要約ができない人の特徴|要点をまとめられない人

要約ができない人の特徴

上司や同僚から「何を言いたいのかわからない」と言われた経験はありませんか?

顧客や取引先は、そう思っていても口に出さずに、他の会社を選んでしまいます。

営業マンが他の会社に決められた時には他社の営業の方が要約が上手で分かりやすかったのかもしれません。(実際によくあること)同期入社の誰かが先に昇格したのは要約した話し方や書類作りができていたからかもしれません。もし職場の人間関係でうまく言っていないとすれば、要約できないままでいることで、同僚や先輩をイライラさせていることが原因の可能性があります。

社会人にとって、要約ができないのは苦手で済ませるのは、「とても損する」ことなのです。下記の要約ができない人の特徴に該当していたら、すぐに要約力のトレーニングを始めたほうがいいです。

目次

要約ができない人の特徴|要点をまとめられない人

要約は方法を覚えて練習すれば身につく普通の能力です。しかし、現実には本を読む人が少ないために、要約ができない社会人はとても多いです。そのレベルには個人差があります。

要約ができないままで放置してると損するだけです。 成績が上がらない(売れない営業の原因)し、評価もされない、人間関係でもうまくいかない事になってしまいます。

要約ができない人は整理できていない

要約ができない人の特徴1

要約できない人といっても個人のレベルの差があります。自分自身で「これはまずい」と思っている重度の要約力不足の人は、本を読んだりトレーニングをしているのだと思います。

問題なのは軽度の要約力不足の人です。「ちょっと苦手」「得意じゃない」という自覚レベルの人です。具体的な対処をしていない人です。

何が言いたいのか分からないと言われた経験がある

伝えるべきことを伝えているのに、「何を言いたいのか分からない」と言われると本当に困ると思います。その原因は、伝えるべきことが分かりやすく整理されていないからです。整理するとは、揃えるという意味と余分なものを取り除くという意味があります。

整理されていないということは、伝えたことが理解しやすい順番に並んでいないことや、余分な情報が含まれている可能性があります。

要約ができない人は省略できない

要約とは、話にしても文章にしても、相手に分かりやすいように、短く簡潔に伝える必要があります。

伝える内容の中で重要度が高いことと低いことを分けます。重要度が低い情報は、要約して伝える段階では余分な情報として省略する必要があります。この省略ができないと、相手には理解されにくい内容になってしまいます。

要約ができない人は要点をまとめられない人・要点が分かっていない

重要度が高い情報を要点といいます。要約は伝える内容の中で、要点を拾い上げて、要点をまとめることです。ところが、どの部分が要点なのか分かっていない人がいます。

重要度が高い部分が見分けられない状態です。

要点ではない話に時間を使いすぎ

相手は話の全体像がわからない時点では、時間を書けて話す部分を要点だと理解します。しかし、要約ができない人は要点もそうでない部分も気になることを全部伝えようとします。結果、要点ではない部分にも時間を書けるので相手は混乱します。

伝えたいことを理解していないと相手に受け取られる

要約ができない人の情報は、要点とそうではない部分が混在した情報になります。相手が受け取る印象は、話し手(また書き手)は何を伝えたいのか自分自身理解してないのではないかと感じられてしまいます。印象としてかなり良くない状態です。

同じような話を繰り返す人だと受け取られる

要約ができない人の話や文章には、要点が含まれているとしても、分かりにくく埋没している場合があります。その結果、相手には同じような話を何度も繰り返していて、聞く価値のない情報だと思われるリスクが高まります。

要約ができない人の話の内容が論理的ではない

要約ができない人の特徴2

要約ができない人の特徴には内容が論理的ではないという特徴があります。論理的な話し方や文章は、分かりやすく構成されています。ほとんどの場合、最初に結論があり、次にその理由、次に具体的事例、そして結論の繰り返しという構成です。

論理的でない人の話しや文章は、小説のように「起承転結」の流れになっています。つまり、話を最後まで聞かないと後半まで来ても、何について話しているのかわかりません。ですから、「君の話は結局何を言いたいの」と言われるのです。

現実には最後まで行く前に、相手の話を聞こうとする集中力が切れてしまっています。そのため、最後まで伝え終えたとしても、最後の部分は聞いてもらえていないということです。

社会人の仕事に関する会話と文章は、全て論理性がベースです。この基本ルールから外れていいのは、雑談だけです。

数字を使って表現しないから抽象的になる

論理的に話す(書く)ということは、数字に置き換えて表現できることは、原則全て数字にすることです。定量的に話すということです。

「昼にラーメンを食べに行ったらすごく混んでいました」は雑談ならOKです。しかし、もし仕事関連の調査でラーメン屋に行ったのなら「昼にラーメンを食べに行ったら、カウンター10席だけの店が空いてる席が2つでした」などの表現でなければなりません。

なぜ数字で表現しないとまずいのかといいますと、数字以外で同じ価値観を共有できないからです。

上司から新しい業務の進捗状況を聞かれた部下が、「かなり順調に進んでいます。」と答えた時に、部下の気持ちは目標に対して60%でほぼスケジュール通り、という気持ちだったかもしれません。しかし、上司は「かなり順調ということはもうじきゴールということか。予定よりかなり早く終わりそうだな。」と受け取っているかもしれません。

この場合、部下は「かなり順調で、目標に対して60%、スケジュール対比95%」と答えていれば、上司は「なるほど、スケジュールにたいしてマイナス5%ということか」と情報を共有できたのです。前者の事例では、上司も部下も抽象的なので、後日互いの理解のズレが発覚するでしょう。

感情的・感覚的・形容詞的表現が多い

数字を使わない表現に加え、更にわかりにくくするのが、感情的な表現です。

社会人として仕事の会話や文章では、感情や感覚、さらに形容詞的な表現はいずれも基準が主観的表現です。要約ができない人の特徴に、個人の主観を多用する傾向があります。

要約ができない人の特徴的傾向

伝えたいことが整理されておらず、さらに主観的な表現が混在するのが、要約できない人の特徴です。その結果、下記のような状況を引き起こしてしまいます。

要約ができないので話が長い

要点が整理されておらず、とにかく気になることを全部伝えようとするため、話が長くなります。要点ではない部分についての話もうまく省略できていないため、長くなります。話が論理的ではないので、なおさら長く感じます。

話が回りくどい・語彙力不足の影響も

話の内容が順番的に整理されていないこと・要点が絞られていないことに加えて、語彙力不足の複合的原因も重なり、話が回りくどくなります。要点を抑え、適切な言葉を使えないことが原因しています。

相手が言うことをすぐに理解できない

要約ができない人は、話す時・書く時以外に相手が話しているときにも要約力不足が影響します。一般的には、話を聞く段階でも、ある程度整理して聞こうとします。要約ができないと、相手の話を聞く段階で、聞き分けられていない可能性もあります。つまり、言うことをとっさに理解することができない状態になります。

理解力不足の可能性があります。

相手の話を聞きながら別のことを考えている

要約ができない人は自分のターンでスムーズに話すことを考えるあまり、相手の話が完了する前に先のことを考えています。聞きながら別のことを考えられればいいですが、人間の脳は基本的にシングルタスクなので、両方の作業が中途半端になり、読解力不足の状態に陥ります。

日頃から同時に2つの作業をトレーニングしている人は、シングルタスクを高速に何度も切り替える事ができますが、特にトレーニングをしていなければ、別のことを考えている間は、相手の話を聞いていない状態です。相手の言うことが理解できないのは当然なのかもしれません。

「要するに」「簡潔に言えば」が口癖の人は注意

要約できないのに、「要するに」「簡潔に言えば」を口癖にしている人がいます。意味を理解せずに口癖にしている可能性もあります。

要するに、とは要約するという意味になります。簡潔に言えば、とは短くまとめるとという意味です。つまり、どちらも要約するという意味でありながら、何分間も話し続ける人がいます。出世が止まった管理職によくあるケースです。

要約ができないと理解力が低いと思われる|損する前にトレーニング

要約ができない人が相手に与える印象として一番多いのが、話が長くて理解力不足の人という印象です。

冒頭に紹介しましたように、もし営業の仕事をしている場合、顧客や取引先との商談や交渉がうまくいかないのは、自分が要約ができないことが原因になっている可能性があります。同条件で他社に決められた場合は、そう考えるべきです。顧客・取引先はあなたの能力(要約力・語彙力など)が不足とは言いませんが、可能性は大きいです。

同期入社の誰かよりも自分の昇給昇格が遅れたのは、上司とのやり取りで要約ができないことで評価されなかったことが原因です。人間関係でしっくりこないのも要約ができない会話で、周囲の人を苛つかせているのかもしれません。

いずれにしても、要約ができない人のままでいることは、「百害あって一利なし」の状況です。損をすることは多くても、得することはありません。

要約力はトレーニングで身につけることができる普通の能力です。練習したほうがいいです。

まとめ

要約できない人の特徴は、仕事をする上で影響があることが多いです。

仕事をする上で、上手くいくことや上手くいかないことに対して、運やめぐり合わせなどを考えてしまう人もいますが、意外に要約力や語彙力など、人のコミュニケーションに関わる能力不足が影響している事が少なくありません。

本を読んだり、トレーニングすることで、改善できますので、是非オススメします。

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