一生懸命に熱弁しているのに、何を言っているのか分からない人を見かけたことはありませんか。
もしかすると、自分にもそんな時があるかもしれません。
仕事での場面を想像するかもしれませんが、日常生活でも大いに関係があります。
パートナーとの会話で不穏な空気が流れたのは、要点を抑える話し方をしていれば、避けられたのかもしれません。
要点を抑えるコツを覚えれば話が伝わりやすくなり評価が上がる
要点を抑えるコツというと、文章を要約するイメージがあり、文章を書くことだけに関連する印象があります。
実際に仕事上での連絡は、ほとんどメールで行われていますので、要点を抑えるコツは仕事でとても重要なものです。
しかし仕事上でも身近な関係性の場合でもまだまだ会話によるコミュニケーションが多いので、言葉による連絡や相談では要点を抑えることは毎日起きています。
当記事では、話をするコミュニケーションを中心に要点を抑えるコツについて解説します。
要点を抑えるコツはなぜ必要か
冒頭に登場した「一生懸命に熱弁しているのに何を言っているのかわからない人」が、優先していることは相手に伝えることや理解してもらうことよりも、自分の思いを吐き出すことです。
論理的でもなく整理もされてなく、ただ一生懸命に、思いつくままに感情に乗せてダラダラと長い話をしているのです。この状態では上司や顧客からの良い評価を受けることは、かなり難しいことです。
話の内容がどれだけ有益なものであっても、重要なことであっても、相手には理解できません。相手に理解されなければ、どれだけ熱弁しても、感情しか伝わりません。大事なことは伝わらず、評価が上がることもありません。
相手にわかってもらうように話すには、理解しやすいように要点を抑えるコツが必要です。大事な部分がどの部分なのかを明示して話すという事です。思いを吐き出す話し方では、相手にはどの部分が要点なのか大事なのかがわかりません。文章にして書く場合にも同じ事が言えます。
要点を抑えるコツは
要点を抑えるコツには複数あります。一度に全部を網羅できない場合もあります。大事なことは今の要点を抑えるコツを覚えて実践することと身につくまで練習することです。
注意すべきことは、本番（本番とは重要なプレゼンや上司への大事な報告などの場面）で練習しないことです。失敗のリスクが高すぎます。ですので、日常業務での小さなアクションやコミュニケーションなどから始めると良いです。
要点を抑えるコツで一番大事なのは話す順番
相手がわかりやすく感じるためには、話の順番が論理的な構成になっている必要があります。
論理的な構成で最も一般的なものがPREP法と呼ばれる方法です。まず結論、そしてその理由、時間があれば理由の根拠です。最も嫌われる話の順番は「起承転結」です。あるいは「時系列」と言ってもいいかもしれません。
起承転結や時系列は、最後の場面を聞くまでは、何のことなのかわからず相手に苦痛を強いることになります。
結論と理由と根拠を話したときに、相手に時系列の説明を求められる事があります。これは相手が結論と理由を聞いた上で、相手が何かを判断するための材料として時系列状況を知りたいからです。
相手からの要求がない状況で、良かれと思ったとしても話し手から時系列の説明をするのはNGです。
また時間がない場面と言っても、結論だけを話すのは相手が混乱するだけですから、NGです。少なくとも結論と理由はセットで伝える必要があります。
要点を抑えるコツは相手が知りたいことに注目する
わかりにくい話の代表例が、自分が話したいことに偏って話すことです。
話をする前には準備の時間が必要です。時間が取れる場合と瞬時に答える必要がある場合があります。ただ時間がない場合であっても、報告などの場面では、相手が知りたいことや注目している事が何かは、話し手は理解しているはずです。
まず相手が知りたいことに関連する結論を理由とセットで、話す事です。社内であれば報告の場面、社外であればプレゼンや営業の商談や交渉ごとなど、全ての場面に共通する事です。
相手は自分にとって、プラスであってもマイナスであっても、知りたいことに関連している事項についてであれば話を聞き入れる状況になります。
相手が興味を持たないことの場合、たとえプラスになることでも話を聞く状況にすることは大変に困難です。
要点を抑えるコツは骨組みを理解しやすく
要点を抑えるためには、骨組みから先に分かるようにすることです。根拠や詳細な説明は、相手からの反応に応じて説明します。最初から詳細説明（根拠となる詳細データなど）も含めた説明の仕方をすると、相手は要点を見失います。
詳細説明は必要に応じて、補完的に行うのです。
要点を抑えるコツは日々の練習で身につく｜社会人としての評価も上がる
要点を抑えるコツは、意識をしていたとしても、急に身につくものではありません。練習の結果、身につくものです。要点を抑えるコツは、本や文章を読んで、要点を抜き出し、要約にまとめる練習を日々行う必要があります。
毎日行うことで早く身につきます。2日〜3日に1度ではそれなりの速度で身につくでしょう。
おすすめは、毎日社説を読んで、要点を箇条書きにして要約にまとめることです。社説は500字〜1000字程度で毎日新聞社のサイトに公開されています。
まとめ
要約を抑えるコツを身につけると、相手に伝えたい事が伝わるようになります。
単純に一生懸命に訴えても、相手には伝わりにくいものです。それは伝えることよりも話す事・吐き出すことに夢中になっているからです。
要点を抑えるコツを身につければ、同時に読解力や文章力も同時レベルアップして、社会人としてのビジネススキルが高まります。
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