わかりやすい文章を書く人が注意しているコツ

わかりやすい文章を書く人

社会人になると、仕事で社内から社外まで、いろいろな文章を書きます。文章を書くのがうまいか下手なのかは、評価や信頼性を左右して給料にも影響します。文章を書くのがうまい人の文章は、相手にとって読みやすくわかりやすく書かれています。

当記事ではわかりやすい文章を書く人に注目しました。分かりやすい文章の特徴はどんなものか、わかりやすい文章を書く人が注意しているコツはどんなものか、深掘りし紹介いたします。

目次

わかりやすい文章を書く人が注意しているコツ

わかりやすい文章を書く人1

わかりやすい文章には一定の特徴があります。

わかりやすい文章を書く人は、その文章の特徴を踏まえて、文章を書いていく時に外形的に整えるために注意しているコツがあります。

わかりやすい文章の特徴と書く時に注意する10のコツについて紹介いたします。

わかりやすい文章の特徴

わかりやすい文章とは、外形的には一文の文字数や書かれている内容の順番などで決まります。

ただし分かりやすいかどうかの判断は、読み手のものです。基準は読み手が理解しやすい言葉遣いや表現にあります。読み手の心を想像し、配慮した文章作成がされていると、面識がなくとも信頼関係を構築できます。

一文が40〜60文字程度で書かれている(長すぎると読みにくい)

文章全体のボリュームも長すぎると分かりにくくなってしまいます。

同様に文章一つに注目しても、句点「。」までを40文字から60文字ほどで書かれているのが読みやすい長さとされています。

接続詞を使って文章を長くするのは、注意が必要です。その文章が次の文章とつながっていることに、どれくらいの意味があるのかです。

構成が分かりやすい順番で書かれている

わかりやすい文章は、文章構成がわかりやすい順番で書かれています。逆に分かりにくいとされるのは、小説のように「起ー承ー転ー結」の構成で書かれたものです。

起承転結の構成で書かれている文章は、最後まで読まないと何を言いたい文章なのかが分かりません。小説の場合は、そこが面白いところです。しかしビジネス文章では、最後まで読まないとわからない文章構成は馴染みません。

最初に結論から書かれているので、論理的でわかりやすい

ビジネスの場面では、論理的に書かれている文章のほうが好まれます。

最初に主張や結論が提示され、次に主張内容の説明や、結論につながる理由や裏付けが書かれている順番が論理的でわかり易い文章とされます。

読み手の専門度合いに合わせたように言葉や単語が選ばれている

文章が読みやすいか分かりやすいかを決めるのは書き手ではなく、読み手(相手)です。

書き手が読みやすいはずと考えても、一般ユーザーが営業マンから受け取る手紙やメール文章が専門用語だらけであれば、一般ユーザーの専門レベルが高くない場合には、難しくて読みにくい文章になります。

また、相手が取引先企業の担当者で、書き手と同レベルの専門家の場合に、専門用語を使わずに噛み砕いた表現で書かれていても、読みにくい文章になります。専門用語で簡単に説明できるのに、回りくどい文章だということになります。

わかりやすい文章とは、読み手の専門度合い・理解度に合わせて、言葉遣いや表現が最適化されている文章なのです。ですから、相手に対して想像力を働かせて、わかりやすさが追求されています。

文章を書くのが苦手な人もわかりやすい文章を書く人のやり方を真似てみれば

文章を書くのを苦手としている人は準備不足の人が多いです。準備不足なのに、いきなり書き始めようとして挫折してしまうのです。下記の記事を参考にして、準備をしてみると案外書きやすくなります。

また、わかりやすい人が文章を書いてるやり方(注意してるコツ)を真似してみるのもおすすめです。

わかりやすい文章を書く人が注意している10のコツ

現代は、社内の連絡・報告や、社外との商談やコミュニケーションなど、メールを中心として、文章を書く事が非常に増えています。わかりやすい文章を書ける事が、仕事上の大きなアドバンテージになることは間違いありません。

わかりやすい文章を書く人のコツにヒントを感じたら、必ず実践することです。そして人間は、復習をしない限り1日経てば覚えたことは、7割以上忘れてしまいます。実践すること・ノートに書くこと・再読する事が、復習することになり、脳に定着していきます。

以下、わかりやすい文章を書く人が普段文章作成で注意をしている10のコツについて紹介しています。

わかりやすい文章を書く人が注意している10のコツ

1)難しい漢字と言葉は、原則使わない

2)ひらがなを多用し、漢字は3〜4割に抑える。

3)言葉や単語の表記を統一している

4)句読点をちょうどよく使う。平仮名が続く部分では「、」を入れないと意味が変わってしまう場合がある

5)文章が読みやすくなるように区切りを入れる

6)接続詞の使い過ぎに注意する。長すぎの文章はNG

7)主語と述語の間が離れすぎると、一読して意味がわからなくなる場合がある

8)文章を書く基本は敬語になります。間違った敬語は非常にマイナスになる。

9)文章校正をして、誤字脱字のチェックをする

10)文章が完成したら、最初から通読して、文章の流れが悪い部分などがないか、点検し修正する。

わかりやすい文章を書く人は難しい漢字や言葉を使わない

相手が専門家でない場合、専門用語を使えば内容をきちんと読んでくれる確率は下がります。読みにくいわかりにくい文章になってしまうからです。また難しい漢字や慣用句なども相手によっては、読まれにくくなるだけです。相手が専門家でない場合は、なるべく平易な表現を意識することです。

わかりやすい文章を書く人はひらがな7割の法則を意識してる

文章の読みやすさから、一般的に漢字3割・ひらがな7割という法則があるとされています。ひらがながずいぶん多いと感じるかもしれません。しかし新聞などの媒体でもこの法則で書かれています。

専門性が高い言葉や表現をする事がいい文章ではありません。いい文章とは相手が読みやすくわかりやすいと感じてくれる文章です。これが基準になるのです。

わかりやすい文章は表記ゆれがなく統一されている

同音同義の単語の表記は、原則統一する事が読みやすい文章の基準の一つです。カタカナの横棒の有無や、数字や英字の半角全角、送り仮名など、日本語には同音同義がたくさんあります。一つの文章の中で統一されていないと読み手には違和感として残り、意識がそちらへ向いてしまいます。

ひらがなが続く部分では、読点「、」を挟んで読みやすくする

句読点は、文章の中で意味の区切りを明確にするために使うものです。句点「。」と読点「、」があります。

句点「。」は一文の意味の区切り(文末)を示すものです。読点「、」は意味の変わり目を明確にするものです。あまり頻繁に使うと、流れが悪くなります。しかし、ひらがなが続く部分では、読点「、」がないと意味がつかめなくなり、戻り読みせざるを得なくなります。

わかりやすい文章は意味の変わり目を改行や段落を入れて読みやすく

冒頭で紹介したように読みやすい一文の文字数は40文字から60文字とされています。ここで気になるのは、改行したほうが良いのかどうかです。一般的に改行のタイミングは、場面や主張が変わる部分です。

また文章のかたまりとして分けることで読みやすくする場合は、段落を入れます。文章の種類によっては見出しを挟むことでより明確にします。

読み手は段落や見出しによって非常に読みやすくなります。

わかりやすい文章では、むやみに接続詞を使わない

「〜ですが、」などという形で、接続詞を多用するクセがある人がいます。自分で読み返してみるとわかります。多用されている文章は意味が理解しくくなっています。

「〜ですが、」などと書くと、文章はその時点ではまだ完了しておらず後ろの文へ意味がつながります。意味が繋がる必要があるのかを、吟味する必要があります。文章が完了していないということは、前の部分の主語か述語が、後ろの部分へ繋がることになります。繋がる必然性がないのであれば、使わないことです。

わかりやすい文章を書くには主語と述語の間を開けすぎない

例えば、英語だと「誰が」「何をする」から文章がつながっていきます。しかし日本語の場合、最初に「誰が」という主語があり、「何をする」という述語が文章の最後に来ます。

主語の位置と述語の位置が離れすぎますと、意味がわかりにくい文章になる可能性が高いです。

わかりやすい文章は敬語の使い方に注意している

社会人としてビジネス上で発信する文章は、相手が目上であっても目下であっても、原則敬語で書くものです。

敬語は、尊敬語・謙譲語・丁寧語の3つに分かれますので相手によって使い分けるのです。

相手が社外の人や社内の目上の方であれば、尊敬語がベースになります。書き手が自分に関することや、自分側(会社や自社社員)に関することでは、謙譲語を使います。

また相手が社内の目下の場合は丁寧語を使うのが基本です。自分の部下に対して、丁寧語(敬語)を使うことに違和感を感じる人もいるかもしれません。しかし業務上であれば、それが基本です。仕事を離れた場面であれば、砕けた話し方で、人間関係の距離感を近づけるという意味もあるかもしれません。しかし仕事の場では、丁寧語が基本です。

わかりやすい文章は文章校正のオンラインツールでチェック

一通り描き終えた段階で、誤字脱字のチェックをします。自分の目視チェックも必要ですが、同僚や上司にも見てもらうのが良いです。見てもらえる状況がなければ、文章校正のオンラインツールでチェックすることです。

せっかく良い文章が書けても、誤字脱字があるだけで文章の評価が下がります。

無料のオンラインツールで代表的なのは、「日本語校正サポート」と「Enno」です。

また、Googleクロムを使っている方なら、拡張機能に追加すると文章校正と表記ゆれのチェックも可能です。

日本語変換でATOKを使う方なら、文字変換と校正ツールを月額500円(ATOK passportプレミアム)で利用する事ができます。

わかりやすい文章を書く人は文章作成が完了したら必ず通読し修正(追加と削除)

誤字脱字のチェックも済んだ段階で、最初から通読してみます。文章内容の流れがスムーズなのか、理解しやすいのかをチェックするのです。

流れがスムーズでないなら、文章の追加が必要かもしれません。また、相手に伝えたい事がわかりやすいのかも点検します。あらためて通読した結果、伝えたいことやわかりやすさに、障害となる文章を見つける事があります。そんな時には、わかりやすさを優先して削ります。

せっかく書いた文章を削るのは、時間をかけたのにもったいないと感じるかもしれません。しかし伝えたいことに対して、障害となるなら、それは余分な情報ですので削ります。

まとめ

わかりやすい文章は自分が思うものではなく相手が感じることです。

ただ一般的にわかりやすいとされる文章には特徴があります。その特徴を意識すればわかりやすい文章が書けるようになる可能性があります。

そして、わかりやすい文章を書く人が注意しているコツを身につける事ができれば、可能性はさらに高くなります。

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