簡潔にすることは具体的にはどうすればいい|まとめ

簡潔に

社会人になると「簡潔に書いてください」「簡潔に話してください」と言う機会が増えます。

この記事では、書くこと・話すこと・説明のことなど、簡潔にすべきことについてまとめて解説しています。

目次

簡潔にすることは具体的にはどうすればいい

簡潔にすることについて、具体的に文章を書く場面や、話す場面、説明などの場面に応じて説明していますので、詳しくはそれぞれの紹介ページからご覧ください。

簡潔にまとめる

「簡潔にまとめる」とは、情報を効果的に伝えるために必要なスキルです。まず最も重要な情報を取り出し、それに焦点を当てることが重要です。

また、例や図を使ったり、詳細を追加したりして、読者が理解しやすくすることができます。したがって、情報を伝えるために必要なコンテキストを含めることも重要です。さらに、読者にとって有用な追加情報を提供することで、彼らが深く理解することができるようにすることも重要です。

簡潔に話す

「簡潔に話すと頭の良さが分かる」という記事では、簡潔に話すことの重要性とその方法について説明されています。簡潔に話すことは、相手に伝わりやすく、相手からは頭がいい人だという評価を得ることができます。

また、簡潔に話すことで、商談やコミュニケーションが進みやすくなります。具体的な方法としては、シンプルで無駄がなく要点がおさえられて整えられている話し方をすること、余分な情報がなく、知りたいことを集中して聞くことができるようにすること、相手にわかりやすく伝えるために簡潔に話すことから始めることなどが挙げられます。

簡潔に話すトレーニング

「簡潔に話すためのトレーニング」についての記事では、簡潔に話すことの重要性とその方法について説明されています。以下にその要約を示します。

  1. 結論から話す: 結論から話し、次に理由、その次には根拠や具体例を話す構成がわかりやすいとされます¹。これは一時的なトレーニングではなく、常日頃いつでも結論から話す話し方をしておくべきです。
     
  2. 15秒で話す: 齋藤孝(明治大学教授、著作が多数、教育学者)さんが考案したトーニング方法です。何でも15秒で説明するのです。この方法を続けていくと、余計な話し癖がなくなっていきます。
     
  3. 相手を観察して興味ポイントを探す: 相手とは、社外に限りません。その人を観察して、興味や関心のポイントをリサーチしておきます。
     
  4. 知らない言葉や漢字は常に調べて覚える習慣: 簡潔に話す場面では、言葉の意味をたくさん知っていて、使えることは大きなアドバンテージになります。
     
  5. 社説を要約して話す: 社説を要約の練習として、使っている人がいます。社説は一般的に500文字〜1000文字程度のボリュームとされています。

これらのトレーニング方法を通じて、簡潔に話す能力を向上させることができます¹。

「簡潔」の意味

「簡潔」の意味と使い方についての記事では、情報や表現が明確で、余分な要素がなく、わかりやすいことを指すと説明されています。簡潔な表現は冗長さを排除し、必要な情報を効率的に伝えることができます¹。「簡潔」な表現をするためには、以下のポイントに留意する必要があります。

  1. 主題を絞り込む: 伝えたいメッセージの核心を捉え、主題を絞り込みます。余分な情報や詳細は省略し、肝心なポイントに集中します。
     
  2. 簡潔な文体を使用する: 文章や表現は、明瞭かつ簡素であるべきです。冗長な言葉やフレーズは避け、必要最小限の単語で意図を伝えるように心がけましょう。
     
  3. 視覚的な要素を活用する: グラフや図表、箇条書きなどの視覚的な要素を使用することで、情報をより簡潔にまとめることができます。

これらのポイントを活用することで、ビジネスや学術論文の執筆、プレゼンテーション、日常会話でも簡潔さは価値があります¹。簡潔な表現は情報の欠落や誤解を減らし、聴衆や読者の関心を引く力を持っています¹。

簡潔に言うと

「簡潔に言うと」の意味と使い方についての記事では、長い話を短くまとめるために使われるフレーズであり、話を簡単にまとめることを意味します。「簡潔に言うと」を使うことで、話題の中心点を明確にすることができ、聞き手側からすれば、大まかな内容を理解するのに役立ちます。

例えば、ある人がプレゼンテーションをしている場合、長い説明をしていると、聞き手は集中力を失ってしまうことがあります。そういう場合に、「簡潔にいうと」というフレーズを使うことで、聞き手の集中力を維持し、話の内容をより理解しやすくすることができます。

また、「簡潔にいうと」は以下のような言葉に言い換えることができます。

  • わかりやすく言うと
  • 一言で言えば
  • 簡単に言うと
  • つまり
  • 要するに

これらの言葉からも、「簡潔に言うと」の意味は「要点だけを一言でいう」と理解することができます。しかし実際の仕事の現場では、要約ができないし、要点も理解していない人が「簡潔に言うことができない」という場面が度々起こります。つまり、「簡潔に言う」とは相手が理解しやすいように要点を伝えることが重要であるということです。

簡潔に説明する

「簡潔に説明する」についての記事では、情報を効果的に伝えるための具体的な方法が紹介されています。以下にその要約を示します。

  1. 結論から話す: 結論から話し、次に理由、その次には根拠や具体例を話す構成がわかりやすいとされます。
     
  2. 2分以内を目安に全体像とゴールライン(行き先と何をしてもらいたいか)を伝える: 人の集中できる時間は非常に短いので、最初の2分間でまず説明の全体像を伝えることです。
     
  3. 5W1Hと結論から話すPREP法: 5W1Hは、ほとんどの話し手と聞き手が知っているはずの考え方です。そして、簡潔に説明する順番としてPREP法を使うことです。
     
  4. 質問内容を復唱して誤解がない事を確認する: 相手からの想定外の質問があった際には、質問内容を復唱して誤解がない事を確認するのです。

これらの方法を通じて、簡潔に説明する能力を向上させることができます¹。

簡潔に話せない

「簡潔に話せない人は話が長いし伝わらない」という記事では、簡潔に話すことの重要性と、それができない人の特徴について説明されています。以下にその要約を示します。

  1. 話す内容を十分に理解していない: 簡潔に話せない人は、話す内容について、十分に理解していない可能性があります。そのため省いても影響しない部分にも時間をかけてしまいます。
     
  2. 要点をしぼれていない: 簡潔に話せない人は、どの情報も同じ程度に大事だと思い込んでいます。その結果、話すべきポイントが見失われます。
     
  3. 結論を先に伝えていない: 簡潔に話せない人は、結論から話すことができません。その結果、聞き手は話の全体像を把握するのが難しくなります。
     
  4. 語彙力がなく短く言い換えることができない: 簡潔に話せない人は、一定以上の語彙力がなければ、伝えたいことも伝わりにくくなります。

これらの特徴を持つ人は、自分の言葉で情報を整理し、要点を把握し、それを簡潔に伝えることが難しいです¹。しかし、これらのスキルは訓練と経験を通じて向上することが可能です¹。

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この記事を書いた人

社会人経験約40年。仕事において強い必要性があり読書に目覚め、その後年収も急上昇。上場企業にキャリア入社し、50代に入り独立起業し会社経営。自分自身の読書に救われた経験から、読書によって人生が変わることを伝えたい。

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