要約とは簡潔にまとめること|社会人は要約して話している

要約とは1

学生の頃には「要約すること」が苦手だったという人も多いのではないでしょうか。

大学生になれば、要約だけではなく、思考や根拠ある意見を加えて読書レポートの提出を求められるようになります。

更に社会人になれば、企業によっては会社に読書レポートを提出する指示を受けることにもなります。

しかし社会人は、実は日常的に書面以外でも要約された報告や連絡相談によって、コミュニケーションをするようになります。簡潔にわかりやすく話すことが前提なのです。

目次

要約とは簡潔にまとめること|社会人は要約して話している

要約とは書いた文章に対して簡潔にまとめることに使われる言葉です。しかし前述のとおり、社会人は仕事の上のコミュニケーションでも要約して話しています。要約力は、ビジネスマンの最強のスキルとも言われます。

要約の意味|辞書が示す意味と類語

「要約」を辞書で調べると、「文章などについて要点をまとめたものや、まとめること」などと記されています。もう一つの意味には「約束を結ぶこと」がありますが、一般的には「要点をまとめたものやまとめること」という認識になります。

まとめたものとしては、要約文・要約書・要約・レジメなどと表記されます。

また類語としては、要旨・大意・摘要・レジメ・サマリー・ダイジェストなどの言葉が使われます。

要約力はなぜ必要なのか

要約する能力のことを要約力といい、「要約力はビジネスマンの最強スキル」や「誰々は要約力がないので困る」などと使われます。要約力はコミュニケーションを取る場合に、とても重要で、必須と言える能力です。

実際、要約力は普通に会社員にも必要な能力ですし、いわゆる仕事ができると言われる人は要約力が高い人です。

自分が相手に伝えたいこと(プレゼンや商談、そして報告や連絡・相談)を相手にわかりやすくまとめる場面に必要です。文章を書く場面であれば、文章力と合わせて必要な能力になります。

また相手から文章や言葉で発信されている場合には読解力が必要になりますが、内容を咀嚼(そしゃく)して次に誰かに伝える場面でやはり要約力が必要になります。

要約力がないと、文章や話は長くなり、相手は何を言いたいのかわからなくなります。

要約とはどんな場面で使われるのか

要約が必要な場面はいつなのかといいますと、会社で働く人には日常のコミュニケーションのすべての場面が該当します。そして、話す文章も書く文章も該当します。

社内で、上司や同僚・部下と交わされるコミュニケーションの全ての場面で、要約力が必要です。論理的に要約されている文章が望ましいです。社外では、顧客との商談、取引先との交渉の場面で必要です。

しかし現実には、会社の中は要約力がある人とない人が混在しています。要約力がある人は、近い将来出世をしていきます。言い過ぎと思われる人もいるかも知れませんが、要約力がないままの人は昇進昇格ができずに年齢だけが増えていきます。

要約の手順は

要約は慣れない人にとっては、それなりに難易度を感じるはずです。しかし要約の基本と手順を覚えて練習をすれば、できるようになります。

要約して話すことが苦手という人も、要約した話し方が上手くなるには文章の要約ができるようになることが必要です。

要約の手順を、要約して話すとこうなります。「例えば本や文章を要約する場合、文章の作者が最も伝えたいこと(要旨)を文中から探します。要旨を見つけたら、関連する要点を抽出して、文法的につながるように文章としてまとめます。」

要約ができないままだと

最初は要約を覚えることを面倒に感じる可能性があります。慣れないことを身につけるときには、避けて通れない面倒と感じる場面があります。

しかし要約ができないままでいることは、かなり深刻な状況になってしまいます。つまり仕事ができない人だと思われてします。それは仕事ができない人だと評価されることでもあります。

例えば、取引先からかかってきた電話の内容を、あとで担当者に用件を要約して伝える事ができないという人も現実にいるのです。取引先にとって大事な用件が担当者には伝わらない状態になり、クレームになったり、ビジネスチャンスをなくすることはありがちなことです。

つまり要約力は、前線にいる営業マンや、管理職に必要な能力ではなく、社員全員ができるようになる必要があるのです。

要約が上手い人と認められると

要約が上手くなると、仕事の成果にとても影響します。

前述のとおり、社会人のコミュニケーションには「何かについて説明する」ことがたくさんあります。要約がうまくできる人だと認められると、「話が分かりやすい」と言われるようになります。

「話が分かりやすい人」は、文章においても同じように評価を得ます。文章の印象には、人柄と重なって相手に伝わるという効果があります。分かりやすい文章を書く人は、信頼できる人柄の人だと感じてもらえるのです。

まとめ

要約とは要点をまとめることですが、社会人にとっては、相手にわかりやすくまとめることでもあります。

要約ができるかどうかは、仕事ができるかという印象にも繋がり、評価にもなります。

仕事がスムーズにできるためにも、ぜひ身につけるべき能力です。

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