要旨とは何か?分からないと要点も分からないし要約もできない

要旨とは

要旨と要点と要約。似ているようで意味と役割が違います。

要約をするためには、要点を見分ける必要があります。要点は要旨が分からないと、絞り込めるものではありません。本や文章を読んだら、作者は何を言いたいのか、それを考えましょう。

社会人が上司に口頭で業務報告の要約を求められた場合、文章は未だ無い状態で、発信者は自分です。何を言いたいかが要旨であり、要旨に沿って要点があり、要点を整理しまとめると要約になります。

目次

要旨とは何か?分からないと要点も分からないし要約もできない

学生時代には、「要旨は何ですか」「要約をして下さい」などという問題に悩まされた人は少なくないと思います。今現在リアルタイムで悩んでいる人もいるかも知れません。

実は、社会人になっても「要約」「要点」「要旨」という言葉に悩んでいる人もかなりいます。実は社会人になると、要約ができるかできないかは、仕事ができるかできないかに、直結する大問題になります。

要約ができない大人は、上司からは「君の話は何を言いたいのか分からない」と言われ、部下には「ウチの上司は要約ができないんで話が長くて困るし、結局どれが大事なのか優先順位が分からない」と蔭で思われています。

要旨とは簡単に言えば

要旨とは (1)

恐らく多くの人が「要旨」を辞書で調べたことはあると思います。

簡単に言えば、「本や文章や言葉の中の重要な点。要点をかいつまんだ内容。言い表そうとする最も大切な点。あらまし。」などと、辞書に書いてあるはずです。

ここで「なるほど」と思うかも知れません。そして、次に「要点」を辞書で引くと混乱すると思います。

ほとんどの辞書には、「大事な点。物事の中心となるところ。物事の肝心な点」などと書かれています。

この時点で、要旨と要点は同じ事なのか?と思ってしまいます。

要旨と要点の違い

要旨も要点も、一見すると同じように思えますが、実はその役割は違います。

要旨の意味は「主要な点やあらまし」とありますが、具体的には「本や文章(あるいはスピーチなどで)の作者が全体を通じて言わんとしていること」「作者が一番いいたいこと」「作者が主張していること」です。ですから、もしかすると非常に短い一文かも知れません。

要点は「重要な点」「大事な箇所」です。要旨は、作者が一番言いたいことですから、1冊の本や、1つの論文等、一つのものについて一つしかありません。しかし、要点は大事な箇所ですので、通常複数あります。

大事な箇所なのだから、文字数が多く使われて説明されている部分だろうと思うと、そうとも限らないのです。要点に関連することや説明する分により、文字数が増えている場合もあるからです。

本の種類にもよりますが、多くの場合、要点は一つの段落や章に一つあるものです。但し、重要そうに書かれていても要点ではない場合があります。その違いは、要旨に関連しているかどうかです。一見要点に見えても、要旨と対比したときに、関連性がないなら要点ではありません。

要旨と要約の違い

社会人になると日常的に耳にするようになる言葉が、「要約」です。要約ができなければ仕事ができない人と見られることにもなります。実際、会社の中には、要約ができる人とできない人が混在しています。

困ったことに、キャリアのある管理職なら「要約」はできると思われることがありますが、必ずしもそうだとは言えません。要約ができない上司も実在しています。そして大変苦労しています。部下に対して、要約した業務指示を出せないので、現場は混乱するからです。

「要約」はとても重要なビジネススキルです。

この言葉も辞書によれば、「要点をまとめて短く表したもの」という意味の理解で良いと思います。実際、会社では「要点をまとめて報告して下さい」「要約して説明して下さい」と指示されます。

本や文章、あるいは文章化されていない現場の状況や日々の活動状況・業務状況について、要点をきちんと押さえてあれば、つなぎ合わせて文章化すれば要約文は、完成するはずです。

ここでも重要な事は、要約した内容が、要旨に合致しているかどうかです。

学生の場合は、要約する対象となるのは、本や論文等の文章だけです。しかし、社会人になると、本を読んでレポートを出すように指示を受けることもありますが、要約の対象となるのは、文章化されていないリアルな状況であることが大半です。要旨が明確ではない状態で、要約しようとすると、要点が見分けられない状態になります。

その結果、要約したはずの業務報告は、気になる点を思いついたままに、発してしまう事になります。上司には、「君の話は何を言いたいのか分からない」といわれてしまうわけです。原因は要旨が明確ではないからです。要旨に合致していない情報は相手に混乱を招くだけです。

要旨の見つけ方

要点についても、要約についても、要旨が明確でなければ、うまくできないことをご理解頂けたと思います。

要約する題材が本や文章の場合、要旨はどうやって見つければいいのかについて紹介します。

要旨とは作者が最も言いたいこと・主張したいことです。

文末の表現で見分ける方法を教えているのを見かけることがありますが、文体によってはなかなか難しいです。

おすすめするのは、本や文章の最後と最初に注目することです。多くの場合(必ずではない)、作者は最後か最初に自分の主張を置いています。但し、抜き書きできるような文章として存在していない可能性が高いです。

ですので要旨の見つけ方は、本や文章の最後と最初を読んで、作者が何を言いたいのかを考えることです。要旨は、要点の中の一つである場合もあります。最後と最初の文章を読んで、作者は何を言いたいのか、一言か長くて二言程度で表すとしたら、何でしょう。

要点はその要旨と関連している必要があります。

社会人が上司に業務報告する場面で、要点と要約を求められた場合、発信者は自分です。一言か二言で表現するなら何と表現しますか。それが要旨です。

まとめ

「要約して下さい」「要旨を述べて下さい」「要点は何ですか」

似たような言葉でも求められていることは違います。分かっているつもりで分かっていないこともあります。やはり難易度が高くなるのは、社会人になってから、文章化されていない段階での業務報告や状況報告でしょう。

ただ、基本形は同じです。勉強や仕事の参考になれば幸いです。

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