「一生懸命話しているのに、結局何が言いたいの？と言われてしまう」「報告が長くなってしまい、要点がどこか自分でもわからなくなる」
仕事や日常会話で、自分の考えを短時間で正確に伝えるのは意外と難しいものです。「要点をおさえる」という言葉の通り、大切な部分をしっかりと掴み、相手の記憶に残るように届けるには、話し方の「型」を知る必要があります。
この記事では、要点をおさえる話し方の具体的なコツや、情報を3つに絞る重要性、そして報告の質を劇的に高めるまとめ方を徹底解説します。
1. なぜ「要点」が伝わらないのか？陥りがちな3つの罠
話し方のテクニックを磨く前に、まずは自分の話がなぜ分かりにくくなっているのか、その原因を整理しましょう。
① 時系列ですべてを話そうとしている
「まず〇〇があって、次に△△が起きて……」と起きた順番に話すと、聞き手はどこが重要なポイントなのかを判断し続けなければならず、脳が疲弊します。要点をおさえる話し方とは、時間の流れを断ち切り、結論から再構成することです。
② 情報を削る勇気が足りない
「念のためこれも伝えておこう」という親切心が、かえって核心をぼやかします。補足情報が増えれば増えるほど、本当に伝えたい「要点」の印象は薄まってしまいます。
③ 相手の既知情報を把握していない
相手がすでに知っている背景まで丁寧に説明しすぎると、聞き手は退屈し、肝心の新しい情報（要点）が出てくる頃には集中力が切れてしまいます。
2. 要点をおさえる話し方のコツ｜「3つの柱」で構成する
最も効率的に要点を伝える技術は、情報を「3つの柱」に集約することです。人間が一度に処理しやすく、かつ説得力を感じるマジックナンバーが「3」だからです。
「結論から話す」を習慣化する（PREP法）
話し出しの1秒目で「要点は3点あります」と宣言しましょう。これにより、聞き手の頭の中に情報を受け取るための3つの箱が用意されます。
- P（Point）： 結論（要点は〇〇です）
- R（Reason）： 理由（なぜなら△△だからです）
- E（Example）： 具体例（例えば、このような事例があります）
- P（Point）： 結び（以上の理由から、〇〇となります）
情報を「事実・解釈・アクション」に分ける
報告が混迷する原因は、起きた事実と自分の意見が混ざることです。
- 事実： 客観的に起きたこと（数字や実績）
- 解釈： それをどう分析したか
- アクション： 次にどう動くべきか この3層を明確に分けるだけで、話し手の頭の中が整理され、要点がおのずと浮かび上がります。
3. ビジネス報告で使える「要点のまとめ方」実践テクニック
上司への報告や会議での発言など、短時間で評価されるための具体的なアウトプット術を紹介します。
「13文字」のタイトルを頭に描く
ニュースの見出しのように、自分の話を13文字程度のタイトルに凝縮してみてください。これができない場合は、自分自身がまだ「要点をおさえられていない」証拠です。話し出す前に、この短いフレーズを心の中で唱えるだけで、話の脱線を防げます。
相手にとっての「メリット」を主軸にする
要点とは、自分にとって重要なことではなく、相手が知るべき情報です。「相手がこの話を聞いて、次にどんな判断を下す必要があるか」を逆算して話の構成を組み立てると、自ずと不要な枝葉が削ぎ落とされます。
沈黙を恐れず「間」を活用する
重要なポイント（要点）を言った直後に、2〜3秒の「間」を置きます。これにより、聞き手の脳にその情報が定着する時間が生まれ、「ここが要点だったのだな」という合図になります。
4. 要点をおさえるための「事前準備」とトレーニング
話し方は、日々の意識で変えることができます。
- 「エレベーターピッチ」の練習： エレベーターに乗っている30秒間で、自分のプロジェクトの要点を伝える練習をしましょう。
- メモを「箇条書き」で取る： 日頃からメモを取る際、文章ではなく「3つの箇条書き」にまとめる癖をつけると、思考の抽象化能力が飛躍的に高まります。
- 語尾を言い切る： 「〜だと思いますが……」と濁さず、「要点は〇〇です」と言い切ることで、話し手としての自信と要点の明確さが伝わります。
「要点をおさえる」の正しい漢字と意味を再確認する： 実践的な話し方を学ぶ前に、そもそも「おさえる」にどの漢字を使うのが正解なのか、言葉の本来の意味を詳しく知りたい方は、要点をおさえるは押さえるが正しい｜使う場面での意味も確認をあわせて参考にしてください。
まとめ｜要点をおさえることは「相手への優しさ」
要点をおさえた話し方は、単なるビジネススキルではありません。相手の貴重な時間を奪わず、正確な判断を助けるという、コミュニケーションにおける最大の配慮です。
まずは「結論から言うと」「ポイントは3つあります」という魔法のフレーズを使い始めることから始めてみてください。思考が整理され、言葉に力が宿るのを実感できるはずです。
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