「○○力」と言えば、勉強やビジネススキルの印象が強いと思います。しかし要約力は、仕事では社会人の必須スキルとして重要ですが、日常的な会話でも、人と人とのコミュニケーションには重要なスキルです。
もし、要約力が低いとか要約力がないとなると、仕事においても日常においても案外困ることがあります。
この記事を読めば、要約力がない状態のままでスルーしているとリスクが高いことが分かります。
要約力がない人が困ること
「あなたは要約力が低い」と言われた経験は、ない人がほとんどだと思います。しかし、「結局何を言いたいの？」「要点は何？」と言われた経験になると、非常に多くの方が何度かの経験を持っているはずです。要約力がないと、このように言われたことがあるはずなのです。
要約力とは一言で言えば、「簡潔にまとめる力」です。つまり「何を言いたいの」とは、「話が簡潔じゃないし、まとまってないので理解できない」と言われているです。
要約力は話す場面で使われる
「要約」と言えば、「文章を要約する」などと文章を書く場面で使われることが多いです。
しかし「要約力」になると、「話す言葉や文章に関連する言葉」として、主に使われます。
要約力とは、文章を書く力の要素の一つとしても使われますが、「簡潔にまとめて話す力」として使われることが多いのです。つまり要約力がないとは、相手が理解しやすいように、要点を整理して話すことができないということになります。
そして、要約力を使って話す場面は、仕事ではもちろんですが、日常的にもよくあることです。要約力がないと困ることがたくさん起きます。
要約力がないと伝えたいことが伝わらない
最も多いのは、伝えたいことが伝わらない場面です。仕事でも日常生活においても、私たちは誰かに何かを伝えて生きています。イエスかノーで足りる場合は別として、1〜2行で済む場合もありますし、少し長めに話す場合もあります。
要約力がない状態で話すと、2行から3行程度の短文であっても、伝わりにくいことがあります。
可能性は2つあります。要点を絞って伝えているのに伝わらない場合と、そもそも要点が絞れていない場合です。要点を絞るとは、重要度が低い部分を削り取ることです。
要約力とは、重要度の低い部分を削り取る能力でもあります。日頃から、「ここは重要」「この部分はそうでもない」などと意識を持って読むこと話すことです。
要約力がないとダラダラ話すなと言われる
ありがちなのは、部下が上司に報告や説明をする場面に多くみられるケースです。
部下は上司から何かを質問され、部下はそれに対して答えようとする時に起きます。部下は、恐らくなるべく丁寧に答えようとするのだと思います。
その結果、細かいことまでを話してしまいます。上司が細かい説明を聞きたいときは、一般的に口頭ではなく、書面で求めます。ですので、口頭での返答を求められている場合、結論を聞きたいのです。細かい説明はこの時点では不要なのです。
ですので口頭で報告すべきは、結論とそれにつながる理由・根拠を1つか2つです。その報告内容に満足するかどうかは分かりませんが、納得はするはずです。良い報告であろうと、悪い報告であろうと、次に「詳しくはメールで頼む」と言ってくるはずです。
ベストな報告は、上司が知りたがっている報告を瞬時に推測して、「□□の件ですね」と念を押して、知りたがっていることに関する一番近い答えを伝えることです。瞬時に推測と言えば、すごい能力のように思えますが、上司が知りたがっていて、部下に質問をすることは、せいぜい2つか3つしかありませんので、普段の言動を思い出せば、すぐにわかるはずです。
要約力がないと「結論は何」と言われる
要約力は、論理的的説明と関連性が深いです。
論理的説明で、有効なのは、話す順番を結論から話す構成です。最初に結論、そして理由、続いて根拠が、論理的説明のテンプレートです。
要約力がない人の説明は、多くの場合、小説のように「起承転結」の順番か、時系列の順になっています。あるいは全て飛び越えて、結論に対する感情だけを発する人もいます。それは結論とは言えません。
相手が理解しやすいように、「◯◯についての結論は・・・」という話し方を覚えることです。起承転結の順番は小説には向いてますが、ビジネスには合わないです。
要約力がないと伝えたはずのことを相手から質問される
このケースは相手の読解力にも問題がある可能性があります。ただ大前提として、説明する側には、相手にわかるように説明する責任があります。
実際に説明はしたのかもしれません。しかし相手は理解できなかったので、説明したはずのことを質問しているということなのです。
つまり分かりやすい説明ができなかった、こちらにミスがあるということです。もしこの手の話が続くようなら、分かりやすい説明になっていないということです。つまり要点が要点に聞こえないし、分かり順番にもなっていない可能性があるということです。
要約力がないと相手から軽くみられる
要約力がない人間だと判断されると、取引先との関係性に悪い影響が出る可能性があります。
要約力がないのは、頭が悪いせいだと思う人は、います。人によっては、その思いが態度や話し方に現れる人はいます。
しかし人の心をコントロールすることはできません。自分自身の要約力を上げる努力を積み重ねましょう。
要約力がないと面接に失敗する
要約力がないと、特に転職面接では大いに関係あります。
面接では、面接官から「転職の動機」「志望動機など」について、質問を受け面接者は回答していきます。新卒の場合は、社会経験もないことで、要約力がない回答をされても、特に注目されることはありません。
しかし転職面接の場合、少なくとも数年間の社会経験を持っている人物としてみられます。要点をまとめて、自分が伝えたいことを話せる要約力は、年齢に応じて持っているはずと面接官は考えています。
面接官は、面接時の緊張感を割り引いて考えてはくれますが、あまりにひどいようなら、年齢に応じた話し方ができない人だとみなされる可能性はあります。
要約力がないとなかなか信用されない
要約力とは、うまく話す能力ではなく、要点を整理して簡潔に話せる能力です。
話し方の上手い下手ではありません。努力することで身につくことです。ですので、社会人として要約力を身につける努力をしないと社内でも社外でも、相手からの信頼を得るのは、厳しくなります。
相手からの信用を得なければ、仕事で成果を出すことはできないでしょう。
売れない営業や、取引先との関係性に悩んでいる担当者の原因の一つになっている可能性があります。自分自身の要約力のチェックをしてみる必要があります。商談や交渉ごとに大きな影響があります。
まとめ
要約力がないと、一般的には「仕事ができない人」だと思われる可能性が高いです。
社会人の会話は、誰かに何かを伝える場面において、要約力は必須と考えるべきです。
「結論は何」「ダラダラ話すな」「要点を言え」などと、言われると辛いかもしれませんが、改善できる可能性があると思われるから言われるのだと信じて、要約力を身につける努力をすることです。
残念ながら、何度言われても改善しない人は、そのうちに何も言われないようになり、評価されることはなくなります。要約力は才能ではなく、本を読んだり、考えたりすることで身につく後天的能力だからです。つまり努力すれば身につくということです。
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