要約の方法|社会人は要約しながら話す

要約 方法

本や文章の要約の方法が身についてきたら、普段話すことにも応用できるように練習すると良いです。

学生の要約は書くことが中心ですが、社会人の要約は話すことが中心だからです。

目次

要約の方法|社会人は要約しながら話す

要約 方法1

社会人は仕事の上で話す場面では、要約しながら話しています。

要約がうまくできていないと、「で、結局何を言いたいの?」などと言われてしまいます。いくら一生懸命に、丁寧に話しているつもりでも、相手にとってわかりにくい報告や説明では、上司や顧客はわかってくれません。

上司の場合は、「結局何を言いたいの?」と苦言でも言ってくれるので、辛いですが、まだマシです。顧客の場合や取引先の場合は、ある日突然に担当者変更や契約の打ち切りへと繋がってしまうので、要約しながら話すという要約方法が身についていないと、困ったことになってしまいます。

学生の要約方法は要約文を書くこと

一般的に要約といえば、本や文章を要約し要約文を書くことです。当サイトでも複数の記事で、要約の書き方やコツについて解説しています。

幾つのかの要約の手順のポイントに従って、練習することで、要約方法は身についてきます。要約する材料となる、本や文章をよく読み、要旨を確認して、要点を抽出し、要約としてまとめます。

基本的に著者は自分以外の人物です。

しかし、社会人の要約は少し状況が違います。

社会人の要約方法は話すことが中心

学生の要約方法と社会人の要約方法で最も違いがあるのが、要約する基となる文書についてです。

学生の場合は、自分以外が書いた本や文章があり、それを要約します。社会人にも同じように本や文章から要約文を作成するケースはあります。しかし頻度が多いのは、自分自身が文章の発信者となって要約する場合です。

上司への報告連絡相談の場面や、社外社内へ向けての商談やプレゼン・発表など、社会人が要約を必要とする場面です。要約の元となる文書・相手に伝える文章は自分の頭の中にあります。

自分が発信者であり、相手にわかるように要約して話すことが、社会人の基本となる要約方法になります。

上司や顧客からの質問へ答える要約方法

ある意味、要約方法としては一番難易度が高い場面が上司や顧客から質問や要望を受けて答える場面です。

「○○○について状況を説明してほしい」などと言われることは多々あるはずですが、答える場面がその場で答える場合と後で答える場合があります。

例えば「10分後にミーティング」と言われることもあります。しかし、たとえ10分後であっても、考える・調べる時間を持つことができます。難易度が高いのは、「今すぐ」回答を求められている場合です。

相手から求められていることに、一番近い回答を頭の中に準備して、答えなければならないからです。

この場合の要約方法として、重要なことは相手が知りたいこと(質問の意図)を正確に知ることです。自分の理解が曖昧なら、その場で相手に確認する必要があります。

要約文を書くときの要旨にあたる部分が、相手からの質問の意図だからです。ここがズレてると、要点として回答しても相手から評価はされません。

顧客からの質問の場合は、面談前に可能性があることを事前に調べて対策しておくことができます。それでも想定外の質問が飛び出すことはあります。

上司の場合も顧客の場合も、「後で回答する」が通用する場合もあります。確認する必要があるだろうと相手が判断する場合です。しかし、今すぐ答えられて当然と思われることに対して、「後で回答する」は相手からの信頼度を著しく下げます。

プレゼン・会議の発表での要約方法

プレゼンでの説明をする場合、また会議で意見発表する場合は、原則自分が話すべき内容(要旨や要点)は決まっているはずです。(事前にレジメの配布がない会議は、ぶっつけ本番なので厳しい)

話すべき内容が決まっていますので、前述の上司や顧客との場面とは違い、要約には余裕を持てます。

要約方法は、5W1Hに沿って要約する方法や、最初に結論・次に理由や根拠に沿って、論理的に内容を整理することです。また、予測される質問については、回答を準備しておくこともおすすめです。

社会人の要約方法の手順

社会人の要約方法は、学生のように本や文章を要約するという場面は、現実としてはかなり少なくなります。

社会人が要約する場面は、報告書や計画書などの文書を書く場合や、口頭で説明や回答をする場合です。実はこの2つは、要約方法としては基本的に同じです。

要約文を書く場合は、本を読んだ後に要旨を確定させます。そして、要旨に沿って要点を抽出し、要点をまとめて要約文を書くのが一般的です。

社会人の要約の場合は、自分が発信者になり、プレゼンや会議の発表では、相手に伝えたいことが要旨になります。そして、上司や顧客からの質問に答える場面では、相手からの質問の意図が要旨になります。

この要旨に照らし合わせて、頭の中で要点を抽出し、要約して話すことが要約方法の手順の一つになります。

実際に要約して話すときには、「要旨」を意識し、要旨から外れないで話すことです。

要約方法の出来は社会人の評価に直結

学生時代の要約と、社会人の要約では、社会人の場合の方が検討している時間が短くなることで難易度が上がります。

ただ要旨が比較的わかりやすいので、総合的には同じくらいかもしれません。

自分が発信する場合と、答える場合では、要旨が違いますので、見間違えをしなければ、できるはずです。

また要約がうまくできるかどうかは、評価につながります。会社員の評価の根拠が、何によって作用されるのか知らない方もいるかもしれません。

今は、営業のように売上額を示せる職種であっても、社会人としての言語力のレベルが問われます。具体的には、読解力・語彙力・文章力・要約力です。もちろん、他の要素もありますが、これら言語がベースとなり、思考力や判断力等を加味して評価されるものです。

ですので社内や社外において、要約力をうまく使えていることは、評価を上げることにつながるのです。ほとんど毎日ように、要約が必要な場面がありますので、要約がうまくできるかできないかは、かなり目立ちます。

まとめ

要約の方法の基本は、学生も社会人も同じです。ただし、よく使われる場面が違うことで、学生は要約文を必要時に書くということになり、社会人は書くこと以上に話すことが要約方法になっています。

また要約して話す場合、本や文章にあたる物事は、話し手の頭の中にあることも違いです。

要約がうまくできることは、個人の評価にもつながりやすいので、使い慣れるようにお勧めします。

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