要約して話すには人の話を要約すると訓練になるし高評価

要約,とは

社会人になって「あなたの話は何を言いたいのかわからない」と言われた経験はないでしょうか。

その原因は「要約して話す話し方」になっていないことにあります。

「要約」の意味は「要点を短くまとめたもの」です。

「何を言いたいのかわからない」と言われてしまうのは、言い換えると、「どこが要点(大事な部分)なのか判断できない」ということになります。

その原因は、余分な情報が混じっているからです。余分な情報が要点をわかりにくくしているのです。

目次

要約して話すには要約力|人の話を要約すると訓練になるし高評価

社会人には、毎日のように、報告・連絡・相談をする場面があります。

そういう場面では、お互いにそれぞれの人が「一から十まで全部」を話したり聞いたりしている時間がありません。

なるべく短い時間で、多くのことをまとめて話す必要が出てきます。

ですので「要約して話す」話し方が必要になるのです。

要約する力がないと「話が長い」と嫌われるかも

要約する力がないと、状況によって「話が長い」と嫌われてしまうこともあるかもしれません。

会社では、お互いに別々の仕事の役割をこなしていて、じっくりと相手の話を聞くということがなかなかできません。

ですので、なるべく簡潔に話す必要があります。

しかし考えているだけではなかなかうまくいくものではありません。

要約力に自信がない方は、話を要約する練習が必要です。

人の話を要約すると要約して話す良い訓練になる

要約して話す練習と言いましても、現実的にはなかなかできるものじゃないと思っていませんか。

実は、相手の話を聞いている時に、訓練するタイミングがあります。

人の話を要約するのです。

話を聞きながら、合間に相手が話した話の要約を挟むのです。あまり細かいと邪魔になりますので注意をしながら、相手の話を要約して返してみてください。

自分にとっては、話を要約する訓練になります。相手には、自分の話を聞いてくれる良い人という高評価をもらうことになります。話の合間に、相手の話の要約を挟むので、思い違いをしていればその場で防止することにもつながります。

具体的には、相手の話の要点に注目することです。そして要点をまとめるのです。

要約する力は部下にも上司にも必要

要約して話すことができていないと次のケースが発生します。

・「何がいいたいのかわからない」と上司に言われてるかもしれません。(部下が思う場合もあります)

・部下はあなたが意図しない資料を作ったり、「言われたことはやってます」とキレるかもしれません。

・文章力もないので、顧客や取引先とのメールによるコミュニケーションに苦労しているはずです。文章がかけない。相手からクレームがありお叱りを受ける。

・文章力もないので、顧客や取引先とのメールによるコミュニケーションに苦労しているはずです。文章がかけない。相手からクレームがありお叱りを受ける

以上のような状況は、どこの会社にも大なり小なりあります。原因は、上司あるいは部下が要約して話すことができていないからです。

伝えたいことが伝わっていないからです。そして互いに、多くの場合は相手の能力が低いのだと決めつけたり、性格と関連付けて仕方がないものとして、放置されることが多いです。

原因は、確かに相手側の読解力不足にもある可能性があります。しかし実は、要約して話す側の要約力不足に原因があることが少なくないのです。

つまり要約して話すことができていないということです。

要約力がないと相手にどのように伝わっているか

要約して話す話し方がされていないということは、要点と関連する部分が混じっていて、相手にすれば見分けがつかない状態です。要点ではない余分な情報が混在しているのです。

発信する側も見分けがついていない状態で、関連する部分がどれもが要点に見えている可能性があります。

要点の簡単な見分け方は、その部分を隠してみることです。隠した結果、文章としての意味をなさなくなるようなら、それが「要点(大事な部分)」です。

要点の重要性は、「相手にとって」がベースになっていることをが基本です。「話し手にとって」「一般的に言って」は、相手には伝わりません。

「相手が知りたいこと」「相手が欲しいと思っていること」「相手が大事だと思っていること」が基準です。例え同じ内容であっても、相手に軸を置いた発想で要約して話すと、伝わります。

場合によっては、「1分間しかない」と言っていた相手が、「あなたの話の方が重要で緊急だ」と判断すると、時間を作ってくれることはよくあることです。

あなたが部下の場合で発信する側なら

どの程度の要約レベルが必要なのかは、状況によって、違います。

本当に時間がない中で、1行で伝える必要がある場合もあります。あるいは、3〜4行分の報告ができる場合もあります。

あなたから要約して話す話し方で報告を受けた上司は、重要度を判断します。今すぐ詳細を聞くべきだと判断し、時間をとることもあります。詳細をメールで送るように指示するか、のちの面談報告時間を設定するかもしれません。

しかし、話し方が要約して話すになっていなければ、相手は重要度を理解できずに、話の途中で時間切れになる可能性もあります。また時間内に報告できても、要点が相手にとって重要でなかったり混在していれば、上司はどの部分が要点なのか判断できないことになります。きちんと報告できなかったことが、のちに大きなトラブルに発展することもあります。要約して話すことは、とても重要です。

あなたが上司で部下に指示をする場合

社外で「うちの部下は指示した通りにできない」という上司がいます。しかし、それは自分の無能ぶりを、世間に公表しているのと、同じことです。

要約して話す話し方で業務指示ができない上司は、一度に複数の指示をする傾向があります。同時に複数の業務指示をすることは、現実にありえます。

しかし優先順位も明確に示されていないと、部下は自分の判断で業務を進めることになってしまいます。その結果、あなたが求める業務の結果と違う順番になってしまうでしょう。

話を要約する練習は5W1Hを意識する

要点がよくわからないという人は、子供の頃に習った5W1Hで話す習慣を意識をふだんから持っていると要約した話し方ができるようになっていきます。

5W1Hはよく知られているように次のように構成されています。

・だれが|who
・いつ|when
・どこで|where
・なにをする|what
・どのように|how
・理由は|why

あなたが上司の立場で部下に指示を出す時は、このパターンを使って要約して話すと部下との理解のすれ違いが少なくなります。

あなたが部下の立場なら、5W1Hを基準にして話すようになると、仕事をよく理解していると、高評価を得るようになるでしょう。

要点の見つけ方は言葉の削り方にある

要点の見つけ方自体は、文章の種類が書籍であっても、小論文や報告書であっても、基本は言葉を削ることにあります。相手が誤認することを避けるためです。

文章は、大きく分ければ、要旨や趣旨に関連する言葉(文章)とそれを支える補足したり、修飾している言葉(文章)に分かれます。

極端に究極的な要約は、10万文字を1行で示せるような要旨であります。要点はそこへつながる大事な部分です。

補足的表現や修飾的表現を削っていくことで、要点を含んだ文章がさらに際立つはずです。

つまり、要点の見つけ方は、要旨や趣旨につながる大事な部分を見つけて、要点には余分な表現の言葉・文章を削ったものが、要点となります。

当然、要点は1つではない可能性があります。見つけた要点に優先順位をつけて、何文字まで要約するのかにそうように、選択することです。

毎日簡単に練習できます。社説を要約する練習がおすすめです。アプリで練習もありです。

まとめ

要約して話すことは、短い時間で要点をわかりやすく伝えることであり、重要なのは、要点を見つけることです。要点の見つけ方は、要旨や趣旨に関連する文章の中の大事な部分です。

社会人は、仕事上で要点をまとめて要約して話す習慣を持ち、要点は何なのか、を意識して報告・指示をする仕事をしていかないと、仕事の成果だけではなく、人間関係まで、うまくいかなくなります。仕事に関しては、普段から要約して話すことを意識していれば、要点を漏らしたり、相手に誤認させることもなくなるはずです。あなたの評価も上がるはずです。

 

関連記事一覧

要約

要約とは|意味と類語と必要性|社会人は要約して話している

現代文の要約のやり方と効果

小説の要約を書く|あらすじとの違い

要約の意味は要点をまとめて短くする|英語サマリーとの違い

要約の類語サマリーとレジュメの違い・言い換え・同義語・対義語

要約ができない人の特徴|放置してると損するだけ

文章を要約するやり方|自分の要約とaiサービスで答え合わせ

要約して話すのが社会人の話し方*当記事

要約が上手い人とできない人は何が違うのか

要約,とは

この記事が気に入ったら
フォローしてね!

よかったらシェアしてね!
  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!

コメント

コメントする

目次