なぜ文章校正ツールで誤字脱字を直す必要があるのでしょうか。文章を書いている最中も注意しながら書いているはずです。
実はたとえ慎重に書いたはずの文章であっても、文章校正ツールを使って誤字脱字のチェックをしておくべきなのです。文章校正ツールを使って誤字脱字を修正する必要があるのは、自分の文章に対する信頼度を下げないために、必須のことです。
実は文章の中に誤字脱字があると、私たちは文章そのものに対する信頼度を下げてしまう傾向があります。文章を読んでいる途中まで内容について信頼していたはずなのに、誤字脱字があると文章そのものに対しての信頼度レベルが下がってしまいます。
逆に言えば、誤字脱字のない文章を書き続けているだけで、文章作成に関して信頼度を上げることができるのです。ですので、文章が完成したら必ず発信や提出をする前に、校正ツールでチェックを行うことで、自分を守ることに繋がるのです。
文章校正ツールで文章品質を向上｜賢い使い方も紹介
社内の報告のための文書・企画や提案に関する文書や顧客へのメール文書まで、個人差はありますが、社会人は毎日様々な文章を書いているはずです。
文章作成には熱心な人が多いですが、書き終えたら文章の校正はしているでしょうか。文章校正は、最終的に完成した文章の誤字脱字のチェックをして不備を修正することです。
当記事では、文章の「校正ツール」について紹介いたします。
文章校正ツールの重要性と使い方
まず文章校正ツールの重要性や使い方について解説します。
文章校正ツールの概要とメリット
文章校正ツールは、文章の誤字脱字や文法ミス、表記揺れなどを自動的に検出して修正や提案を行うツールです。以下に文章校正ツールの概要と主なメリットを説明します。
概要:
・文章校正ツールは、AI技術や自然言語処理を活用して、文章の品質向上を支援するツールです。
・多くのツールはオンライン上で利用でき、テキスト入力やファイルのアップロードによって文章の校正が可能です。
・校正ツールは、誤字脱字の検出や修正、文法ミスや表現の改善提案、文章の統一性の確保などの機能を備えています。
・一部のツールでは、特定の分野や文体に特化した校正機能や辞書、表現ルールのカスタマイズも可能です。
メリット:
1）誤字脱字や文法ミスの検出と修正: 文章校正ツールは、スペルチェックや文法チェックを自動的に行い、見落としがちな誤りを検出します。これにより、プロフェッショナルな文章作成が容易になります。
2）表現の改善提案: 校正ツールは、より正確かつ魅力的な表現の提案を行います。適切な表現や文法的な修正案を提供することで、文章のクオリティを向上させることができます。
3）文章の統一性の確保: 校正ツールは、文章内の表記揺れや文体の統一性にも注目します。統一された文章は読みやすく、ブランドや企業のイメージにも一貫性を持たせることができます。
4）時間と労力の節約: 手動で文章を校正する作業に比べて、校正ツールの利用は効率的です。ツールが自動的に誤りを検出・修正するため、時間と労力を節約できます。
5）学習と成長の機会: 文章校正ツールを使用することで、自身の文章力や表現力を向上させる機会を得ることができます。ツールが提供する修正や提案に着目し、それを学びながら自身のスキルを磨くことができます。
文章校正のポイントと注意事項
校正作業を行う際のポイントと注意事項について説明します。
ポイント:
1）誤字脱字のチェック: 文章中の誤字脱字を見逃さないように注意しましょう。特に、自動修正されないような文脈上の意図とは異なる誤った単語が含まれていないかを確認します。
2）文法の確認: 文章の文法ミスや不適切な表現を見つけるために文法ルールに沿ってチェックしましょう。主語と述語の一致、時制の統一、冠詞の使用などに注目します。
3）文章の流れと論理性: 文章の内容が読みやすく、論理的に組み立てられているかを確認します。段落の適切な区切りや文章の順序、結びつきなどをチェックしましょう。
4）表現の多様性と鮮度: 同じ表現や言葉の繰り返しを避け、文章にバリエーションと鮮度を持たせるように心がけましょう。類義語の活用や表現の幅を広げることで、読み手にとってより魅力的な文章になります。
注意事項:
1）ツールの絶対的な信頼性ではない: 文章校正ツールは便利なツールですが、完全な正確性を保証するものではありません。ツールの提案や修正案を確認する際には、常に自身の判断と批評的な目を持ちましょう。
2）文章のコンテキストを考慮する: ツールが提案する修正や表現の改善案は、文脈や目的によって適切でない場合もあります。文書の特定のニュアンスや文体に合わせて、ツールの提案を柔軟に評価しましょう。
3）最終確認の重要性: 文章校正ツールを利用した後でも、最終的な目視確認を行うことが重要です。ツールが見落とした誤りや特定の文脈での不適切な表現をチェックするため、目視確認は欠かせません。
4）継続的な学習と成長: 文章校正は単なるツールの利用だけでなく、自身の文章力の向上にも繋がります。校正作業を通じて自身の文法や表現力について学び、成長していく意識を持ちましょう。
校正ツールの賢い使い方のコツ
校正ツールを賢く使うためのコツをいくつかご紹介します。
1）複数のツールを併用する: 単一の校正ツールではすべての文法ミスや表現の改善案を網羅することは難しい場合があります。複数のツールを組み合わせて使用することで、より広範なチェックが可能となります。さまざまなツールを試して、それぞれの強みを活かしましょう。
2）表記ルールを事前に登録する: 自身や組織の表記ルールやスタイルガイドに従って校正を行いたい場合、校正ツールにそれらのルールを事前に登録しておくと効果的です。ツールは登録されたルールに基づいてチェックし、指摘や修正案を提案してくれます。
3）目視で最終確認を行う: 校正ツールは便利な補助ツールですが、完璧ではありません。最終的に目視で文章を確認することは重要です。ツールが見逃した誤りや文脈によって不適切な表現を見つけるため、最終確認を怠らないようにしましょう。
4）ツールの設定やカスタマイズを活用する: 校正ツールには設定やカスタマイズ機能が備わっていることがあります。自身のニーズや好みに合わせてツールの設定を調整し、より効果的な校正作業を行いましょう。例えば、特定の文法ルールを無視する設定や、特定の表現パターンを自動修正する設定などが可能です。
5）ツールのフィードバック機能を活用する: 校正ツールにはフィードバック機能が付いていることがあります。ツールが提案する修正案に対して自身の判断やコメントをフィードバックすることで、ツールの学習や改善に貢献することができます。
無料で使える文章校正ツールのおすすめ
文章構成ツールのおすすめを紹介します。
オンラインで接続して利用するウエブサイト型とパソコンにアプリケーションをインストールして利用するアプリ型です。無料で利用できるツールが複数あります。いざという時のために、チェックしておきましょう。
PRUV（プルーフ）の特徴と使い方
PRUV（プルーフ）は、文章校正ツールの一つで、以下の特徴を持っています。
1）高度な校正機能: PRUVは、文法ミスや誤用だけでなく、表現の改善や言い回しの提案など、幅広い校正機能を備えています。より正確かつ自然な文章にするための指摘が可能です。
2）カスタマイズ可能: PRUVでは、ユーザーが独自の校正ルールを設定できます。特定の表現や用語の使用を制限したり、独自の文体やスタイルに沿った校正を行うことができます。
3）文章の統一性: PRUVは、文章全体の統一感を重視して校正を行います。文体や表現の一貫性を確保するために、指摘や修正案を提案します。
4）高速な処理: PRUVは高速な処理速度を持ち、大量の文章を素早く校正することができます。短時間で効率的に校正作業を進めることができます。
PRUVの使い方は以下の通りです。
1）テキストの入力: PRUVのWebサイトにアクセスし、校正したいテキストを入力します。または、ファイルをアップロードすることもできます。
2）校正の実行: 入力したテキストを校正ボタンで処理します。PRUVは文章を解析し、文法ミスや表現の改善点を指摘します。
3）指摘の確認: PRUVが指摘した箇所を確認し、修正が必要な部分を確認します。校正の提案に従って修正を行うことができます。
4）カスタマイズの適用: PRUVでは、独自の校正ルールを設定することができます。特定の用語や表現の制限、文体の統一など、自身の要件に合わせた校正を行うための設定を行います。
5）最終確認と修正: PRUVの指摘をもとに、文章全体の統一性やスタイルの改善に取り組みます。最終的な修正を行って、よりクオリティの高い文章を完成させることができます。
PRUVは使いやすいインターフェースと高度な校正機能を組み合わせたツールです。自然な文章表現や統一感を重視したい場合におすすめです。
ENNO（エンノ）の特徴と使い方
ENNO（エンノ）は、文章校正ツールの一つであり、以下の特徴を持っています。
1）シンプルかつ使いやすいインターフェース: ENNOは直感的な操作性を提供しており、初心者でも簡単に利用することができます。ユーザーフレンドリーなデザインと使いやすさが特徴です。
2）文法ミスや誤用の修正: ENNOは、文法ミスや誤用を素早く検出し、指摘してくれます。誤った表現や文法的なエラーを見逃すことなく修正することができます。
3）自然な言い回しの提案: ENNOは、文章をより自然な表現に改善するための提案も行います。より読みやすく、流れのある文章にするためのサポートをしてくれます。
4）実用的な機能: ENNOには、日本語の敬語チェックや用語統一チェック、表記揺れの修正など、実用的な機能も備わっています。特定のルールやスタイルに従った校正を行いたい場合に役立ちます。
ENNOの使い方は以下の通りです。ただ文章校正ツールの使い方は多くのツールは共通しています。
1）テキストの入力: ENNOのWebサイトにアクセスし、校正したいテキストを入力します。または、ファイルをアップロードすることもできます。
2）校正の実行: 入力したテキストを校正ボタンで処理します。ENNOは文法ミスや誤用を検出し、修正案を提案してくれます。
3）指摘の確認: ENNOが指摘した箇所を確認し、修正が必要な部分を確認します。校正の提案に従って修正を行うことができます。
4）自然な表現の改善: ENNOは、より自然な表現に改善するための提案も行います。提案を確認し、必要に応じて修正を加えることで、読みやすく魅力的な文章に仕上げることができます。
5）その他の機能の活用: ENNOには、敬語チェックや用語統一チェック、表記揺れの修正など、さまざまな機能があります。必要に応じてこれらの機能を活用して、より正確で統一感のある文章を作成することができます。
文章校正ツール｜文章校正サイトにアクセスして使う
こちらは名前の通り、文章校正ツールで利用できるサイトです。最大文字数最大文字数1万文字まで対応可能です。Yahooのテキスト解析WebAPIを利用してます。
Tomarigi｜アプリをインストールして使います
青山学院大学の日本語評げ方開発プロジェクトのページからアプリをダウンロードして使います。（Windowsのみ）
20以上の細かいチェックが可能です。
日本語文章校正をサポート｜サイトにアクセスして使う
こちらもYahooのAPIを利用したサイトです。最大文字数1万文字まで対応可能です。シンプルで使いやすいです。
日本語文章校正サービス｜サイトにアクセスして使います
名前も似ており、機能的にもほぼ同等です。
リライトマーカー｜サイトにアクセスして使います
注意語句がハイライト表示されます。マーカー色の変更などが可能です。Yahoo APIを利用してないため、転送などのリスクはありません。明確な文字数上限が表示されていませんが、長文処理は処理落ちすると注意書きがあります。
上記の無料サービスの他に、有料の文章校正サービスがあります。無料の校正サービスでもある程度のチェックは可能ですが、文章校正の精度は100％ではありません。
文章校正をwordで行う方法
文章作成にWordを使っている方なら、Word（ワード）のアプリの機能でも文章校正ができます。
Wordの文章校正のやり方の設定は以下の通りです。
1）校正したい文章を表示させている状態でWordの上部メニューから「校閲」をクリックする
2）上部に表示アイコンから「スペルチェックと文章校正」をクリックする
3）スペルチェックの設定画面から文章校正のチェック内容を調整できる
wordの文章校正ができない場合
wordで校正（校閲）の設定をしたのに、スペルチェックがうまく機能しないケースがあります。その場合次のようなケースが考えられますので、確認をしてみてください。
・校正ツールがインストールされていない
・アドインが無効になっている
・「スペルチェックと文章校正を行わない」がオンになっている
校正ツールがインストールされていない場合は、WindowsのバージョンとOfficeのEditionに合わせて、校正ツールをインストールする必要があります。インストール時に、「校正ツール」＞「マイコンピュータから全て実行」を選択します。
使っている言語のアドイン（日本語ならJA-JP）が無効になっているなら、有効にしてください。また、スペルチェックを行わないがオンになっているなら、コンテンツ全体を選択＞校閲＞言語＞校正言語の設定を選択します。スペルチェックと文章構成を行わないのチェックをオフにし、言語ダイアログから規定に設定を選択します。
excelでも文章校正ができるのか
実はexcelにもwordと同様に校閲機能（スペルチェック）がついています。ただ残念ながら標準のままでは日本語には対応をしていません。
日本語のスペルチェックを行うことができるようにするには、アドイン「SPEGRA Checker」をダウンロードする必要があります。ダウンロードをしたのちに、ブロック解除を行いアドイン設定をすることで、可能になります。
ただし多くの文章校正ツールやアプリと比較すると、校正のレベルは高くありません。タイプミスについてのチェックはされますが、誤変換についてはチェックされにくいなど、不十分な点があります。
文章校正をaiが行ってくれるShodo
無料のツールでは不安があるという方には、aiが文章構成をしてくれる有料サービスもあります。無料のお試しも可能です。ただし未公開の文章は入力しないでください。14日間無料お試しがおすすめです。
有料サービスで申し込むかどうかは、まずお試しで体験してみると良いです。仕事上で文章作成の頻度が多い方には、お勧めです。自分が書いた文章の信頼度レベルが上がることは、評価や成果に直結することになります。
文章を書く機会が多い人は、信頼度を上げるための投資と考えれば、有益です。
文章校正をしないと文章の品質ダウンと信頼度もダウン
今や営業は顧客と直接面談せずに、メールで商談を進める時代です。時代の変化はコロナ禍の影響で加速しましたが、コロナ禍が過ぎ去っても今のスタイルは変わらないでしょう。
エンドユーザーを顧客とする営業でもメール商談は増えていますが、BtoBの営業であれば、尚のことです。
当記事で紹介した文章校正は必ずやっておくべきことです。メールの文章の書き方がクレームやトラブルの原因になることは以前から起きています。会社のルールとして社外へ発信するメールは、上司のチェックやオンラインツールのチェックをするなど、それぞれの会社で苦心しています。
まだそういう経験がない方も、特に社外に文章を発信する際には、ルールに従った文章の書き方をすることです。トラブルやクレームに発展すると、仕事の成果どころではなくなり、損害賠償責任へと発展してしまうこともあるのです。
まとめ
文章を受け取った側は、文章の表現などから、「シッカリした人」「信頼できそうな人」「この人、大丈夫かな？」「他の会社にした方が良さそうだ」などと考えるものです。
中でも後悔をしてもしきれないのは、誤字脱字を見落としてしまうことです。どんなに立派な内容が書かれていても、誤字脱字が多いと、稚拙な感じが残り不安を感じてしまうものです。
文章を作成したら、最後に文章校正のチェックは必ず行うことです。
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