文章の校正をしないと評価と信頼を落とすことになるかも

文章 校正

自分が書いた文章を発信した後で読んだときに、誤字脱字を発見した経験はありませんか。

本来なら、発信する前に校正チェックをすべきなのです。つい忘れてしまったときなどに、やってしまうことです。

見つけたときは、「恥ずかしい」と感じるかも知れません。しかし相手が社外の場合、そう簡単ではありません。信頼を落としてしまう可能性が大きいです。

ですので、文章作成を完成させたら、必ず発信や提出をする前に、校正チェックを行うのが、自分を守ることにつながります。

目次

文章の校正をしないと評価と信頼を落とすことになるかも

社内文書から顧客へのメール文書まで、個人差はありますが、社会人は毎日様々な文章を書いているはずです。

文章作成には熱心な人が多いですが、書き終えたら文章の校正はしているでしょうか。文章校正は、最終的に完成した文章の誤字脱字のチェックをして不備を修正することです。

当記事では、「校正」について深掘りし紹介いたします。

文章校正は重要|誤字脱字は評価と信頼を落とす

ネットニュースの記事を見ていると、意外にも誤字脱字を発見してしまい、記事自体の信ぴょう性についても疑問を感じることがあります。文章校正がなされぬうちに公開されたのか、あるいは速報のスピードにこだわり過ぎたのか。

もしかすると企業体質の問題なのか、などと考えてしまいます。

いずれにしても誤字脱字があれば文章の品質は落ちますし、好感度(評価)も落ちますし、信頼度も落ちます。

社会人が仕事で書く文章も、実は同じです。文章を見る相手は上司や同僚なのか、あるいは顧客や取引先なのか、文書によって違いますね。しかし先のネットニュースの事例と同様で、文章に誤字や脱字があれば、信頼度や評価は明確に落ちます。

さらに、文章自体がわかりにくく書かれていると、評価できるポイントを見つける方が難しくなってきます。文章は当然内容が大事ですが、誤字脱字が修正されていない文章を見せられると、未完成の文章を見せられている気持ちになってしまいます。

校正と校閲の違い

「校正」と似ている言葉に「校閲」があります。校閲も校正と同様に、文章をチェックする事です。

ただ校閲の場合は、文章の内容についてのチェックです。誤記はないか、事実関係の間違いはないか、差別表現や不快にさせる部分はないかなどをチェックし訂正します。

校正は、元原稿がある場合は誤植のチェックをします。書き下ろした文章の場合は、誤字脱字チェックが中心です。

特に、社外に発信する文章については、校正チェックも重要ですし、校閲チェックも重要になります。このチェックが甘いことでトラブルが起きる可能性がありますし、実際に起きるとその対応に貴重な時間を取られてしまいます。

社内に発信する文章の場合は、誤字脱字のチェックは、発信する前に自分で行うのが普通です。校正に時間をとり、誤字脱字がないように、正確な文章となるようにする必要があります。校正が不十分だと、誤字脱字があれば、自分の評価は落ちます。

提出する前に文章校正

折角良い文章が完成したのに、誤字脱字があると、文章内容自体の評価が落ち、書き手の信頼度も落ちてしまうことは前述したとおりです。文章校正をするときには、「間違いがあるかも知れない」というよりも「間違いがあるはずだから見つける」というスタンスで向きあう方が良いです。

ヒューマンエラーという言葉があるように、「完璧」のはずなのに、「見落とし」があることはよくあることです。ですので、特に会社の名前で社外に発信する文章については、二重三重の文章チェックを行うのです。

社内に発信する場合や、上司に提出する場合など、必ず発信する前に構成をしましょう。文章校正では次の点に注意してチェックしましょう。

文章校正するポイント

1)文章校正は書き終えてすぐではなく、頭をクールダウンしてから行う方が良いです。直後に行うと、脳の中に文章が残っているため、誤字脱字を認識しにくいのです。休憩をしたり、別の作業をしてからの方が、客観的に文章校正ができます。

2)誤字脱字は必ずあるものとして向き合うことです。また、他人の文章校正をする場合には書き手に対する先入観もよくないです。優秀な人だから間違いはないだろうという先入観があると見落とします。

3)フォントや半角などが不揃いになっていると、読みにくい文章になりますので、そろえます。

4)表現・表記が不揃いになっていないかもチェックします。統一されている方が読みやすい文章になります。

5)句読点の位置の間違いは意外に多いです。日本語は、句読点の位置で、意味が変わりますので、要注意です。

校正は無料のツールでも出来る

社内の誰かに見てもらえる状況があれば、自分自身の文章校正チェックが完了したら見てもらいましょう。もしそれができない場合は、オンラインの文章校正チェックツールを利用することをお勧めします。

2つのサービスは共にYahooテキスト解析APIを使用しているものです。どちらも校正チェックの結果は同じです。

上記の無料サービスの他に、有料の文章校正サービスがあります。無料の校正サービスでもある程度のチェックは可能ですが、文章校正の精度は100%ではありません。

社外に発信することが多いのならば、「文賢」などの有料サービスを活用することをおすすめします。

まとめ

文章を受け取った側は、文章の表現などから、「シッカリした人」「信頼できそうな人」「この人、大丈夫かな?」「他の会社にした方が良さそうだ」などと考えるものです。

中でも後悔をしてもしきれないのは、誤字脱字を見落としてしまうことです。どんなに立派な内容が書かれていても、誤字脱字が多いと、稚拙な感じが残り不安を感じてしまうものです。

文章を作成したら、最後に文章校正のチェックは必ず行うことです。

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