要約ができない人は、「話が長い」「要点が見えない」と言われがちですが、その根本には整理できていないという問題があります。ただ情報を多く知っているだけでは、要約はうまくいきません。この記事では、要約の前段階である「整理」がなぜできなくなるのか、その原因を分解しながら、話や文章が分かりにくくなる理由を整理していきます。
→ 要約ができない人に共通する特徴や仕事への影響については、こちらの記事で全体像を整理しています。
要約ができない人の特徴｜要点をまとめられない人
要約で「整理できない」とはどういう状態か
要約で整理できていない状態とは、情報を集めてはいるものの、伝えるための形に整えられていない状態を指します。内容が多いこと自体が問題なのではなく、情報同士の関係や役割が整理されていないため、何が重要なのかが伝わらなくなっています。ここでは、要約の場面で起こりやすい「整理できない状態」を具体的に見ていきます。
情報を並べるだけで関係を考えていない
整理できていない人は、思いついた情報をそのまま並べてしまいがちです。
どの情報が中心で、どれが補足なのかを考えずに話すため、聞き手は全体像をつかめません。整理とは、情報を集めることではなく、関係性をはっきりさせることです。
順番を意識せずに話し始めてしまう
話が整理できない人は、「何から伝えるか」を決めないまま話し始めます。その結果、結論が後回しになったり、重要でない話から入ってしまいます。要約では、伝える順番そのものが理解のしやすさを左右します。
要約の前段階で整理できなくなる原因
要約がうまくいかないとき、多くの場合は要約そのものではなく、その前段階ですでにつまずいています。話す前、書く前の段階で考えが整理されていないと、要約しようとしても情報を削れず、構成も定まりません。ここでは、要約に入る前の段階で整理が崩れてしまう原因を整理していきます。
伝えたいことが一つに絞れていない
整理できない最大の原因は、「何を一番伝えたいのか」が自分でも曖昧なまま話していることです。伝えたいことが複数あると、どれも同じ重要度に見えてしまい、結果として要約できなくなります。
情報の重要度を判断する基準がない
要約には、重要な情報とそうでない情報を分ける作業が欠かせません。しかし、整理できない人は、その判断基準を持っていません。すべてを伝えようとするため、話や文章が膨らんでしまいます。
整理できない人に共通する考え方のクセ
整理できない状態は、知識や経験の不足だけで起こるものではありません。多くの場合、情報の扱い方や考え方のクセが影響しています。無意識のうちに身についている思考パターンが、要約や情報整理を難しくしていることも少なくありません。ここでは、整理できない人に共通しやすい考え方のクセを見ていきます。
「抜けると不安」という意識が強い
情報を省くことに不安を感じ、「全部言わないと伝わらない」と思い込んでいる人は多いです。この意識が強いほど、整理よりも網羅を優先してしまい、要約が苦手になります。
自分が理解している順で話してしまう
自分の頭の中では理解できているため、その順番のまま話してしまうケースもよくあります。しかし、聞き手は同じ前提を持っていません。このズレが、話が整理されていない印象につながります。
要約で整理できるようになるための考え方
整理できない原因が分かっても、考え方を変えなければ要約はうまくなりません。
要約で整理できるようになるためには、情報を増やすのではなく、扱い方を変えることが大切です。ここでは、話や文章を要約する場面で意識したい、整理のための基本的な考え方を紹介します。
先に「伝えたい結論」を決める
整理の第一歩は、話や文章の結論を先に決めることです。結論が決まれば、必要な情報と不要な情報が見えやすくなります。要約は、結論から逆算して整理する作業だと考えると分かりやすくなります。
情報を「役割」で分けて考える
すべての情報を同列に扱わず、「結論」「理由」「補足」と役割で分けて考えることで、整理しやすくなります。この視点を持つだけで、要約の精度は大きく変わります。
まとめ
要約で整理できない原因は、能力の問題ではなく、考え方の順番にあります。
情報を集める前に、伝えたいことを一つに絞り、重要度と役割を意識することで、話や文章は自然と整理されます。整理できるようになると、要約も無理なくできるようになります。
