論を先に置いた文章構成になっている。
5）句読点の位置が適切である。
6）敬語の使い方が適切である。
7）表記ゆれがない。
8）1つの段落に1つの話題が書かれている。適切に改行されている。
9）文章の書き方の基本は拝啓から
10）指示代名詞が少ないこと。
11）修飾語が多すぎないこと。
12）難しい漢字や専門用語が少ないこと。
1）伝えたいこと（ゴール）が明確になっている。
2）小学5年生にわかるように具体的にシンプルに内容が順番に示されている。
4）専門用語が使われていない。
文章の書き方の基本ルール｜ビジネス文章は読みやすく
読みやすいと感じるのは、自分ではなく相手であることに注意する必要があります。
読みやすい文章に感じてもらうために重要なことは、文体という形についての特徴です。
文章の書き方の基本｜一文の文字数を50文字を目安にする
短め目の文章のほうが読みやすいとされています。文字数の目安は、50文字ほどです。50文字以内にすることを目安にすると、読みやすい長さになります。一文をこの文字数に収めることを意識して文章作成をすると、文章には無駄がなくなり自動的に「簡潔で読みやすい文章」になります。
内容によって、箇条書きを併用する方法でさらに読みやすくなります。
文章の書き方の基本｜「ですます」で言い切るイメージに揃える
強く言い切る文体としては、「である」がありますが、論文等であれば相応しいですがビジネス文書には馴染みません。
相手が社内社外を問わず、ビジネス文書で相手に書く場合、丁寧語で書くことが基本だからです。何かの研究レポートや論文を提出する場面であれば、「である」が良いです。
文章の書き方の基本｜主語と述語の関係性がねじれていない
一文の文字数を基本50字としていても、特には長くなることもあります。また接続詞を入れたほうが良い文章になる場合などでは、主語と述語の意味がスムーズにつながっているかがポイントです。
英語の場合の文章は、基本が「主語＋述語＋〜」となります。しかし日本語は「主語＋〜〜〜＋述語」です。文章が長くなると、主語と述語がねじれてしまう場合があります。主語と述語をつなげて意味がスムーズでなければ修正が必要です。
文章の構成は書き方の基本｜ビジネスでは先に結論がある文章構成に
小説などのストーリー型の文章では、起承転結というように、ストーリーが展開していくことが面白い部分です。
しかし社会人が書く文章は、ビジネス文書であり、小説ではありません。
ビジネス文書では、まず結論があります。何を伝える文章なのかを結論として、先に伝えるのです。一般的には、「結論・理由・根拠・結論」という文章構成で書かれていることが、読みやすいとされます。
文章の書き方の基本｜句読点の位置が適切
スマホやパソコンで文章を書くことが増えたことや、漫画は読むがビジネス書や小説を読まない人が増えた影響（SNSの影響もある）で、句読点「。」「、」を入れずに文章を書く人が増えています。
文章には、句点「。」と読点「、」があることで、一文の意味や文節の意味がわかるのです。特にひらがなが続く部分や漢字が続く部分では、読点「、」が入る位置によって文章の意味が変わることも多々あります。
特に、読点「、」がない文章では、どこで文節の意味が区切れるのか分からない場合があります。基本は、意味の切れ目変わり目に「、」を入れて、一文の切れ目に「。」を置きます。
文章の書き方の基本｜ビジネスでは敬語は重要
敬語の使い間違いをあまり気にしないという大人もいます。しかし、そういう発言をする人は一般的な会社員が多い社会ではない世界にいる人です。職種が自由業という方々です。
一般的な会社員であるなら、面倒だと思っても敬語は覚えるしかありません。使い方を間違えたり、敬語を知らないことがきっかけになり、担当を外されたり、取引関係が壊れることは、普通にあることだからです。
最近は若者敬語が過剰すぎ・丁寧すぎと言われていますが、実は丁寧すぎではなく、間違えて使っているのです。敬語は誰についてのことなのかで、どの敬語を使うのか決まっています。丁寧すぎとして報道されていますが、丁寧すぎではなく、単なる間違いです。痛い人だと思われてしまいます。
相手の言動のことを言うときは、尊敬語です。自分についての行動の行動の時は、謙譲語を使ってへりくだった話し方をします。それ以外については丁寧語が基本です。またなんでも「お」「ご」をつけるのも間違いです。
例えば、上司に報告を伝えるなら、「課長、報告があります」が正しいです。痛い人は、上司に「ご報告があります」と使ってしまいます。敬語では、「報告」に「ご」をつけた時点で、自分ではなく報告するのは相手が誰かにする報告という意味になります。
敬語に自信がなければ、1冊2冊敬語の本を買って覚えることです。社会人の常識なのですから。
表記ゆれがあると読みにくい
表記ゆれとは、同音同義の言葉や漢字で、半角全角など異なる表記がされていることです。漢字の場合でも、「引っ越し」と「引越」などのように異なる表記がされている場合です。
意味が同じはずでも表記が異なると、読み手は読みにくいと感じますし、表記の違いに何か意図があるのかもしれないと考えてしまいます。
これは書き手が注意して書くことでしか、解決できないことです。例えば、「数字は半角で書く」などのルールを決めて文章を書くことです。カタカナや英語についても同様です。
文章の書き方の基本｜1つの段落で1つの意味を表現する
文章を読みやすくするためには、1つの段落では1つの物事について書くようにすると、読み手は読みやすく理解しやすくなります。また段落には形式段落と意味段落があります。同じ事柄について述べている文章でもあまりにも行数が増えてしまう場合は、読みやすくするために4行から5行程度で改行を入れるのがおすすめです。
段落で分けられていることで、文章が数行でブロック分けされている状態になり、読みやすくなります。同時に1つのブロックが1つの意味で分けられることで、文章の意味もわかりやすくなります。
そして表現する文章の意味の変わり目で適切に改行することです。改行することで意味が変わる部分をブロックごとにするということです。
文章の書き方の基本は拝啓から
ビジネス文書は、手紙と同じように「背景」に始まり「敬具」で終えるように書きます。私的な表現に感じる人もいるかもしれませんが、「拝啓」はフォーマルな書き出しに使う「頭語」です。
「つつしんで申し上げます」と言う意味を持ちますので、ビジネス文書に使うことに問題はありません。拝啓の次には、前文となる時候の挨拶（日頃のお礼の文です）を書き、主文（本文）へと進みます。
最後に末文で締めくくりの挨拶をして、結語（頭語と対になる）である「敬具」で終えます。
指示代名詞が少ない文章のほうが読みやすい
いわゆる「あれ」「それ」「これ」などの指示代名詞は、使う方は便利な感じがして使ってしまいますが、相手にとって時々意味が不明になります。
何を指して「あれ」「それ」と言っているのかがわからなくなります。特に文章で伝える場合は、対面しているときのような身振り手振り雰囲気などの要素は無くなります。言葉で明確に伝える必要があります。
文章を書く際には、極力「あれ」「これ」などの指示代名詞は使わず、具体的に何を指しているのかを表示することでわかりやすくなります。
文章の書き方の基本｜小学生にもわかるように書く事がビジネスでも重要
分かりやすい文章が、文章の書き方の基本です。「小学生でも分かるように」とすると違和感を感じる人もいるかも知れません。しかしビジネスシーンでは小学5年生でも理解しやすく書くことが基本とされています。専門家同士が専門分野についてコミュニケーションをする場面では少し違いがあります。
しかし顧客を相手とする場面や社内連絡の場面では、小学生でも分かるように、文章を構成し伝える事が必要です。
どうすれば分かりやすくなるのかが、意外に理解されていません。分かりやすいとは、理解しやすいということです。こちらも自分が理解しやすいのではなく、相手にとって理解しやすいことが必要です。
相手が理解しやすい文章を書くことは仕事の成果に密接に関連しています。素晴らしい企画や計画があっても、相手が理解できなければ仕事の成果と認められません。
曖昧な表現はNG｜5W1Hで伝えたいことが明確になっている
書き手が読み手に何を伝えたいと考えているのか、そして読み手にどんなアクションを取って欲しいのかが、明確であることです。ですので、文章が分解しやすく理解しやすくなっています。何を伝えたいのか、何をして欲しいのかが、明確です。
表現しやすいのは、5W1Hに当てはめて伝えると明確に伝わります。曖昧な表現はトラブルの元です。形容詞や副詞の使い方には注意が必要です。最近では、5W1Hから進んで5W3Hで明確伝えると言う考え方もあります。
・when｜いつ
・where｜どこで
・who｜誰が
・what｜何をする
・why｜なぜ
・how｜どのように
・how much｜いくら
・how many｜幾つ
文章の書き方の基本｜小学生にわかるように具体的に
2008年に出版されている「御社の売りを小学5年生に15秒で説明できますか」という本があります。
マーケティングのセオリーとも言われる本です。
わかりやすい文章は、具体的でありシンプルな文章内容である必要があります。
つまり書き手の想いが詰まって長文になってしまった文章は、読み手にとって、長すぎて理解しにくい文章になり、何を伝えたいのか分からない文章になることが多いのです。
専門用語は使わない
難しい言葉を使うことが、詳しい人・仕事ができる人だと勘違いしている人がいます。専門用語を使って良いのは、専門同士の文章です。
良い文章は、相手の理解度を適切に判断し、理解しやすい言葉を使って作成されています。どんな場面でも、噛み砕いた表現の文章が良いわけではありません。
相手の理解度・専門度合いに合わせた言葉を使うことが、良い文章につながります。
文章の書き方の基本｜小学生・中学生の場合
文章の書き方の基本は、実は小学生や中学生でも同じです。ただ社会人のビジネス文章よりはもう少しシンプルに考えても良いでしょう。小学生・中学生が文章を書く場面は、作文や読書感想文があります。また日記を書いているという人もいるでしょう。
作文や読書感想文、また日記を書くときの文章の書き方について説明します。社会人のビジネス文章の書き方と大きく変わるものではなく、もう少しシンプルに押さえておきましょう。
小学生中学生の場合｜重要なのは一番伝えたいこと
小学生中学生の場合、文章を書くときに思いつくままに書いてしまいがちです。結局何を伝えたいのかわからなくなってしまう場合があります。
最も重要なのは、一番伝えたいことを何なのかについて、決めることです。一番伝えたいことを一行の文章で語れるくらいに、シンプルに決めることです。そのポイントが決まれば、関連することを書き足していっても良いでしょう。
ですので、本文を書き始める前に、書きたいことを整理する必要があります。何を書きたいのか、いくつかのメモにしてみましょう。大きめの付箋に何を書きたいのか、一つずつメモするのも良い方法です。
書き上がった複数のメモを関連する事柄同士でグループ分けをしましょう。
実際に文章を書いていく段階では、まず「一番伝えたいこと」から書き始めます。そして、グループ分けしたメモにしたがっって、順番に書いていくのです。読書感想文については、少し書き方が違いますので、次の記事を参考にしてください。
まとめ
文章の書き方の基本は覚えてしまえば難しくはありません。
読みやすい文体になるよう形を整えて、小学5年生にわかるように、簡単な文章構成にすることです。
また間違えた敬語や表記ゆれは、読み手の心の中に違和感を起こして、集中力を削いでしまいます。
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