要約の意味は何をやること?どうやる?サマリーとの違いは?

要約とは

要約の意味は、一般的に本や文章の要点を短くまとめることです。

またそのように作られたものも、要約といいます。英語では、summaryと書き、サマリーと発音します。

もう少し深掘りします。

目次

要約の意味は何をやることか?

要約とは、冒頭に紹介しましたように、本や文章の要点をまとめて、短く分かりやすくすることです。また、その結果、できたものも要約と言います。社会人の場合は、文章を書くだけではなく話し方にも要約することが求められます。

学校では小学生から高校まで、国語の中で教わっています。ただし要約が苦手な人は多く、社会人になっても苦手な人は多いです。

要約|社会人は常に意識して話すことが基本

高校までは、本や文章を要約する国語の問題で、接することが多いはずです。大学生になると、読書レポートと名前を変えて、出題されます。(ただ、読書レポートという名の読書感想文の場合もあります)

しかし社会人では本を要約することよりも、さまざまな報告書を作成する場合や、計画書や伺い書などの作成の場面を経験することになります。そして仕事に関するコミュニケーション(先輩・上司・顧客・取引先など)では、常に要約して話すことが基本になります。

上司・先輩社員とのコミュニケーション(指示を受けたり、報告をしたりなど)で、要約をしないで話していると、「結局何を言いたいのか」「何を言っているのか分からない」などと言われてしまいます。

要約はどうやるのか

要約はどうするのかといえば、冒頭で紹介しましたように、要点を短くまとめることです。

学生の場合は、要約をする本や文章があります。

しかし社会人の場合、業務報告や業務上の連絡、あるいは仕事上の課題についての相談等について、要約をして話したり、文章を書いたりするということになります。つまり、学生の本や文章のように要約をする原文がない場合がほとんどです。

報告や連絡・相談・商談・交渉などの中では、相手に伝えたいことの要点を整理し、内容に不足があれば外部情報も調べ、要点に直接関係がない余分な情報は削るなどしてから、文章で、あるいは口頭で伝えるということを行います。(最初の伝え方がよければ相手から前向きな反応があり、次に詳しい情報について説明することへと進みます)

文章で提出する場合は、少なくとも数時間か場合によって1〜2日の時間の余裕があります。その間に文章作成と、要約を考えることができます。

厳しいのは、口頭でコミュニケーションです。「何を言っているのか分からない」と言われないためには、要点が整理された話し方を身につけておく必要があります。一番簡単な方法は、学生時代に覚えた、5W1Hに報告・連絡すべき内容を当てはめて、要約をしながら話すことです。要約ができないと苦労するはずです。

要約とサマリーに違いはあるのか

簡単に言いますと、要約を英語に翻訳するとsummary(サマリー)となります。

実は、社会人になると業務上に英語が混在することが度々あります。このサマリーに似ていて、よく使われている言葉に、「アジェンダ」「レジメ(レジュメ)」があります。

ほとんどの会社員は、知っていて当然というようにして使いたがりますので、注意しておくと良いです。中には意味の違いを理解していないで言葉を使っている上司や先輩もいるはずです。

アジェンダは会議の前に配布するものです。会議で協議する事項について書かれたものです。

レジメも、会議前に配布するものです。発言者や報告者が、当日の内容について要点をまとめて作成し、事前に配布しておくものです。

要約・サマリーは、会議の議事録の要点をまとめたものです。会議の後に配布されるものですが、会社や部署の監修によっては、実行している会社としていない会社があります。

まとめ

要約の意味自体は、要点を短くまとめることです。簡単そうですが、慣れないとなかなか苦労するはずです。

学生時代の要約では、本や文章を要約するという基になる原文があります。しかし、社会人の場合、さまざまな書類や報告連絡ごとなど、要約をする基となる文章が存在しません。

最初の内は、日々要約の練習です。論理的な話し方と合わせて覚えていくことです。

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