要約の意味と目的|意味ないと感じる場合の対処法や注意点

要約とは

要約の意味は、一般的には本や文章の要点を短くまとめることです。つまり、要約とは、文章の主要な点を簡潔にまとめることです。要約を書くときは、文章の全体的な構造を理解し、重要な点を把握することが重要です。また、要約は文章の原文に忠実で、客観的なものである必要があります。

またそのように作られたものも、要約といいます。英語では、summaryと書き、サマリーと発音します。要約は、文章を理解したり、他の人に文章の内容を伝えたりするのに役立ちます。また、要約を書くことは、文章の理解力や文章力向上につながります。

もう少し深掘りします。

目次

要約の意味と目的|意味ないと感じる場合の対処法や注意点

要約とは、冒頭に紹介しましたように、本や文章の要点をまとめて、短く分かりやすくすることです。また、その結果まとめたものも要約といいます。

しかし要約は短ければいいというものでは有りません。要約の意味には、要点をまとめるという要素があるからです。要点を簡潔にまとめて伝えることで、相手に分かりやすくなります。

社会人の場合は、文章を書くだけではなく、職場での連絡や報告での話し方にも要約することが求められます。

一般的には、学校で小学生から高校までの間で、国語の授業で「要約」について教わっています。ただし要約が苦手な人は多く、社会人になっても苦労している人は少なく有りません。

要約する意味|文章を書くことだけではない

社会人の要約の意味は文章を書くだけでなく、コミュニケーションの場面でも重要です。要約のスキルはコミュニケーションにおいて以下のような役割を果たします。

1)口頭での要約
コミュニケーションの場面では、口頭での要約が求められることがあります。会議やプレゼンテーションなどで他の人に情報を伝える際に、長い説明や詳細な情報ではなく、要点を簡潔にまとめて伝える能力が重要です。要約のスキルを活かし、相手に対して効果的に情報を伝えることができます。

2)聴取と理解
コミュニケーションは単方向のものだけでなく、相手の発言を聴取し、理解することも重要です。相手が長い話や複雑な内容を伝えている場合、要約のスキルを活用して相手の主旨や要点を把握しやすくすることができます。相手の話に対して適切な要約やサマリーを提供することで、より円滑なコミュニケーションを実現します。

3)文書の要約の共有
コミュニケーションの一環として、文書の要約を共有することもあります。例えば、報告書や提案書などの文書を他の人と共有する際に、長大な文書全体ではなく、要約を提供することで効率的な情報共有が可能となります。要約は共有する情報を簡潔にまとめる役割を果たし、相手にとって重要なポイントを伝えることができます。

したがって、社会人としての要約の意味は、文章を書くだけでなく、口頭での要約や聴取・理解、文書の共有など、コミュニケーション全般において重要なスキルとなります。要約の能力を身につけることで、効果的なコミュニケーションを実現し、業務やプロジェクトの成功に貢献することができます。

社会人の要約の意味は本や文章を要約するのではない

学生の場合は、要約をする課題が有り、本や文章が題材になります。

しかし社会人の場合、業務報告や業務上の連絡、あるいは仕事上の課題についての相談等について、要約をして話したり、文章を書いたりするということになります。

つまり、学生の本や文章のように要約をする原文がない場合がほとんどです。要約する意味が学生の場合とは異なります。

報告や連絡・相談・商談・交渉などの中では、相手に伝えたいことの要点を整理し、内容に不足があれば外部情報も調べ、要点に直接関係がない余分な情報は削るなど、要約をしてから、文章や口頭で伝えるということを行います。

文章で要約して提出する場合は、少なくとも数時間か場合によって1〜2日の時間の余裕があります。その間に文章作成と、要約を考えることができます。

しかし厳しいのは、上司の質問に要約して口頭で報告するというコミュニケーションです。「何を言っているのか分からない」と言われないためには、要点が整理された話し方を身につけておく必要があります。一番簡単な要約文を作る方法は、学生時代に覚えた、5W1Hに報告・連絡すべき内容を当てはめて、要約をしながら話すことです。

要約が使われる意味(目的)

要約は以下のような目的で使われます。情報の処理や理解の助けとなる重要なツールでもあります。

1)情報の効率的な伝達
長い文章やテキストを要約することで、情報を短縮し、効果的に伝えることができます。要約は、読者や受け手にとって重要な情報を選び出し、要点を的確に伝える役割を果たします。

2)時間とリソースの節約
要約は、大量の情報を短時間で処理する際に役立ちます。長い文章や複雑な文書を完全に読む代わりに、要約を読むことで、時間と労力を節約することができます。

3)理解の促進
要約は、情報の理解を助ける役割を果たします。文章やテキストの要点や主題を把握することで、読者は素早く情報を理解し、重要なポイントを把握することができます。

4)情報の把握と記憶の支援
要約は、情報の把握や記憶のサポートにも役立ちます。要約された情報は、簡潔で明確な形式で提供されるため、読者は情報をより簡単に理解し、記憶することができます。

5)比較やレビューの補完
複数の文書や記事を要約することで、それらの比較やレビューを容易にすることができます。要約を通じて、異なる情報源の主要なポイントや意見を把握し、比較検討することができます。

要約が使われる分野・文脈

要約は、情報処理や情報伝達の効率化に役立つため、さまざまな分野や文脈で広く使用されています。以下のような分野や文脈で広く使用されます。

学術研究
学術論文や研究報告書などの長文を要約することで、研究の要点や結論を他の研究者や関係者に効果的に伝えることができます。

ニュースメディア
ニュース記事や報道内容を要約することで、速報や要点をまとめたニュース記事を提供することができます。これにより、読者は短時間で重要な情報を把握できます。

法律
法的文書や判例などの法律関連のテキストを要約することで、法律専門家や関係者は効率的に情報を把握し、ケースや法的文書の要点を理解することができます。

教育
教育分野では、教科書や参考文献を要約することで、学生に対して教材の要点や重要な概念を効果的に伝えることができます。

ビジネス
プレゼンテーションやレポートなどのビジネス文書を要約することで、重要な情報をステークホルダーやチームメンバーに効率的に共有することができます。

メディカル・ヘルスケア
医学的な文献や患者の病歴を要約することで、医師や医療従事者は迅速かつ正確な診断や治療計画を立案することができます。

メディカル・ヘルスケア
医学的な文献や患者の病歴を要約することで、医師や医療従事者は迅速かつ正確な診断や治療計画を立案することができます。

要約が意味ないと感じる場合の対処法や注意点

要約した内容が意味ないと感じられる場合には、次のことが原因と考えられます。

1)情報が欠落してる:重要な部分を抽出していない
2)情報が歪曲されてる:元の情報が不正確に伝えられている
3)文脈が喪失してる:元の情報の文脈が書けていて情報の解釈ができない
4)読み手の期待と不一致:相手が要約に対して期待や要求を持っている場合に満たされていない状況

以上のような場合には、以下の対処法や注意点を考慮する必要があります。

1)元の情報を正確に理解する
要約を作成する前に、元の情報を十分に理解することが重要です。情報の全体像や重要なポイントを把握し、要約に反映させるために必要です。

2)要約の目的を明確にする
要約の目的や対象読者を明確に定義することが重要です。要約が誰にとって有益であるか、どのような情報が必要かを考慮し、それに基づいて要約を作成します。

3)主要なアイデアや情報を選択する
元の情報から主要なアイデアや情報を選び出し、それに焦点を当てることが重要です。重要なポイントや核心部分を把握し、それを要約に反映させるようにします。

4)文脈を考慮する
要約を作成する際には、文脈を考慮することが重要です。情報の背景や関連する要素を理解し、要約に組み込むことで、情報の意味が欠落することを防ぎます。

5)要約の精度とバランスを保つ
要約は元の情報を簡潔にまとめることを目指しますが、同時に情報の正確性やバランスも保つ必要があります。情報の歪曲や誤解を招かないように注意し、正確な要約を作成します。

6)追加情報の提供
必要に応じて、要約に追加情報や参照元の提供を検討することも重要です。要約だけでは不十分な場合には、読者が元の情報にアクセスできるようにリンクや参考文献を提供することで、意味の欠落を補完します。

要約は意味段落ごとに行うとわかりやすくなる

段落には、形式上の段落と段落と意味段落があります。

形式上の段落は、文章を視覚的に整理し、読みやすさを向上させるために使用される文章の区切りです。通常、一定の行数や空白行で区切られ、視覚的なまとまりを示します。形式上の段落は、文章の流れやレイアウトの整理に役立ちますが、意味や内容のまとまりを示すわけではありません。

意味段落は、文章の内容や意味のまとまりに基づいて形成される段落です。意味段落は、一つのテーマやアイデアに関連する情報を集約し、読者に意味のある情報を提供します。意味段落は、論理的なまとまりや情報の整理に重要な役割を果たします。

要約を行う際には、形式上の段落ではなく、意味段落に着目して情報のまとまりや重要なポイントを把握し、要約に反映することが重要です。

要約の意味と英語サマリーに違いはあるのか

要約を英語に翻訳するとsummary(サマリー)となります。

実は、社会人になると業務上に英語が混在することが度々あります。このサマリーに似ていて、よく使われている言葉に、「アジェンダ」「レジメ(レジュメ)」があります。

ほとんどの会社員は、知っていて当然というようにして使いたがりますので、注意しておくと良いです。中には意味の違いを理解していないで言葉を使っている上司や先輩もいるはずです。

アジェンダは会議の前に配布するものです。会議で協議する事項について書かれたものです。

レジメも、会議前に配布するものです。発言者や報告者が、当日の内容について要点をまとめて作成し、事前に配布しておくものです。

要約・サマリーは、会議の議事録の要点をまとめたものです。会議の後に配布されるものですが、会社や部署の監修によっては、実行している会社としていない会社があります。

まとめ

要約の意味自体は、要点を短くまとめることです。簡単そうですが、慣れないとなかなか苦労するはずです。

学生時代の要約では、本や文章を要約するという基になる原文があります。しかし、社会人の場合、さまざまな書類や報告連絡ごとなど、要約をする基となる文章が存在しません。

最初の内は、日々要約の練習です。論理的な話し方と合わせて覚えていくことです。

関連記事一覧

要約

要約とは|まとめ|社会人は要約して話している

要約の意味は簡単に言えば要点をまとめて短くすること*当記事

要約の類語サマリーとレジュメの違い・言い換え・同義語・対義語

要約ができない人の特徴|放置してると損するだけ

要約して話すのが社会人の話し方

要約が上手い人とできない人は何が違うのか

要約例文の作り方と具体的な要約例題集

読書から要約へ: 5つのコツとおすすめアプリ・サイト

目次