以前は仕事のコミュニケーションツールといえば携帯電話でした。しかし現代は、スマホでメールなどのテキストメッセージが基本のコミュニケーションツールになっています。
スマホにも当然通話機能はありますが、顧客の中には着信があっても電話を受けない人が多くなりました。
相手に伝わるテキストメッセージを、わかりやすく書けるかどうかが、社会人の言語能力の基本スキルとして重要になっています。そこで注意が必要なのは、プライベートで使っているSNS等のメッセージと、仕事で使うメールを中心としたメッセージでは、文章の書き方がまるで違うということです。
プライベートのSNSの受け答えの仕方を、仕事のメールでウッカリとやってしまう人がたまにいますが、会社によってはその後に改善がなければ懲戒処分となってもおかしくありません。
メールの書き方ひとつで、契約が生まれる場合がありますが、クレームや大きなトラブルになる事も普通にあります。電話と違い、文章が証拠として残ってしまうので、言い逃れができません。
文章力ある人が仕事でメールを書く時に注意してる点と習慣
文章力がある人が仕事のメールを書くときに基本にしていることが、「マナーに則って、失礼がないように、伝えたいことをわかりやすく、文章にすることです。」
言葉にすると、シンプルで簡単なように思えますが、現実には上手くできていない人はかなり多いです。
「マナーに沿って失礼がないように」とは、相手との関係によって、敬語を使い分けられるかということになります。敬語には尊敬語・謙譲語・丁寧語があります。長い間この3種類が敬語とされていました。しかし2007年の文化審議会の答申により、敬語は「謙譲語2」と「美化語」を加えて5つの敬語となりました。
相手との関係性よって、敬語の使いわけが必要です。
またビジネス文書を書くときには、相手に伝えたいことをわかりやすく表現することとされています。わかりやすい表現とは、常に噛み砕いた表現ではないことにも注意が必要です。敬語と同様に相手との関係性によるものです。
また目的が不明瞭で、結局何を伝えたいのか分からないなどという場合もあります。文章力がある人がどういうポイントに注意しているのか参考にしてみましょう。
文章力ある人が仕事でメールを書くために注意しているポイント
文章力がある人がビジネスメールを書くときに一番注意していることは、わかりにくくなる要素をなるべく排除することです。
文章力ある人はメールを書くとき簡潔さを追求
必要なマナーと敬語を整えた上で、文章全体において、そして文章一文ごとにおいて、簡潔であることに注意しています。
一通り、文面を書き終えた後で、失礼にならないように、さらに簡潔化できないかに注目しています。無駄がないすっきりとした文章になるように、文章を削るなどの編集をします。
形容詞や副詞をなるべく使わない
文章の表情を柔らかくしたり豊かにするには形容詞や副詞を使いたくなります。接続詞で文をつないでいくのも、文章表現のために必要に思われて使いたくなるのです。
小説のように文章表現や描写の表情を感じさせることが、有益な文章では使うべきです。しかし仕事で顧客や取引先に送るメールでは、基本的に使わないことが望ましいです。ビジネス上のメールでは、曖昧な表現はトラブルの元です。
主観的な表現は、受け取る人によって、強弱が違うからです。曖昧な表現はなるべく排除して、客観的な表現にすることで、発信側と受け手側の温度差がなくなります。
挨拶の次は今日のメールの目的（ゴール）を告げる
定番のような時候の挨拶や、最近の取引に対するお礼などを、形通りにこなした後は、本日のメールの目的を告げるのです。関係性によっては、もう一言くらいクッション的な表現が必要ならば、それはそれで表現しましょう。
大事なことは、本編の最初として挨拶の次には、伝えるべきことを伝えるということです。実際の面談でもそうですが、あまりにも伝えるべきゴールから離れた言葉を繰り返していると、相手に失礼にもなります。
最悪の場合、メールの最終部分になっても、何を言いたいのかはっきりしないメール文もあります。
挨拶を一通り終えた後は、ビジネスメールは目的（ゴール）をお伝えすることです。
文章力ある人が文章をスムーズに書き出すために習慣にしていること
社外や社内などへのメール連絡が膨大にある方は、プロの作家並みの文字数を書いている可能性があります。メールを書き始めたら、何件かのメールを書いているうちに、1日に5000文字以上書く事も珍しいことではないはずです。
そのために頭の中で考えた文章がスムーズに吐き出されていく必要があります。そのために文章力がある人たちは、文章を吐き出す習慣を持っています。
真似をしてみることをお勧めします。文章が書けないありがちなケースでは、文章を考えているうちに時間がどんどん経過してしますことです。頭の中では文章が形になりかけたり、崩れたりを繰り返し、意外に時間が経過してしまいます。そんな経験がある方は、ぜひやってみてください。
1）普段から短文のメモを書いている。単語ではなく1〜2行の短文で、日々の中でメモを書きます。
2）ツイッターや日記を毎日書いて文章を書き慣れる状態になる
3）相手が誰であっても発信する前に、校正チェックをする習慣をつける
4）毎日30分から1時間の読書をする。スキマ時間を合計するのはOKです。語彙力や読解力がなければ、良い文章を書けません。
まとめ
今の時代はどの部署で働く方も頻繁にメールを書くことが多いはずです。逆にそう感じていないとすれば、生産性が上がらない原因はそこにあるのかもしれません。
スマホを持っても、通話に使う時間よりもメールを書いてる時間の方が長いはずです。ビジネスメールをうまく書けるかどうかで、仕事ができる人になるかどうかがわかります。
文章力がある人の習慣を真似するところから始まります。
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