文章校正ツールで文章の信頼度が上がる

文章 校正

なぜ文章校正ツールで誤字脱字を直す必要があるのでしょうか。文章を書いている最中も注意しながら書いているはずです。

実はたとえ慎重に書いたはずの文章であっても、文章校正ツールを使って誤字脱字のチェックをしておくべきなのです。文章校正ツールを使って誤字脱字を修正する必要があるのは、自分の文章に対する信頼度を下げないために、必須のことです。

実は文章の中に誤字脱字があると、私たちは文章そのものに対する信頼度を下げてしまう傾向があります。文章を読んでいる途中まで内容について信頼していたはずなのに、誤字脱字があると文章そのものに対しての信頼度レベルが下がってしまいます。

逆に言えば、誤字脱字のない文章を書き続けているだけで、文章作成に関して信頼度を上げることができるのです。ですので、文章が完成したら必ず発信や提出をする前に、校正ツールでチェックを行うことで、自分を守ることに繋がるのです。

目次

文章校正ツールで文章の信頼度が上がる

社内の報告のための文書・企画や提案に関する文書や顧客へのメール文書まで、個人差はありますが、社会人は毎日様々な文章を書いているはずです。

文章作成には熱心な人が多いですが、書き終えたら文章の校正はしているでしょうか。文章校正は、最終的に完成した文章の誤字脱字のチェックをして不備を修正することです。

当記事では、文章の「校正ツール」について紹介いたします。

校正とは|校閲の違い

「校正」と似ている言葉に「校閲」があります。校閲も校正と同様に、文章をチェックする事です。

ただ校閲の場合は、文章の内容についてのチェックです。誤記はないか、事実関係の間違いはないか、差別表現や不快にさせる部分はないかなどをチェックし訂正します。

校正とは、元原稿がある場合は誤植のチェックをします。書き下ろした文章の場合は、誤字脱字チェックが中心です。

特に、社外に発信する文章については、校正チェックも重要ですし、校閲チェックも重要になります。このチェックが甘いことでトラブルが起きる可能性がありますし、実際に起きるとその対応に貴重な時間を取られてしまいます。

社内に発信する文章の場合は、誤字脱字のチェックは、発信する前に自分で行うのが普通です。校正に時間をとり、誤字脱字がないように、正確な文章となるようにする必要があります。校正が不十分だと、誤字脱字があれば、自分の評価は落ちます。

文章校正のやり方を紹介

せっかく良い文章が完成したのに、誤字脱字があると、文章内容自体の評価が落ち、書き手の信頼度も落ちてしまうことは前述したとおりです。文章校正をするときには、「間違いがあるかもしれない」というよりも「間違いがあるはずだから見つける」というスタンスで向きあう方が良いです。

ヒューマンエラーという言葉があるように、「完璧」のはずなのに、「見落とし」があることはよくあることです。ですので、特に会社の名前で社外に発信する文章については、二重三重の文章チェックを行うのです。

人の目視で文章校正を行う場合は自分だけの1人チェックでは不十分です。最低でももう一人、社外へ出すのなら3人チェックがおすすめです。

社内に発信する場合や、上司に提出する場合など、必ず発信する前に構成をしましょう。文章校正では次の点に注意してチェックしましょう。

文章校正のやり方

1)文章校正は書き終えてすぐではなく、頭をクールダウンしてから行う方が良いです。直後に行うと、脳の中に文章が残っているため、誤字脱字を認識しにくいのです。休憩をしたり、別の作業をしてからの方が、客観的に文章校正ができます。

2)誤字脱字は必ずあるものとして向き合うことです。また、他人の文章校正をする場合には書き手に対する先入観もよくないです。優秀な人だから間違いはないだろうという先入観があると見落とします。

3)フォントや半角などが不揃いになっていると、読みにくい文章としてみられてしまいます。文章の中でそれぞれをそろえます。

4)表現・表記が不揃いになっていないかもチェックします。統一されている方が読みやすい文章として読んでもらえます。

5)句読点の位置の間違いは意外に多いです。日本語は、句読点の位置で、意味が変わりますので、要注意です。

文章校正はツールかアプリを無料で使うのが有効

社内の誰かに見てもらえる状況があれば、自分自身の文章校正チェックが完了したら見てもらいましょう。もしそれができない場合は、オンラインの文章校正チェックツールを利用することをお勧めします。ツールは2種類あります。

オンラインで接続して利用するウエブサイト型とパソコンにアプリケーションをインストールして利用するアプリ型です。無料で利用できるツールが複数あります。いざという時のために、チャックしておきましょう。

文章校正ツール|文章校正サイトにアクセスして使う

こちらは名前の通り、文章校正ツールで利用できるサイトです。最大文字数最大文字数1万文字まで対応可能です。Yahooのテキスト解析WebAPIを利用してます。

Tomarigi|アプリをインストールして使います

青山学院大学の日本語評げ方開発プロジェクトのページからアプリをダウンロードして使います。(Windowsのみ)

20以上の細かいチェックが可能です。

日本語文章校正をサポート|サイトにアクセスして使う

こちらもYahooのAPIを利用したサイトです。最大文字数1万文字まで対応可能です。シンプルで使いやすいです。

日本語文章校正サービス|サイトにアクセスして使います

名前も似ており、機能的にもほぼ同等です。

リライトマーカー|サイトにアクセスして使います

注意語句がハイライト表示されます。マーカー色の変更などが可能です。Yahoo APIを利用してないため、転送などのリスクはありません。明確な文字数上限が表示されていませんが、長文処理は処理落ちすると注意書きがあります。

上記の無料サービスの他に、有料の文章校正サービスがあります。無料の校正サービスでもある程度のチェックは可能ですが、文章校正の精度は100%ではありません。

文章校正をwordで行う方法

文章作成にWordを使っている方なら、Word(ワード)のアプリの機能でも文章校正ができます。

Wordの文章校正のやり方の設定は以下の通りです。

文章校正をWordでする設定方法

1)校正したい文章を表示させている状態でWordの上部メニューから「校閲」をクリックする
2)上部に表示アイコンから「スペルチェックと文章校正」をクリックする
3)スペルチェックの設定画面から文章校正のチェック内容を調整できる

wordの文章校正ができない場合

wordで校正(校閲)の設定をしたのに、スペルチェックがうまく機能しないケースがあります。その場合次のようなケースが考えられますので、確認をしてみてください。

wordの文章構成ができない場合

・校正ツールがインストールされていない

・アドインが無効になっている

・「スペルチェックと文章校正を行わない」がオンになっている

校正ツールがインストールされていない場合は、WindowsのバージョンとOfficeのEditionに合わせて、校正ツールをインストールする必要があります。インストール時に、「校正ツール」>「マイコンピュータから全て実行」を選択します。

使っている言語のアドイン(日本語ならJA-JP)が無効になっているなら、有効にしてください。また、スペルチェックを行わないがオンになっているなら、コンテンツ全体を選択>校閲>言語>校正言語の設定を選択します。スペルチェックと文章構成を行わないのチェックをオフにし、言語ダイアログから規定に設定を選択します。

excelでも文章校正ができるのか

実はexcelにもwordと同様に校閲機能(スペルチェック)がついています。ただ残念ながら標準のままでは日本語には対応をしていません。

日本語のスペルチェックを行うことができるようにするには、アドイン「SPEGRA Checker」をダウンロードする必要があります。ダウンロードをしたのちに、ブロック解除を行いアドイン設定をすることで、可能になります。

ただし多くの文章校正ツールやアプリと比較すると、校正のレベルは高くありません。タイプミスについてのチェックはされますが、誤変換についてはチェックされにくいなど、不十分な点があります。

文章校正をaiが行ってくれるShodo

無料のツールでは不安があるという方には、aiが文章構成をしてくれる有料サービスもあります。無料のお試しも可能です。ただし未公開の文章は入力しないでください。14日間無料お試しがおすすめです。

有料サービスで申し込むかどうかは、まずお試しで体験してみると良いです。仕事上で文章作成の頻度が多い方には、お勧めです。自分が書いた文章の信頼度レベルが上がることは、評価や成果に直結することになります。

文章を書く機会が多い人は、信頼度を上げるための投資と考えれば、有益です。

文章校正をしなかったばかりに信頼度を下げて仕事の成果が吹き飛ぶこともある

今や営業は顧客と直接面談せずに、メールで商談を進める時代です。時代の変化はコロナ禍の影響で加速しましたが、コロナ禍が過ぎ去っても今のスタイルは変わらないでしょう。

エンドユーザーを顧客とする営業でもメール商談は増えていますが、BtoBの営業であれば、尚のことです。

当記事で紹介した文章校正は必ずやっておくべきことです。メールの文章の書き方がクレームやトラブルの原因になることは以前から起きています。会社のルールとして社外へ発信するメールは、上司のチェックやオンラインツールのチェックをするなど、それぞれの会社で苦心しています。

まだそういう経験がない方も、特に社外に文章を発信する際には、ルールに従った文章の書き方をすることです。トラブルやクレームに発展すると、仕事の成果どころではなくなり、損害賠償責任へと発展してしまうこともあるのです。

まとめ

文章を受け取った側は、文章の表現などから、「シッカリした人」「信頼できそうな人」「この人、大丈夫かな?」「他の会社にした方が良さそうだ」などと考えるものです。

中でも後悔をしてもしきれないのは、誤字脱字を見落としてしまうことです。どんなに立派な内容が書かれていても、誤字脱字が多いと、稚拙な感じが残り不安を感じてしまうものです。

文章を作成したら、最後に文章校正のチェックは必ず行うことです。

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この記事を書いた人

社会人経験約40年。仕事において強い必要性があり読書に目覚め、その後年収も急上昇。上場企業にキャリア入社し、50代に入り独立起業し会社経営。自分自身の読書に救われた経験から、読書によって人生が変わることを伝えたい。

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