簡潔に話すように指摘してくれる人は、実は直属上司くらいしかいません。上司は、自分の役割の仕事として、嫌がられるのを承知で苦言を呈しているのです。
実際には、あなたの後輩や部下、あるいは取引先の担当者や顧客は思っていても口にしません。それは日本人の良いところであり悪い所でもある可能性があります。
簡潔に話すことができると、評価が上がることも良いことですが、他にも良いことはあります。それは、短時間で頭をフル回転させて話すことが多くなるので、頭が良くなった感がするようになります。
パソコンのCPUがアップグレードした感覚に近いと思います。
当記事では、簡潔に話すためのトレーニングに特化して紹介しています。
簡潔に話すためのトレーニングを紹介
簡潔に話すとは、シンプルで無駄がなく、ポイントが押さえられている話し方です。
簡潔に話せるようになるには、意識をするだけでは不十分です。やはりトレーニングする必要があります。トレーニングする必要があります。
簡潔に話すトレーニングを継続することで、上司に限らず、自分に対する評価が上がり、信頼が生まれるようになります。
また簡潔に文章をまとめる場合には、作成するための時間をもらえます。しかし簡潔に話す場面は、比較的唐突にやってきます。定例のミーティングや会議の場合なら、事前にレジメが配布されるなど、準備することができます。
一つの業務の途中に、上席者や他の人から声をかけられるかもしれません。何か質問を受けた場合、基本はその場で瞬時に考え結論を出して話すしかありません。そのような場面でも簡潔に話すことができると認められると、大きな評価や評判になります。
簡潔に話すためのトレーニング1｜結論から話す
結論から話し、次に理由、その次には根拠や具体例を話す構成がわかりやすいとされます。PREP法と言います。逆の立場で考えると分かると思います。結論から話しをされると、何についての話なのかを知った上で話を聞くことができます。
これは一時的なトレーニングではなく、常日頃いつでも結論から話す話し方をしておくべきです。業務中は、必ず結論・理由・根拠（具体例）の順番で話すようにしていることです。ある日突然直属上司ではなく、その上から声がかかっても、いつもどおりに対処できます。
簡潔に話すためのトレーニング2｜15秒で話す
テレビにも露出がある齋藤孝（明治大学教授、著作が多数、教育学者）さんが考案したトーニング方法です。方法は簡単です。なんでも15秒で説明するのです。
日本人の一般的な話すスピードは1分間に300文字とされます。15秒といいますと75文字です。何かについて意見を述べるとき、質問受けて返すとき、など他にもさまざまな場面で応用できます。
この方法を続けていくと、余計な話し癖がなくなっていきます。また先の「結論から話す」ことの練習にもつながります。もちろん詳しい説明が必要な物事でも最長で1分間と設定するのです。
脳をフル回転させて、短時間で話すべき内容を決めて、あっという間の15秒間でどこまで簡潔に伝えられるかをトレーニングするのです。チームのミーティングでも活用すれば、簡潔に話す能力が鍛えられますし、短時間で話す内容を考えるので、頭の回転も高速化するようになります。「○○○について15秒間で説明してください」というトレーニングです。
簡潔に話すためのトレーニング3｜相手を観察して興味ポイントを探す
相手とは、社外に限りません。上司や先輩、同期も後輩も対象です。その人を観察して、興味や関心のポイントをリサーチしておきます。人は自分が好きなことや興味あることに関して会話をすることを喜びます。
相手にわかりやすく簡潔に話すとき、相手の知りたいこと・興味あることが何なのかを、知っていることはとても重要なヒントになります。相手に関する情報が全くない状態で話すよりも、はるかに伝えやすい状態になります。
今回相手に伝えたい話が、相手の興味関心の一部に関連性があればベストです。もし関連性がない場合でも、例え話の中に、相手の興味ポイントを入れて、話を寄せて話します。
そういう例え話は相手に好感と共に受け入れられます。社外の場合なら、必ずネットでリサーチすることです。一般人であってもネット上にはたくさんの情報があります。リサーチした事実は内緒にしておいた方が良いですが、仕事以外に知っている物事を共有する感覚は、相手との距離感を縮めます。
簡潔に話すためのトレーニング4｜知らない言葉や漢字は常に調べて覚える習慣
簡潔に話す場面では、言葉の意味をたくさん知っていて、使えることは大きなアドバンテージになります。ボキャブラリーが不足している人は、語彙力のトレーニングが絶対に必要です。
簡潔に話すためには、同じ意味でも違う言葉を使って表現することが必要です。スマホに漢字の辞書アプリをインストールしておくべきです。グーグルで調べる人もありますが、場所によって、ネット環境が弱い場所もありますので、ネット環境がなくても使えるアプリだと重宝します。
言葉を知らないがために、わざわざ回りくどい話をしている場合もあります。回りくどい話は、簡潔な話の対局にある悪しき習慣です。
簡潔に話すためのトレーニング5｜社説を要約して話す
社説を要約の練習として、使っている人がいます。社説は一般的に500文字〜1000文字程度のボリュームとされています。
日本人の平均読書速度は、1分間に600文字前後とされています。
実は社説は文字数が少ないので、毎日の要約の練習にはちょうど良いのです。内容は時節に合わせて、各新聞社の論説委員が書いています。世の中の見識を深める意味でもちょうど良い材料です。
簡潔にするにはどうすれば
「簡潔に話すように」と指摘されるのは若いうちだけです。成長が伴っていなくとも、中堅やベテランになれば、指摘してもらえる事がなくなっていきます。しかし実態は未熟なままです。
未熟なままだと任せてもらえる仕事がいずれ減っていきます。要約のトレーニングをして
まとめ
簡潔に話すことができるようになると、周りの人からの評価はかなり変わります。
相手に話が通じやすくなり、高評価も受けるようになります。
簡潔に話せることには、頭がいいというイメージもついてきます。
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