簡潔に話すことがわかりやすく伝わる話し方のコツ

簡潔に話す

簡潔に話すことで相手に伝わりやすくなります。

相手が分かりやすいと感じる話は、必ずしも詳しい話ではありません。話がわかりやすく伝わるかどうかは、話し手側が相手が理解しやすいかどうかに配慮し、話す内容の順番を考慮したり、話すの文章の長さなどを簡潔に話すことができたかどうかがポイントになります。

つまり簡潔に話すことは、相手とのコミュニケーションの理解の深さや、仕事の進め具合や商談の成り行き・契約ごとにも影響する重要なスキルです。

目次

簡潔に話すことがわかりやすく伝わる話し方のコツ

簡潔に話す1

簡潔に話すとは、シンプルで無駄がなく要点がおさえられて整えられている話し方です。

聞き手にとって、余分な情報がなく、知りたいことを集中して聞くことができるので、分かりやすい(理解しやすい)話し方ということになります。

簡潔に話すコツは分かりやすく話すこと|わかりやすい話は詳しい話ではない

相手にわかりやすく伝えるために、ついつい詳しすぎる話をしていないでしょうか。詳しい話が有効になるのは、相手が理解し始めてからです。最初から詳しい話をすると、わかりにくい話になります。

相手にわかりやすく伝えるためには、簡潔に話すことから始めることです。簡潔に話すことで理解度が進んでから、詳しい話が有効になります。

簡潔に話すコツは、相手にとってわかりやすい文章として伝えることです。簡潔に話すコツは、簡潔に話す人の特徴を真似て学びましょう。それは簡潔に話す方法を学ぶことになります。

簡潔に話すことは、相手とのコミュニケーションの深さや、商談の成り行きなど、非常に重要なことにも大きく影響します。

何より大事なのは、自分ではなく相手が分かりやすいと感じることを目指して話すことです。

簡潔に話す人の特徴|簡潔に話す方法

簡潔に話す人の話は、簡潔でシンプルにわかりやすく、構成されています。

簡潔に話す人の特徴

1)聞かれたことに答えている(当たり前のことですが、そうではない実例は数多い)

2)先に結論が有り、理由・具体例という分かりやすい構成になっている

3)最初に答える場面では詳細情報は省かれている

4)情報が正確(憶測・推測が少ない)で根拠(事実)が明確

5)一文が短い。主語述語が都度完結しているので、分かりやすい(5W1Hで話す)

6)全体から細部(詳しい内容へ)に向かう構成で分かりやすい

7)主張や提案の場合、聞き手が知りたいことが軸になって整理されている

簡潔に話す人は聞かれたことに答えている

質問があって答える場面では、必ず答えることから始まるので、理解しやすいです。当たり前のようですが、実際には相手に対して物語の1ページめから話し始める人も実際います。詳しい話は必要に応じて紹介する必要があります。場面を間違えると、相手にとってストレスにしかなりません。

簡潔に話す人の話の構成が分かりやすい

まず結論、そして理由・具体例(根拠)という文章の構成になっています。聞き手にとって、この構成(PREP法)が非常に分かりやすいです。

簡潔に話す人は詳細情報は後回し

簡潔に話す人は、最初の段階では詳細の情報について触れません。ですので、結論・理由・具体例(根拠)の順で話しますが、相手の状況によっては、具体例(根拠)はのちに文書で報告することになる場合もあります。

相手に詳細について「今すぐ聞きたい」という状況がある場合には当然話しますが、結論との関係性が崩れないよう注意しながら話します。

簡潔に話す人の情報は正確

質問を受けて話す側は一般的に、その物事について詳しい人として認識されています。しかし持っている情報を都度更新していないと、古い情報や間違えた情報になっている場合があります。

憶測や推測の情報は、ビジネス上はほとんど価値がありません。よく分かっていないのに、憶測で答えるのNGです。分からない場合は、その物事について自分は情報不足であると明言するほうが、好感度はキープされます。

簡潔に話す人の一文は短い

簡潔に話す人の一文は短いです。話す場合は、書いてる文章ほどの悪影響はないかもしれません。一文が長すぎると、主語と述語が見失われます。

長文は、話の途中で、誰の話をしているか、何の話をしているのかが、分からなくなってしまうことがあります。簡潔に話すコツは5W1Hに収めながら話すことです。

簡潔に話す人は全体から細部へ|最初から詳しく話すと分かりにくい

主張や提案などの場合には、必ず全体から細部へ向かう流れで行うことです。いきなり細部から始めると、非常にわかりにくく、聞き手はストレスを溜めます。

まず全体の趣旨があってから細部の説明や情報という流れに沿って進めることです。詳しい情報・細かい情報を伝えるのは、その後です。先に全体の話があることで、相手の理解度は進みやすくなります。

簡潔に話す人は相手の関心ポイントを押さえている

主張や提案をする場合、相手の関心ポイントを軸にして話すと成功し易いです。難易度は高いですが、効果は絶大です。事前にリサーチすることが可能であれば、そこを軸とした論理構成にしておくことができます。

事前のリサーチが重要です。

簡潔に話せない人は話が長い人|余計な情報・細かい情報が多い

簡潔にまとめて話せない人は、最大のネックは余計な情報・細かい情報が気になって仕方がないことです。

情報は整理されないまま(まとまっていない)の形で、聞き手に届けられます。

簡潔に話せない人の話は伝える情報に順位がついていない

簡潔に話せない人は、相手に伝えるべき内容について、重要度の順位がつけられていません。ですので、今すぐ伝えるべき情報と後で良い情報が混在しています。その結果、相手は今聞くべき重要な情報がどれなのか分からない状態になります。

簡潔に話せない人が、情報について重要度の順位をつけられない原因は、関連する全体像を理解していないからです。全体の中でのそれぞれの情報の関わり具合を認識していないため、順位がつけられないのです。

その結果、相手から聞かれていないことにまで答えてしまい、物事を複雑化してしまいます。相手からすると、「何を言いたいのか分からない」という状態になります。

例えば、Aプロジェクトの進捗状況について、上司から質問を受けた場面とします。上司は、質問をした相手がカバーしている内容について知りたいのです。チームリーダーへ質問している場合なら、Aプロジェクトの全体について聞いています。何人かで役割分担している場合に、その中の一人A1に質問をする場合は、A1が関与している部分について知りたいのです。

A1は自分の業務についてと、Aプロジェクトの中での関連状況について、答える責任があります。実際によくあるケースでは、自分の担当業務はわかるが、関連するプロジェクトとの関連性について理解していないことです。

簡潔に話す力

簡潔に話す力とは、要約力によく似ています。

違いがあるのは、要約力には要約する原文があることです。原文(本や文章から)要旨を読みとり、要点を抽出してまとめる能力を要約と言います。

簡潔に話す力の場合、原文が形になっていないことが大きな違いです。原文があるとすれば、話し手の頭の中です。経験(出来事)・情報の形のままの整理されていない状態で保存されています。

簡潔に話すには、テーマ(話すべき内容か質問された内容)に合わせて、経験・情報を整理し、短時間で重要度順位をつけて、結論と理由を話すことです。

注目すべきことは、テーマが変われば、経験・情報の重要度順位が変わることです。

重要度順位をテーマに合わせて付け直し、整理して結論から話す能力が簡潔に話す力になります。

簡潔に話す力を磨くトレーニング

簡潔に話すための力をつけるためのトレーニングを紹介します。

次に紹介する3つのトレーニングを日々意識して繰り返すことです。考えているだけで、実行しなければ、簡潔に話すことができない人のままでいることになります。簡潔に話せない人は、話が長い人と思われ、評価されない人になってしまいます。

簡潔に話すためのトレーニング

1)話すときには、まず結論を言ってから、理由を話すようにする(考えてから話す)

2)相手を観察(相手が好きなこと関心あること)する

3)知らない物事は放置しないで調べる

まとめ

相手に分かりやすく話すということは、相手が重要になります。何をどのように話すかは、相手によって決まります。

話すべき趣旨は同じでも表現の仕方は、相手の理解度レベルや興味関心によって異なります。

それらを踏まえた上で、シンプルに無駄なく、要点を抑えて話すのが、簡潔に話すということです。長い文章でダラダラ話すよりも、的確にポイントを抑え、3行で話し終えるほうが、聞き手の印象に残るということです。

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要約

簡潔にすることは具体的にはどうすればいい

簡潔にまとめるとは何をどうすればいいのか

簡潔に話すことがわかりやすく伝わる話し方のコツ*当記事

簡潔に話すためのトレーニングを紹介

簡潔に話せない人は話が長いし伝わらない

「簡潔に言うと」の言い換え・英語・敬語の使い方

簡潔に説明する意味と具体的な方法

簡潔に話す

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