要約して話すのが社会人の話し方

要約,とは

社会人になって「あなたの話は何を言いたいのかわからない」と言われた経験はないでしょうか。

実際には、具体的に指摘されないまでも、周りにたくさんいるはずですし、自分自身にもその可能性があります。

その原因が、要約して話す話し方になっていないことにあります。

「要約」の意味を調べると、「要点を短くまとめたもの」とあります。さらに要点とは、大事な部分ということになります。

「何を言いたいのかわからない」と言われてしまうのは、言い換えると、話の内容から相手には「どこが大事な部分なのか判断できない」ということになります。

要約が難しいのは、いかにして「要点(大事な部分)を見つけるか」ということです。深掘りして紹介します。

目次

要約して話すのが社会人の話し方

要約,とは (2)

仕事をしていると、それぞれの役割の状況説明や問題解決のために、報告・連絡・相談をする場面があります。

そういう場面では、「一から十まで全部」を話したり、聞いたりしている時間がありませんので、要点をまとめる必要が出てきます。これが要約して話す話し方が必要な理由です。

要約して話すことができていないよくある具体例

要約は要点(大事な部分)を整理してまとめることです。そのためには、まず大事な部分を選ぶことです。
次に整理してまとめるので、大事な部分に関連する部分を、削ることを行います。どこまで削るのかは、どこまで要約するのかによって決まります。

しかし、実際にはうまく要約ができずに、小さいトラブルがたくさんの会社のあちこちに起きています。

<要約ができていない具体例>

・あなたが要約ができない部下なら、「何がいいたいのかわからない」と上司に言われてるかもしれません。

・あなたが要約ができない上司なら、部下はあなたが意図しない資料を作ったり、「言われたことはやってます」とキレるかもしれません。

・要約力がないと、文章力もないので、顧客や取引先とのメールによるコミュニケーションに苦労しているはずです。文章がかけない。相手からクレームがありお叱りを受ける

・要約ができないと、社内の書類(報告書・稟議書・計画書など)を書くのに苦労することになります。何度も書き直しを命じられる

以上のような状況は、どこの会社にも大なり小なりあります。

そして、多くの場合、相手の能力が低いのだと決めつけたり、性格と関連付けて仕方がないものとして、放置されることが多いです。

原因は、確かに相手側の読解力不足にもある可能性があります。しかし実は、発信する側の要約力不足に原因があることが少なくないのです。

要約して話す|要約しない話し方だと相手にどのように伝わっているか

要約した話し方がされていないということは、大事な部分と関連する部分が混じっていて、相手にすれば見分けがつかない状態です。

発信する側も見分けがついていない状態で、関連する部分がどれもが大事な部分に見えている可能性があります。

簡単な見分け方は、その部分を隠してみることです。隠した結果、文章としての意味をなさなくなるようなら、それが「大事な部分」です。

隠しても、文章の意味が通じるなら、大事な部分ではなく、関連する部分ということになします。

あなたが部下の場合で発信する側なら

どの程度の要約レベルが必要なのかは、状況によって、違います。

本当に時間がない中で、1行で伝える必要がある場合もあります。あるいは、3〜4行分の報告ができる場合もあります。

あなたから要約された話し方で報告を受けた上司は、重要度を判断します。今すぐ詳細を聞くべきだと判断し、時間をとることもあります。詳細をメールで送るように指示するか、のちの面談報告時間を設定するかもしれません。

しかし、話し方が要約されていなければ、話の途中で時間切れになる可能性もあります。また、時間内に報告できても、要点が絞られていなければ、上司はどの部分が重要部分なのか判断できないことになります。きちんと報告できなかったことが、のちに大きなトラブルに発展することもあります。

あなたが上司で部下に指示をする場合

社外で「うちの部下は指示した通りにできない」という上司がいます。しかし、それは自分の無能ぶりを、世間に公表しているのと、同じことです。

要約した話し方で業務指示ができない上司は、一度に複数の指示をする傾向があります。同時に複数の業務指示をすることは、現実にありえます。

しかし優先順位も明確に示されていないと、部下は自分の判断で業務を進めることになってしまいます。その結果、あなたが求める業務の結果と違う順番になってしまうでしょう。

要約して話すには5W1Hか2W1Hで

大事な部分が判断できないという人は、子供の頃に習った5W1Hで話す習慣を意識をふだんから持っていると要約した話し方ができるようになっていきます。

5W1Hはよく知られているように次のように構成されています。

・だれが|who
・いつ|when
・どこで|where
・なにをする|what
・どのように|how
・理由は|why

あなたが上司に指示を出す時は、このパターンを使うと部下との理解のすれ違いが少なくなります。

また、重要なことを緊急的にはなすひつようがあるときは、2W1Hです。

what/how/whyです。

要約して話すには要点を見つけることがポイント

要約は、大きく2つに分かれます。1つは、要点を見つけること。もう一つは、要点をつなげて、わかりやすく、まとめることです。

難易度で言えば、後者は比較的、低いはずです。

問題は、前者の「要点を見つけること」ですね。何文字まで要約するのか、あるいは何%まで要約するのかによって、どのレベルまで要点を絞るのかが決まります。

ただし、これは社会人の報告などのケースでの要約の方法です。社会人が仕事で使う要約は自分自身が発信者となるケースがほとんどですので、前述しましたように、要点を見つけてまとめる作業で大丈夫ということです。

ただし、ビジネス書を読書して要約するとか、すでにある文章を要約するとなると、著者や作者の要旨に沿ってまとめる必要があります。ですので、著者や作者の要旨や趣旨を見つける作業も必要になります。

また、その他、書類の種類によって要約のコツは少し違いがありますので、別記事も参照してみてください。

要点の見つけ方は言葉の削り方にある

要点の見つけ方自体は、文章の種類が書籍であっても、小論文や報告書であっても、基本は言葉を削ることにあります。

文章は、大きく分ければ、要旨や趣旨に関連する言葉(文章)とそれを支える補足したり、修飾している言葉(文章)に分かれます。

極端に究極的な要約は、10万文字を1行で示せるような要旨であります。要点はそこへつながる大事な部分です。

補足的表現や修飾的表現を削っていくことで、要点を含んだ文章がさらに際立つはずです。

つまり、要点の見つけ方は、要旨や趣旨につながる大事な部分を見つけて、要点には余分な表現の言葉・文章を削ったものが、要点となります。

当然、要点は1つではない可能性があります。見つけた要点に優先順位をつけて、何文字まで要約するのかにそうように、選択することです。

毎日簡単に練習できます。社説を要約する練習がおすすめです。アプリで練習もありです。

まとめ

要約とは、要点をわかりやすくまとめることであり、重要なのは、要点を見つけることです。要点の見つけ方は、要旨や趣旨に関連する文章の中の大事な部分です。

社会人は、仕事上で要点をまとめて話す習慣を持ち、要点は何なのか、を意識して報告・指示をする仕事をしていかないと、仕事の成果だけではなく、人間関係まで、うまくいかなくなります。仕事に関しては、普段から要約して要点を意識して話すことで、あなたの評価も上がるはずです。

 

 

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