文章が上手い人のルール|特徴と書き方

文章 うまい人

文章を上手くかけるかどうかは、今の時代にはとても重要なスキルになりました。

それは、相手が社内でも社外の顧客や取引先でもメールで連絡することが圧倒的に増えたからです。電話だと相手の都合によっては、話ができないタイミングであったりします。

しかし、メールならすぐには見て貰えなくても、数分後から数時間の間には見てもらえます。

特に仕事においては、緊急性が高い連絡は従来どおりに電話を使い、数分レベルの緊急性はないが確実に伝えたい重要なことはメール連絡が一般的になったからです。

そこで重要になるのが、伝わりやすい文章を上手くかけるかどうかという能力です。簡単に言えば、文章が上手いかどうかです。文章を書くことに自身がない人でも、文章が上手い人の書き方・ルールを真似することで、文章が分かりやすいと言われるようになります。

目次

文章が上手い人のルール|特徴と書き方

文章がうまく書ける人と下手な人が実在します。文章がうまく書けることは、人柄や性格にまで影響します。

文章をうまく書ける人は、頭がいいという印象があり、信頼されやすいのです。昔から「文章に人柄が表れる」と思われているからです。「文は人なり」と言われます。

ですので、SNSを頻繁に使っている人は仕事で文章を書くときには要注意です。SNSでは一般的な極端に短い言葉づかいは、仕事で使われる文章の書き方としてはNGです。相手の気持ちを害するおそれがあります。

上手い文章とはどんな文章か

うまい文章とはどんな文章なのか。実は分かったような気がしていて分かっていない言葉の一つです。

うまい文章・いい文章・質の高い文章といわれるのは、書き手が伝えたいことが誤解がなくきちんと伝わり、相手がわかりやすいと感じる文章です。基準が相手にあることに注意が必要です。

相手が持っている専門性や理解度によって、伝えたいことが同じでも、言葉の選び方や文章表現は変える必要があるということです。一般的な顧客に伝えるときの言葉と取引である専門家では、単語や言葉はかなり違いがあります。

一般的な顧客には専門用語を使っては伝わりませんし、取引先の専門家が相手なのにかみ砕いた言葉や説明は、回りくどいと伝わってしまいます。

あくまでも相手が分かりやすい言葉や表現になっていることが大事です。

文章が上手い人がルールとしている文章の特徴

文章がうまい人は、自分が書きたいように書いていません。相手が読みやすいように、分かりやすいように、ということを意識して書いています。具体的には次の点について注意しています。

文章がうまい人のルール

1)伝えたいこと(ゴール)が明確で、ゴールまでの文章の順番(構成)が分かりやすい

2)関連する情報は最小限に抑えられているので、伝えたいことがブレない

3)接続詞は少なめで、一つの文章が短い(60文字以内)ので、分かりやすい

4)形容詞・副詞が少ないので、表現が明確(曖昧な表現になっていない)

文章が上手い人のたった一つのルール

上記4つのポイントは、たった一つのルールに集約されます。

それは「相手に伝わりやすい文章」にすることです。そのための具体的なルールは前述のとおりです。全ては「相手に伝わりやすい」ためのことです。

伝わりやすいことの基準は相手にあります。相手が専門家なのか、一般ユーザーなのか、あるいは社内の人間か社外の人なのか、などと相手との関係性によって、伝わりやすさが変わることに注意する必要があります。

上記の具体的なルールについて解説します。

伝えたいこと(ゴール)が明確で、文章構成が分かりやすい

一般的なビジネス文書であれば、文章構成は最初に伝えたいことを書きます。「何々の件について伝えたい」と明言するのです。次にその理由、そして具体的事例と進めていく構成が分かりやすいです。

但し、相手との関係性や伝える内容によっては、単刀直入に伝えたいことから書き始めない方が良いときもあります。相手との関係性をよく考え、わかりやすく構成すべきです。

ですので、いきなり文章を書くのではなく、まず文章構成を考えることです。

関連する情報は最小限に抑える

文章には、軸となる伝えるべき情報と関連する情報があります。

全体の情報量が多いと、熱量は伝わるかも知れませんが、本来伝えたいことが埋没する可能性があります。

特に関連する情報について、今回の文章に必要かどうかをよく吟味する必要があります。書き手の考えで、書いた方が分かりやすくなると思って表現したことが、軸となる情報が伝わることを邪魔する場合があります。

一つの文章は短めにする

一つの文章の文字数は、60文字以内にすることです。その為には、接続詞によって文章が長くなるクセがある人は要注意です。一つの文章が長くなると、相手の頭の中にはすんなり入りません。相手に読み返しをさせて煩わしく思われるかも知れません。相手が意味を取り違えてしまうリスクも出てきます。

一文の文字数は、短い方が読みやすいです。わかりやすい文字数には、いくつか説があります。当サイトでは、新聞記者が目安にしている「40文字〜60文字」をおすすめします。

そして一文の意味は一つにすることです。そうすることで、接続詞を使う必要性はなくなるはずです。

ビジネス文書では形容詞・副詞を避けて表現を明確にする

形容詞は、物事の状態や程度などについて表現するときに使います。形容詞には「大きい」「かわいい」「美しい」などたくさんあります。副詞は動詞を修飾する言葉として使われることが多いです。形容詞と同じように、状態や程度等を表現するものです。

ビジネス文書では曖昧な表現はトラブルの元になるので、書かないようにします。形容詞・副詞で表現されることは、主観的な表現であり、状態や程度について相手と共感するのは困難だからです。例えば、「大きい」といってもどの位大きいのかは、伝わらないからです。

文章が下手な人が勘違いしている書き方

文章を書くのがうまい人がやらないことは、基本的に前述の「やること」に対義関係にあることです。

それは、文章を書くのが苦手な人・下手な人がやってることでもあります。

文章が下手な人がやってること

1)起承転結の構成で書いている

2)想いを込めて長文を書く

3)形容詞や副詞を使う方が表現力豊かに書けると思っている

もし上記の間違いに心当たりがあれば早く改善しましょう。仕事や人間関係がスムーズではない原因がここにある可能性があります。

仕事の文章の書き方は結論が先|起承転結はビジネス文章ではNG

小説であれば、後半にどんでん返しがあり最後に想像してなかった結果があることが、面白いと感じます。起承転結の構成になっているのです。

しかし、社会人として書く仕事で書く全ての文書では、ドンデン返しも想像を超えた結末も期待されていません。

顧客が相手でも同様です。相手によって軟らかい表現は必要であっても、文章構成では先に結論を知らせる必要があります。そもそも最後まできちんと文章を読んでくれない可能性があります。

想い入れたっぷりに書くので長文になるという間違い

文章量が想い入れの量だと錯覚している人がいます。確かに極端に短くあっさりした文章は、気持ちが薄く感じられます。しかし、文章量は多ければ、その分いい文章になるわけではありません。

長すぎる文章は、相手に「結局何を言いたいのか」という想いを感じさせてしまいます。今回の文章で、伝えるべき情報なのかをよく吟味する必要があります。

文章が長いほど、主題が忘れられる可能性が上がります。

表現豊かな文章がいい文章という間違い|ビジネス文には不要

表現が豊かな文章には、形容詞や副詞がたくさん含まれています。読み手は自分の主観で読みとり感じています。しかし実は書き手のイメージとは違う可能性があります。小説の場合、読んだ人の感じ方が違っていても何の問題も起きません。

しかし仕事に関する連絡や相談や提案などが、書き手と読み手のイメージが違っていれば、これは大問題やトラブルの元になってしまいます。ビジネスで使う文章は、客観的である必要があります。数字で表現可能である物事は、極力数字的表現を使うことです。

形容詞や副詞が多い文章は、状態や程度に関して抽象的で曖昧な表現になりがちです。書き手と読み手の価値基準が同じでない限りトラブルの元になる可能性があります。

例えば「多い」「少ない」という表現すら、書き手と読み手のイメージが一致することは難しいからです。

まとめ

文章がうまいとは、伝えたいことが正確に相手に伝わり、分かりやすいことです。熱意が伝わるなどの要素は、正確に伝わった後の事です。

先ずは、文章がうまい人がやってること・やらないことを参考に、自分の文章をチェックしてみると良いです。仕事で良い成果が出ない原因や、人間関係がスムーズではない原因が、自分が書いている文章が分かりにくいこと・誤解を生んでいることにあるかもしれないのです。

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文章が上手い人のルール|やることとやらないこと*当記事

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