文章を書くのが苦手な人・下手な人が、つい口にしている「才能がない」「文章力がない」という言葉があります。
もし心当たりがあるなら、少なくとも上司の前では2度と言わない方が良いです。
どちらも文章を書くのが苦手な人・下手な人が、努力をしないことの言い訳で言っていることが上司にはわかるからです。
聞きようによっては、「私は文章を書く努力はしたくない」と言っているのと同じだからです。自分の評価を下げるだけです。
文章が下手な人｜頭悪いと思われているかも
文章が下手な人は、ほぼ本を読んだ経験が少ない人です。
ですので、文章をうまく書くことを才能だと思ってしまっています。中には、「文才がないんです。」などと言ってしまう人までいます。会社員が仕事で文章を書くことには、文才は必要ありません。
もし本当に思い込んでいるとしたら、大きな誤解です。文才が必要なのは小説家などのプロの作家です。
文章が下手だと頭悪いと思われる
文章が下手な人は、相手から頭悪い人だと思われている可能性があります。世の中には、「文は人なり」という言葉もあり、文章には人柄が現れると言われます。そして文章に人柄が現れることは正しいとされ、文章から性格をAIが読み取るという研究がなされており、実用化されつつあります。
また文章が下手だと頭悪いと思われる理由はいくつかあります。その理由には以下のような事があります。
・何を伝えたいのか分からない
・文章の途中から、主語と述語の関係が一致していない
・説明不足
・難しい言葉や専門用語が多用されている
これらの文章を読んだ相手は、文章を書いた人は頭が悪いと思ってしまいます。
しかし文章が下手な人の実態は、頭が悪いというよりも、言葉を知らないことや言葉の表現力そして相手の思考を想像する力が弱いということです。原因はこれまでに本を読んでこなかったことにあります。本を読んでいないために、良い文章の携帯を知りませんし、言葉の意味や相手の心を想像する経験も少ないのです。
文章が下手だとビジネスチャンスを失う
今の会社員は、どんな種別の仕事に就いたとしても、メールや資料作成などの文章を作成する文章作成の仕事は必ずあります。2020年から2022年にはコロナ禍の影響もあり、仕事の中で文字を書く場面が何の方にも増えているはずです。
それまでは、文章は書けるほうがいいと思われていたと思いますが、今では社内の報告・連絡・相談までもメッセージやチャットなどを使い、社外も社内もコミュニケーションは、言葉から文章に代わっています。
つまり「文章が下手なので・・・」と言っていると、仕事のチャンスを失うことも増えるはずです。営業系の仕事でも、内勤の仕事であっても、同じです。評価してもらえるチャンスを無くしてしまう可能性があるということです。
文章が下手な人は相手をイライラさせる
これまでに本を読んで来なかったとしても、社会人になれば一気に文章を書く機会が増えます。社内の業務連絡や指示や報告など、現代においては、いちいち電話で連絡するよりも、メールやLINEで文章を書いて連絡・指示・報告を行います。
しかし文章が下手な人は、相手（上司や部下や取引先・顧客など）をイライラさせます。相手の専門レベルに合わせた言葉選びをして文章を書いていないと、相手から稚拙で残念な担当者と思われてしまいます。相手をイライラさせる可能性があります。
また文章が下手な人は、文法や表現が不正確であったり、文章構成が整理されていないことも相手をイライラさせる原因となっています。
メールやLINEの文章が下手な人は要注意
社会人になると、メールやLINEでコミュニケーションをとる機会が増えるのは前述のとおりです。特にSNSを日常的に使っている方は、仕事でメールやLINEを使う場合には、マナーやルールを使い分ける必要があります。
メールやLINEを仕事に使う場合のマナーやルールは、仕事の結果に直結します。相手に失礼のないように配慮して、伝えたい事がわかりやすく伝わるように文章を書く必要があります。
伝えたいことをわかりやすく書くためには、伝える目的を明確にして、敬語に配慮し正確な情報を調べて、説明不足で相手に負担をかけてしまわないように文章を書く必要があります。
webライターで文章が下手な人は相手への配慮が不足している
専業や副業でwebライターの仕事をしている人は増えています。webライターで文章が下手な人は自分が書きたいことを書いている傾向があります。
webライターはクライアント（企業や個人）からの発注条件に合わせて文章を書かねばなりません。仮に自分が得意とするジャンルやテーマであっても、個人的に書きたいことを書いていたのでは、読者の知りたいニーズを満たすことはできません。ネット検索で物事を調べるユーザーには、なるべく早い段階でわかり易い表現で、知らせる必要があります。
個人でブログを立ち上げて記事作成をしているライターも同じことがいえます。検索ユーザーは同じです。検索ユーザーが知りたいことを取り上げて、相手が知りたいと思ってたことについて、分かりやすく文章化をするのです。
文章が下手という言い方の意味
文章が下手という言い方には、いくつかの意味合いがあります。
- 文章の構成が悪い
- 文章の文法が間違っている
- 文章が読みにくい
- 文章が面白くない
- 文章が説得力がない
文章が下手と言われた場合は、自分の文章を客観的に分析し、どの部分が問題なのかを理解することが大切です。そして、問題点を改善するために、文章の書き方の練習をしたり、文章の添削を受けたりするなどの努力をしましょう。
また、文章が下手と言われたとしても、落ち込む必要はありません。誰でも、最初から文章がうまく書ける人ばかりではありません。練習を積み重ねることで、文章のスキルは向上します。
文章を書く上で大切なのは、自分の伝えたいことを、わかりやすく、簡潔に伝えることです。また、文章を書くときは、自分の視点や考えを、客観的に表現するように心がけましょう。
文章が下手な人の誤解
社内の報告書や稟議書、あるいは顧客や取引先に送るメール文など、会社員は職位が上がるほどに、文章を書く機会が増えます。文章を書けなければ、リーダーや管理職などに出世することはできないでしょう。
文章を書くのが下手な人は、読書をしていないために、仕事で書く文章にも「文才」が必要なのだと思い込んでいるのかもしれません。しかし、ビジネス文章に「文才」は必要ありません。
文章が下手な人は「感動」「面白さ」を盛り込もうとして失敗します
文才が必要とされるのは、小説家などの作家業の人たちでしょう。文章によって、人の心に感動を与えたり、面白さを提供してくれます。作家業のように、文章を書くことで、直接的に収入に結びつく仕事をしている方々には、文才が必要だと思います。
しかし、ビジネスマンが仕事で使う文章には、感動も面白さも必要ありません。上司や取引先担当者を感動させても、仕事になりません。
文章が書けないという人は、立派な文章を書こうとか、感動させるには・・・とか、気負いすぎです。
文章が下手な人は敬語を適正に使えません
ビジネス文には、相手との関係性によって、敬語を使い分ける必要はあります。敬語は、今や一昔前と違い5分類もあります。相手との関係性によって、尊敬語や謙譲語などを最適に使い分ける必要があります。しかし、単にマナーの問題であって、文才は関係ありません。
敬語として正しい言葉遣いは必要ですが、無題に丁寧すぎる修飾語は、「この人は敬語の使い方を知らないのだな」と相手にバレてしまい、かわいそうな人になってしまいます。
ビジネス文章を書くのに必要なことは2つ
ビジネス文章を書くのに必要なのは、文才ではなく、もっとシンプルなものです。必要な要素は2つです。
一つは、文章として書いた内容の情報に間違いがないこと・正確であることです。もう一つは、読んだ相手がわかりやすいと感じることです。これが良い文章の条件です。
良いビジネス文章に必要なのは「情報に間違いがないこと」
文章を書くのが下手な人は、早く終わらせたいという意識が強いためなのか、書こうとする内容についての情報把握が甘い場合があります。そのため、文章表現も曖昧になってしまいます。
ビジネスで使う文章では、情報は推測や憶測ではなく、正確である必要があります。曖昧な情報では、仕事に関する判断や決定ができないからです。数的な表現が可能なものは、なるべく数字で表記します。
良い文章に必要なのは「わかりやすいこと」「理解しやすいこと」
次に必要なことは、文章を読んだ人がわかりやすいと感じることです。わかりやすい・理解しやすいと感じるには、使われている言葉が専門的すぎないことと、文章の構成が重要なポイントになります。
文章の構成とは、文章の流れ・順番です。わかりやすい順番に文章がつながっていくと、わかりやすく感じるものです。
文章の順番に関しては、さらに小説の流れのように「起ー承ー転ー結」ではなく、まず結論から始めると読み手は、何の話が始まるのかがわかるので、理解しやすくなります。
小説のように、最後まで読まないと結果がどうなるのかがわからない文章の書き方をすると、「結局何を言いたいのだ」となってしまいます。そもそも、相手が積極的に読みたいと思う前提があれば、最後まで読むかもしれませんが、営業系のメールであれば、最初の数行を読んだ時点で、わかりにくいと感じると、そこで読むことをやめてしまう可能性もあります。
文章が下手な人の特徴
文章を書くのが下手な人は以下のような特徴があります。身に覚えがある点があれば改善してみてください。
文章を書くのが下手な人は文章の組み立てが下手
文章を書くのが下手な人は、組み立てが下手ということがいえます。つまり文章の構成がわかりにくいということです。
全体として何を書きたいの文章なのかを決めます。例えば、何か商品を顧客にすすめる文章なのか、取引先に取引内容についての商談をしたいのか、等々です。
全体の目的が決まったら、付箋に文章に書くべきことを見出しのようにメモして書き出します。
次にわかりやすい構成に、並べていきます。一般例で紹介しますと、「結論（問題提起）ー理由（あるいは状況説明）ー根拠」という鉄板の構成があります。
文章の書き出しは、一般的に挨拶から始まります。次に結論です。例えば、「本日は○○○の□□□の件でお伝えしたいことがあります。」などです。
取引先への相談等のメールならば、先に考えた見出しのメモはそのまま活かせるかもしれません。しかし顧客への商談メールの場合は、文章の構成を考える手順として使えますが、見出しとして書き出した商談メモは削除することをお忘れなく。
文章を書くのが下手な人は思いつくままに書いてしまう
文章の組み立てができていないために、思いつくままに書いてしまう傾向もあります。その結果、同じような内容が重複してしまったり、内容が分散してしまったり、途中で行き詰まって手が止まってしまったりするのです。
文章を書くのが下手な人は、先に書くべき内容を見出しとして決めることをお勧めします。見出しを決めたら、わかりやすく順番を変えてください。その後は、文章をその見出しに沿って書き並べていきます。紹介したように、見出しから考える方法を文章構成を作ると言います。
文章を書くことにだんだんと熟練してくると、頭の中で文章構成を考えられるようになる人もいます。ただ紹介した方法では、先に全体の流れ（構成）を作ってから、書いていきますので、文章を書いている時間も、全体として短くなっていきますし、頭の中だけで構成を考えていると、同じことを2回書いていたりなどのミスがなくなります。
文章が下手な人は書くべき内容についての下調べが不足
文章を書くのが下手な人の特徴には、書くべき内容についての下調べが不足している事があります。
十分に調べていないために、書いてる途中で書く作業に行き詰まってしまったり、書いてる途中で間違った情報であることに気づいて調べ直すことも起きてしまいます。
その結果、文章を書く時間をロスしてしまいます。
ライターでも文章を書くのが下手な人は書いた後で校正をしていない
文章を書くことを仕事としている人を一般的にライターといいます。ただしライターの腕前には、初心者からベテランさんまで非常に幅が広いです。昨今は、文章を書くのが好きという方がフリーランスとして登録をして、Webライティングの仕事を請け負う方も少なくありません。
中には、ほとんど訓練をせずに趣味の延長としてライターの仕事をしている方も少なくありません。そういう方の文章は取材も不足していますが、記事を書いた後の校正もせずに納品しているようです。良い文章を書くために最後にする事は、少し時間を置いて読み返す事です。
文章を書くのが苦手な人は、自分で自分の文章を校正することが甘い場合が多いです。やっと書き終えたことの喜びの方が多いのかもしれません。
誤字・脱字を調べることは、文章校正ツールでもできますので、しておいたほうが良いです。
まとめ
古くは、文章が下手なのは、人の個性の一つくらいに思われていたように思います。ですから「文章が下手」と言っていたように思いますが、今ではスマホは通話のためではなく、テキストメッセージとネットを調べるツール（パソコン）になりました。
仕事で文章を書くのは、誰にでも必要なことになったのです。文章を書くのに必要なことは、書くべき正確な情報を調べることと、文章を構成の流れを考えてわかりやすくすることです。
誰でも練習すればできます。
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