要点をおさえる話し方や文章の書き方は、社会人になると毎日のコミュニケーションの中で、頻繁に必要になります。
しかし要点をおさえることがうまくできる人もいますし、苦手でうまくいっていないという人もいます。
自分が要点をおさえることが苦手な場合、同僚に同じような人を見つけると、なんだか少し安心してしまったりするかもしれません。しかし仕事の成果や失敗にもつながりますし、評価にも関係しますので、改善したほうがいいです。
要点をおさえるのが苦手とか、分からないという方にお伝えします。要点がわかるとか、要約ができるという能力は、生まれつきの才能ではなく、後天的能力です。つまり練習や努力で身につくもので、スポーツができたり楽器演奏ができることと同じです。
要点をおさえる力も、練習と努力で誰でもできることです。
要点をおさえるのが苦手は読書不足が原因
要点をおさえるのが苦手な人は、当記事をヒントにして練習してください。業務に使うレベルの要点をおさえる力や要約する力は、練習をすれば身につきます。練習をしなければ身にはつきません。
要点をおさえるのが苦手な原因｜文章に触れる体験が少ないのだから当然
要点をおさえるのが苦手という状況は、文章を読んだときに、「文章全体を通じて、何について書いてある文章なのか」を理解していない可能性があります。これは読解力がないことに原因があります。
話す言葉（報告や連絡）の場合であれば、気になることや話そうと思うことが、散らばっていて整理ができていない状態です。散らばっていることを重要度・緊急度を整理していないうちに話し始めてしまうので、相手は混乱するのです。一番重要なことは何か、一番緊急なことは何か、最も伝えなければいけない優先度が高いことは何かを基準にして整理していないのです。
話す場合でも、文章を書いたり読んだりする場合でも、結局最重要なことは何かに基づきます。それが苦手という人の原因は、文章を読む経験が不足していることが大きいです。つまり読書不足です。
小説でもビジネス書でも構いませんが、文章をたくさん読む体験を重ねていくと、読解力がついてきます。どの部分が大事なのか、結局何を言いたい文章なのかがわかるようになります。
文字面だけを表面的に読むのではなく、何を言いたいのか、この本や文章では何が重要なのかと考えながら読む経験を増やす必要があります。
逆に本や文章を読んだ経験が少ないのに、文章の中に隠れている要点を見つけることができるはずはないのです。
要点とは
そもそも要点が何なのか、覚えているでしょうか。「要点」とは話や文章の中にある、大事な部分、要所・ポイントのことです。口頭で報告する文章の中にもありますし、文章として書いて提出する場合にも、要点はいくつかあります。
要点をおさえるのが苦手な人はまず要旨を見つける｜次に要点
要点を押さえるのが苦手な人は、どの部分が要点なのかわからない状態です。つまり重要な部分と思えることがいくつもあって、定まらないのです。なぜ、そんなことになるのかといえば、要旨について理解していない可能性があります。
まず要旨を見つける必要があります。文章や本なら最後の部分か最初の部分の中にあります。全体を一行で言い表すことができる文章があるはずです。仕事内容についての報告をする場合も同じです。
上司に報告する場合や取引先に何かのプレゼンをする場合、一行の文章だけで伝えるとしたら、なんと言うでしょうか。その一行が要旨です。要点は、要旨に直接関係することです。
話し言葉の場合で言えば、要旨は結論とも言えます。要点は、要旨に直接つながる5W1Hと考えると分かりやすいはずです。
要点をおさえるのが苦手な人が行うべき練習
要点をおさえるのが苦手な人は、要旨を理解していない可能性があります。なぜ要旨の理解が不足しているかと言いますと、読書経験が少なすぎるためです。文章を読んだ経験が少ないために、どの部分が重要なのかが見分けられないのです。
要点をおさえるのが苦手な人は、本や文章を読む量を増やさなければなりません。文章を読む理解力が不足している可能性が大きいです。ですので、行うべき練習は、本や文章を毎日10分でも読むことです。
そして、内容を短くまとめる（要約）練習をしてください。おすすめなのは、新聞社の社説を毎日読んで、100字から200字程度に要約する練習をすることです。
1）毎日最低10分、本か文章を読む。おすすめは社説（500字から1000字）です。10分かかりません。
2）読んだ後で、簡潔に要約することです。5W1Hに整理するのが秘訣です。
現在読書をしていない人を想定して、毎日10分の習慣を提案しましたが、実際には30分から1時間、スキマ時間を集めてでも習慣にすべきです。
数ヶ月後には、霧が晴れるように、人が話していることが理解できるようになり、要点をおさえることもできるようになるはずです。
まとめ
要点をおさえるのが苦手という人は、練習することで通常業務に支障がないくらいには、要点をおさえることができるようになります。
要点をおさえることは、特別な能力でもありませんし、練習と努力で身につけられるものです。現状で要点をおさえることが苦手という人は、読書経験がないだけです。
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