文章が完成したら校正ツールでチェックしてリスク回避

文章 校正

自分が書いた文章を発信した後で読んだときに、誤字脱字を発見した経験はありませんか。

本来なら、発信する前に校正チェックをすべきなのです。つい忘れてしまったときなどに、やってしまうことです。

見つけたときは、「恥ずかしい」と感じるかも知れません。しかし相手が社外の場合は、「恥ずかしい」だけでは済まないです。信頼を落としてしまう可能性が大です。

ですので、文章が完成したら、必ず発信や提出をする前に、校正ツールでチェックを行うのが、自分を守ることにつながります。

目次

文章が完成したら校正ツールでチェックしてリスク回避

社内文書から顧客へのメール文書まで、個人差はありますが、社会人は毎日様々な文章を書いているはずです。

文章作成には熱心な人が多いですが、書き終えたら文章の校正はしているでしょうか。文章校正は、最終的に完成した文章の誤字脱字のチェックをして不備を修正することです。

当記事では、文章の「校正ツール」について紹介いたします。

校正と校閲の違い

「校正」と似ている言葉に「校閲」があります。校閲も校正と同様に、文章をチェックする事です。

ただ校閲の場合は、文章の内容についてのチェックです。誤記はないか、事実関係の間違いはないか、差別表現や不快にさせる部分はないかなどをチェックし訂正します。

校正は、元原稿がある場合は誤植のチェックをします。書き下ろした文章の場合は、誤字脱字チェックが中心です。

特に、社外に発信する文章については、校正チェックも重要ですし、校閲チェックも重要になります。このチェックが甘いことでトラブルが起きる可能性がありますし、実際に起きるとその対応に貴重な時間を取られてしまいます。

社内に発信する文章の場合は、誤字脱字のチェックは、発信する前に自分で行うのが普通です。校正に時間をとり、誤字脱字がないように、正確な文章となるようにする必要があります。校正が不十分だと、誤字脱字があれば、自分の評価は落ちます。

文章が完成したら提出する前にマンパワーで文章校正|やり方を紹介

折角良い文章が完成したのに、誤字脱字があると、文章内容自体の評価が落ち、書き手の信頼度も落ちてしまうことは前述したとおりです。文章校正をするときには、「間違いがあるかも知れない」というよりも「間違いがあるはずだから見つける」というスタンスで向きあう方が良いです。

ヒューマンエラーという言葉があるように、「完璧」のはずなのに、「見落とし」があることはよくあることです。ですので、特に会社の名前で社外に発信する文章については、二重三重の文章チェックを行うのです。

マンパワーで文章校正を行う場合は自分だけの1人チェックでは不十分です。最低でももう一人、社外へ出すのなら3人チェックがおすすめです。

社内に発信する場合や、上司に提出する場合など、必ず発信する前に構成をしましょう。文章校正では次の点に注意してチェックしましょう。

文章校正のやり方

1)文章校正は書き終えてすぐではなく、頭をクールダウンしてから行う方が良いです。直後に行うと、脳の中に文章が残っているため、誤字脱字を認識しにくいのです。休憩をしたり、別の作業をしてからの方が、客観的に文章校正ができます。

2)誤字脱字は必ずあるものとして向き合うことです。また、他人の文章校正をする場合には書き手に対する先入観もよくないです。優秀な人だから間違いはないだろうという先入観があると見落とします。

3)フォントや半角などが不揃いになっていると、読みにくい文章になりますので、そろえます。

4)表現・表記が不揃いになっていないかもチェックします。統一されている方が読みやすい文章になります。

5)句読点の位置の間違いは意外に多いです。日本語は、句読点の位置で、意味が変わりますので、要注意です。

文章の校正ツールはサイトにアクセスするか校正アプリで使うか

社内の誰かに見てもらえる状況があれば、自分自身の文章校正チェックが完了したら見てもらいましょう。もしそれができない場合は、オンラインの文章校正チェックツールを利用することをお勧めします。ツールは2種類あります。

オンラインで接続して利用するWebサイト型とPCにアプリケーションをインストールして利用するアプリ型です。

文章校正ツール|サイトにアクセスして使う

文章校正ツールサイトです。最大文字数最大文字数1万文字まで対応可能です。Yahooのテキスト解析WebAPIを利用してます。

Tomarigi|アプリをインストールして使います

青山学院大学の日本語評げ方開発プロジェクトのページからアプリをダウンロードして使います。(Windowsのみ)

20以上の細かいチェックが可能です。

日本語文章校正をサポート|サイトにアクセスして使う

こちらもYahooのAPIを利用したサイトです。最大文字数1万文字まで対応可能です。シンプルで使いやすいです。

日本語文章校正サービス|サイトにアクセスして使います

リライトマーカー|サイトにアクセスして使います

注意語句がハイライト表示されます。マーカー色の変更などが可能です。Yahoo APIを利用してないため、転送などのリスクはありません。明確な文字数上限が表示されていませんが、長文処理は処理落ちすると注意書きがあります。

上記の無料サービスの他に、有料の文章校正サービスがあります。無料の校正サービスでもある程度のチェックは可能ですが、文章校正の精度は100%ではありません。

文章の校正はwordでも可能

文章作成にWordを使っている方なら、Word(ワード)のアプリの機能でも文章校正ができます。

Wordの文章校正のやり方以下の通りです。

文章校正をWordでする方法

1)校正したい文章を表示させている状態でWordの上部メニューから「校閲」をクリックする
2)上部に表示アイコンから「スペルチェックと文章校正」をクリックする
3)スペルチェックの設定画面から文章校正のチェック内容を調整できる

文章校正をaiがしてくれるShodo

文章校正をがしてくれます。有料のサービスですが、無料のお試しも可能です。ただし未公開の文章は入力しないでください。14日間無料お試しがおすすめです。

まとめ

文章を受け取った側は、文章の表現などから、「シッカリした人」「信頼できそうな人」「この人、大丈夫かな?」「他の会社にした方が良さそうだ」などと考えるものです。

中でも後悔をしてもしきれないのは、誤字脱字を見落としてしまうことです。どんなに立派な内容が書かれていても、誤字脱字が多いと、稚拙な感じが残り不安を感じてしまうものです。

文章を作成したら、最後に文章校正のチェックは必ず行うことです。

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