学生の頃には「要約すること」が苦手だったという人も多いのではないでしょうか。
大学生になれば、要約だけではなく、思考や根拠ある意見を加えて読書レポートの提出を求められるようになります。
更に社会人になれば、企業によっては会社に読書レポートを提出する指示を受けることにもなります。
しかし社会人は、実は日常的に書面以外でも要約された報告や連絡相談によって、コミュニケーションをするようになります。簡潔にわかりやすく話すことが前提なのです。
要約とは｜社会人は要約して話している
要約とは書いた文章に対して簡潔にまとめることに使われる言葉です。しかし前述のとおり、社会人は仕事の上のコミュニケーションでも要約して話しています。要約力は、ビジネスマンの最強のスキルとも言われます。
要約とは何かについての定義
要約とは、与えられた情報やテキストの中から主要なポイントや要点を抽出し、簡潔な形でまとめることです。要約は、情報の圧縮や要素の集約を通じて、元の情報を要約文や要約の形で表現するプロセスです。
要約はさまざまな文書やコミュニケーションの形式で利用されます。ビジネス文書、報告書、記事、講演、プレゼンテーションなど、情報の要約はコミュニケーションの効果を高めるために重要なスキルです。要約は、情報過多の時代においてもっとも重要な情報を的確に伝える手段として広く活用されています。
要約の際には、主要なポイントやキーワードを選択し、冗長な表現や詳細な補足情報を省略することが一般的です。また、要約は客観的かつ正確であることが求められます。情報の歪曲や意図的な変更は避けるべきです。
要約は効果的なコミュニケーションや情報処理のために重要なスキルであり、社会人にとっても役立つ能力です。
要約の目的と効果
要約は、長い文章や複雑な情報を簡潔にまとめることができるため、情報の収集や理解に役立ちます。具体的に言うと、要約を作成することで、自分自身が必要な情報を抽出し、整理することができます。長い文章を読むのは時間がかかる上に、どの部分が重要であるか分からないこともあります。しかし、要約を作成することで、何が重要であるかを理解しやすくなります。
つまり、要約の目的は、テキストを理解し、時間と労力を節約することです。
要約することで得られる効果
要約することの代表的な効果は、「理解を深める」「効率を高める」「コミュニケーションを改善する」ことです。
また、要約を作成することで、自分自身の学習効果を高めることができます。要約を作成するには、読んだ文章や書籍の内容を理解する必要があります。そのため、要約を作成することで、自分自身の知識や理解度を深めることができます。また、要約を作成することで、自分自身の文章力も向上する可能性があります。要約を作成するには、まとまった文章を作成するためのスキルが必要です。そのため、要約を作成することで文章力を高めることができます。
他の人との情報共有
さらに、要約は他の人と情報を共有するためにも役立ちます。自分が読んだ本や記事などを他の人に紹介するときに、要約を作成しておけば、相手が興味を持つかどうかを判断する手助けになります。また、要約を作成することで、自分自身が理解したことを他の人に伝えることができます。このように、要約を作成することで、自分自身の情報収集や理解を深め、他の人と情報を共有することができるという効果があります。
社会人が要約して話す理由
社会人が要約して話す理由には、いくつかの要素があります。
時間の節約になる
まず第一に、話す相手の時間を節約するためです。長い文章や複雑な情報を相手に伝える場合、相手にとって理解するのに時間がかかり、相手の時間の無駄になってしまうことがあります。要約することで、相手の時間を節約し、より効率的なコミュニケーションを実現することができます。
情報・思考の整理
また、自分自身の思考を整理することができ、相手に伝えることができるようになります。長い文章を読んでいると、どの部分が重要であるかわかりにくくなってしまうことがあります。要約することで、自分自身が必要な情報を抽出し、整理することができます。そのため、自分の思考を整理し、相手に的確に伝えることができるようになります。
さらに、要約することで、話題を深掘りする機会を与えることができます。要約することで、相手が興味を持ったポイントについて、より詳しく説明することができます。このように、要約することで、より意義のある会話を実現することができます。
相手の理解を促進しやすくする
最後に、要約することで、相手が理解しやすいように情報を整理することができます。要約することで、情報を整理し、明確に伝えることができます。相手が理解しやすくなることで、コミュニケーションの質を向上することができます。このように、社会人が要約して話す理由には、様々なメリットがあることが分かります。
要約の意味｜辞書が示す意味と類語
「要約」を辞書で調べると、「文章などについて要点をまとめたものや、まとめること」などと記されています。もう一つの意味には「約束を結ぶこと」がありますが、一般的には「要点をまとめたものやまとめること」という認識になります。
まとめたものとしては、要約文・要約書・要約・レジメなどと表記されます。
要約の類語
また類語としては、要旨・大意・摘要・レジメ・サマリー・ダイジェストなどの言葉が使われます。
それぞれ場面によって使い分けられています。
要約とはどんな場面で使われるのか｜要約して話す
要約が必要な場面はいつなのかといいますと、会社で働く人には日常のコミュニケーションのすべての場面が該当します。そして、話す文章も書く文章も該当します。
社内で、上司や同僚・部下と交わされるコミュニケーションの全ての場面で、要約力が必要です。論理的に要約されている文章が望ましいです。社外では、顧客との商談、取引先との交渉の場面で要約は必要です。
要約を意識していないで話したり書いたりしていると、相手から「何を言いたいのか分からない」と言われてしまいます。
要約ができないままだと
最初は要約を覚えることを面倒に感じる可能性があります。慣れないことを身につけるときには、避けて通れない面倒と感じる場面があります。
しかし要約ができないままでいることは、かなり深刻な状況になってしまいます。つまり仕事ができない人だと思われてします。それは仕事ができない人だと評価されることでもあります。
例えば、取引先からかかってきた電話の内容を、あとで担当者に用件を要約して伝える事ができないという人も現実にいるのです。取引先にとって大事な用件が担当者には伝わらない状態になり、クレームになったり、ビジネスチャンスをなくすることはありがちなことです。
つまり要約力は、前線にいる営業マンや、管理職に必要な能力ではなく、社員全員ができるようになる必要があるのです。
読書から要約へ
「読書から要約へ」とは、書籍や文書を要約するプロセスを指します。このスキルは情報の把握と共有に役立ちます。
まず、読書段階ではテキスト全体を理解しましょう。主題や重要なポイントを把握し、必要ならばメモを取りましょう。次に、要約のために文や段落を選択します。これらは論理的な構造を持ち、要約に適している部分です。
要約は簡潔かつ明確に情報を伝えることが目標です。冗長な詳細や例、感情的な表現は省略し、主題やキーポイントに焦点を合わせます。重要な概念やアイデアを抜粋し、要約文を作成します。
専門用語や難解な言葉は、できるだけ簡単な言葉で説明しましょう。読者が理解しやすくなります。
最後に、要約文を読み返し、正確性と流れを確認しましょう。要約は元のテキストの本質を損なわず、簡潔かつ理解しやすく伝えることが重要です。
要約が上手い人と認められると
要約が上手くなると、仕事の成果にとても影響します。
前述のとおり、社会人のコミュニケーションには「何かについて説明する」ことがたくさんあります。要約がうまくできる人だと認められると、「話が分かりやすい」と言われるようになります。
「話が分かりやすい人」は、文章においても同じように評価を得ます。文章の印象には、人柄と重なって相手に伝わるという効果があります。分かりやすい文章を書く人は、信頼できる人柄の人だと感じてもらえるのです。
要約例文の作り方
記事では要約の技術向上を目的とし、要約例文の作成方法と具体的な例題集を提供しています。要約は情報の効率的理解や重要ポイントの把握に役立ち、特に専門的な分野や学術論文などで重要とされています。
記事は、読者が要約技術を習得し、情報の整理や要点の把握に利用できるよう支援する内容を含んでいます。
まとめ
要約とは要点をまとめることですが、社会人にとっては、相手にわかりやすくまとめることでもあります。
要約ができるかどうかは、仕事ができるかという印象にも繋がり、評価にもなります。
仕事がスムーズにできるためにも、ぜひ身につけるべき能力です。
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