職場に話が長い人っていませんか。あるいは、自分自身について誰かに指摘されたことは有りません。
もし兆しの段階で気づくことができれば、改善できるかもしれません。
簡潔に話せない人は話が長いしわかりにくい
簡潔に話せない人は、相手にわかりにくいと思われるだけではなく、改善されないと敬遠されるようになってしまいます。
わかりやすく話せるようにするためのポイントを覚える必要がありますが、まず簡潔に話せていない現状を認識してみましょう。
簡潔に話せない人の理由は
簡潔に話せない人は、何故話せないのでしょう。話す内容を十分に理解していないことに原因が大きいのですが、それ以外にも複合的に原因が関連しているように思われます。
簡潔に話せない人は話す内容を理解していないので不要なことまで話します
簡潔に話せない人は、話す内容について、十分に理解していない可能性があります。そのため省いても影響しない部分にも時間をかけてしまいます。
報告連絡相談の中には、不要なことはそうそうあるものではありません。しかし、今すぐ聞いて判断するものや、明日の回答でも良いとする場合があります。ケースに応じて概要確認してから話すべきです。
簡潔に話せない人は要点をしぼれていない｜どの情報も同じ程度に大事だと思い込む
簡潔に話せない場面がどんな場面によるかもしれません。
しかし多くの場合、簡潔に話すためには、補足説明や具体例についての譲歩は削って報告するものです。
言葉の意味が変わってしまわない部分は削っても構いません。
簡潔に話せない人は要点とそうではない部分との見分けがつかない
同じ事実であっても業務報告をするときに、求められている内容が違えば話すべき内容は変わります。
例えば「Aプロジェクトの進捗について、コストの面から説明してほしい」と「Aプロジェクトの進捗について、売上の面から教えてほしい」などどと指示を受けたとすれば、同じ事実に基づく業務報告であっても、話すべきポイントは変わります。
簡潔に話せない人は、間違えた判断で長い説明をしているのかもしれません。
簡潔に話せない人は結論を先に伝えていない
一般的に仕事上の会話は、論理的に話すこととされています。数値で表現可能なものは、数値を使って定量的に説明をします。結論・理由・根拠の順番で話していくPREP法は、先に結論から話すことで、説明の全体像を相手に意識づけすることができます。相手はこれから始まる説明の内容を意識します。話し手側も結論から話したことで、説明の流れが決まります。
また同じく論理的な説明方法として、5W1Hに当てはめて説明ことも簡潔に説明する方法になります。5W1Hに沿って話すべき内容を考えると今話す必要がある部分と、今は話さなくて部分がはっきりしてきます。
簡潔に話せない人は語彙力がなく短く言い換えることができない
日本語は、表現が違うが意味は同じという言葉がたくさんあります。
ですので、外国人にとって日本語を覚えるのは、大変難しいと言います。
このような傾向は漢字にも短文にもあります。それは社会人として、一定以上の語彙力がなければ、こちらの伝えたいことも伝わりにくくなります。
これも簡潔に話せない人の理由となるものです。
簡潔に話せない人の話は長いし伝わらない
簡潔に話せない人の話は、長くなります。そして、長いために伝わりにくくなります。
なぜ長くなると伝わりにくくなるのか。
簡潔に話せない人は1つの文章自体が長くなる
書かれた一文の文章では、読みやすい文章の長さは60文字以下とされていました。最近さらに短くなり、50文字以下と言われます。
また人が話す速度は、1分間に300文字が目安と言われます。また人が集中できる時間は2分半〜3分とされます。ただし、このデータは会議などのそもそも集中力が高い場面のデータです。普段の業務の中で、報告・連絡・相談・を受ける場合は、もう少し短いと考えるべきです。
簡潔には話せない人の話が長くてダラダラしてる
先のデータから、話がダラダラとしていないと感じるには、総合的に考えるとき、1〜2分が目安ということになります。
参考までに、小説などの文庫本は1ページあたりが600文字前後とされています。アナウンサーの研修では1分間に300文字が指標とされています。これが理解しやすい速度ということになります。
もちろん、話し方や話す内容でも違ってきます。簡潔に話せない人は、600文字以上の文章を話している可能性があります。
最初に話は3つなどと話しているのに自らその設計をやぶる｜簡潔に話せない人の悪癖
簡潔に話せない人、筆者の上司がそうでした。
話し始める時に、「本日はみんなに伝えたいことが3つあります」などという聞き手の集中を高める「魔法のワード」を使いたがる人がいます。
この魔法のワード効果は絶大で、メモをとるように言わなくても、社員はメモを取るようになります。しかし3つのポイントを話し終えた後で「最後にもう1点あります」といって、その後2語から3度繰り返す人がいます。
簡潔に話せない人は、このように自分自身が話し尽くした感を感じるまで続けます。
簡潔に話せない人は相手への理解や配慮が浅い
また簡潔に話せない人は、相手に対する配慮と理解が不足しています。
人と人のコミュケーションは、何のツールをつかうにしても、相手に対する配慮や気遣いが必要です。そして話の内容を共有共感する必要があります。そのためには、物事に対する理解度レベルを合わせる必要があります。
専門知識を持っている相手ならば、専門用語で話をします。専門用語を知らない相手ならば、専門用語は使わずに他の言葉に置き換えて会話をしなければなりません。
簡潔に話せるようなると、相手にわかりやすく伝わるようになります。
簡潔に話せない人が改善するための対策
一度にすべてを変えていくことは混乱を伴います。
ですので、簡潔に話せない状態をまずはカタチから改善していく対策です。
- 日々のコミュニケーションで、意識的に結論から先に話すようにすることです。
- 簡潔に話す時に、文章的にまとめることで時間を書けすぎているなら、ポイントを箇条書きにして手元にメモ置くのもOKです。
- 簡潔に話したあとで、相手に何を望んでいるかを明言するのです。
まとめ
簡潔に話せない人は、そのまま放置すると頭が悪い人と思われたり、信頼されない担当者として、担当変更をさせられたりします。上司や部下にしても、実は簡潔に話せない人は、世の中にかなりの数います。
今回紹介した、簡潔に話せない理由の中で、実感する項目がありましたでしょうか。
仕事において、簡潔に話せるということは、男女の性別や年齢に関係のない、社会人に必要なスキルです。
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