要点を絞る話し方にすれば伝わる

要点を絞る

学生時代は話をする相手は同年代で友人が中心です。つまり整理された話し方でなくとも、何となく分かってくれる関係性の人たちです。立場や年代が近いことで分かりやすい関係性だったからです。

しかし社会人になると、社内でも違う年代の人や立場の違う人しかいない環境になります。相手にわかりやすく伝わりやすい話し方をしないと上手くコミュニケーションが取れないこともあります。

社外になれば、さらに伝わりやすさを意識しないと仕事がうまくいきません。

職場環境や人間関係、そして仕事の成果が出ないことで、転職をする人は多いですが、大きな原因の一つは要点を絞ったわかりやすい話し方をしなかったことにあります。話し方を改善しなければ、転職をしても状況は改善しません。

目次

要点を絞る話し方にすれば伝わる

要点を絞る話し方

家族や友人と話す場合と、会社で仕事に関連する話をする場合では、話し方が違います。上手くコミュニケーションが取れない人や、営業で成績が上がらない人は、この点が理解されていない可能性があります。

丁寧に話すことを意識している人はいますが、相手にとって分かりやすいことや要点に絞って話すことを意識して話している人は一部の人です。そして、それだけで彼らは仕事ができる人という評価を得ています。

社会人の話し方の基本は、要点を絞って話すことです。以下、要点を絞る7つの話し方について紹介致しますので、お役に立つと幸いです。

1.要点を絞る話し方は結論から話す|次に理由・具体例

結論から話す事は、論理的に話すとも言われることです。また分かりやすいとされる文章構成のPREP法も、「結論ー理由ー具体例ー結論」という構成からなっています。

人は先に結論を聞くことで、何の話をされるのかが分かってから話を聞くことで分かりやすくなります。この方法に対して、分かりにくいとされるのが、小説の形式で「起ー承ー転ー結」です。最後まで話を聞かないと、何の話か分かりません。

ですから相手が誰であっても、仕事関連で話すときには、要点を絞って結論から話すことです。そして、その理由と具体的な事例へと進んでいくと、何を言いたいのか伝わる話し方になります。

2.要点を絞るには自分で3つと仮定して話す|詳細情報は後に

相手に伝えたいことが仮に5つ6つとあったとしても、その中から特に重要なこと3つに要点を絞って下さい。少ない数に絞った方が相手にいいたいことが伝わりやすくなります。

要点を絞るとは、「整理する」「範囲を狭める」等の意味があります。裏返して考えてみてください。要点を絞る話し方とは、話さないことを決めることでもあります。

例えば整理するのは次のような項目です。

・具体的事例や詳細情報
・補足情報
・重要度順位が後順位の情報

これらの情報は、伝えなくてよいのでは有りません。それは相手がこちらから発信した絞り込んだ3つの情報(例えばです)に関心を持ってくれたあとで良いということです。

伝える場面や相手の状況によります。場合によっては、3つより2つのほうがいいかもしれません。

3.聞かれたことに要点を絞る|聞かれていないことで重要ポイントがある場合は

相手からの質問に答える場面では、最初に聞かれたことに絞り込んで答える事です。場面によっては、効果的なはずの「気を利かせたつもりの先回りした話し方」でもNGのことがあります。

相手側に緊急的状況があるときには、要点を絞る話し方ではない場合に、相手は自分が聞いたことに答えていないと判断し印象を悪くします。

まず聞かれたことに答えることです。関連して大事な情報がある場合は、「その事に関しては重要な事があります。今、お伝えしてよろしいですか?」と確認することです。

相手にとって重要度が高い場合、時間を取ってくれるはずです。あるいは文書で下さいと言われるかも知れません。相手に今すぐ時間がないタイミングの場合、耳に入れておいた方がいいという善意からの行動でも、印象を悪くすることがあるからです。

また気づいているのに伝えないのは、最悪のNGです。その場合、信頼関係を壊す可能性があります。

4.要点を5W1Hに絞る話し方|極力数字で表現して話す

要点を絞る話し方では、伝わりやすいこと分かりやすいことが重要です。一般的に分かりやすいとされるのは、5W1Hに当てはめて話す話し方です。

誰が・いつ・どこで・何をした・理由(原因)は・どのように、というパターンに分解されていることで、分かりやすいのです。また形容詞や副詞を含んだ話し方は、主観的で曖昧表現になりやすいので注意です。

5.要点を絞る=箇条書きイメージでもOK

話す言葉でも書かれた文章でも、分かりにくくなる原因の一つが、一文が長すぎることです。接続詞で、つなげられた文章は、途中で何を言いたいのか分からなくなる典型的な文章です。

今は、一文の適正長さは30文字〜50文字とされています。かなり短いので、箇条書きのイメージに近いかもしれません。

長い文章はNGと決めて、分かりやすさを意識すると、箇条書きのような文章になってくるはずです。相手にとっては非常に分かりやすくなり、伝わりやすいです。

しかし文字数は少なくなりますので、少ない文字でも表現できる語彙力も社会人には必要な能力です。同じ意味でも短い言葉で言い換える事です。たくさん言葉を知ることも社会人には必要です。

6.要点を絞る話し方|報告(事実)と意見は明確に分ける

相手に伝えるときに、要点として伝えることが事実や客観性に基づくことなのか、報告者・相談者としての自分の意見なのかを明確に分けることがとても大事です。

相手が上司や取引先や顧客の場合、自分の意見を客観的な事実として、何かを決断する根拠としてしまった場合、後に大きなトラブルや問題に発展することがあります。

例えば、事実とは違う自分の意見として発信した場合、相手からは「うそをいった」と責められる可能性があります。

「こういう事実がありますが、自分の意見としてはこう考えます。なぜならこういう背景や理由があり、具体的な事例もあるからです。」としておくべきなのです。

7.要点を絞るときには詳細情報を後で伝えることできると示しておく

限られた時間しかないとき、要点を絞って話すことを求められているときは、さらに要点を絞る話し方をする事になります。言い換える言葉を上手く使えても、伝えられる情報量は少なくなります。

その場合、詳しい情報の中に重要な事が未だあるということについて、触れておくのが良い話し方です。

「要点はこうなります。ただ関連する詳細情報の中にも大事な点があり、相手の判断に大きく影響する可能性があります。その詳細情報について説明できる準備はあります。」等と、伝えておくことで、レベルの高い仕事をしてくれている人だという評価をしてくれます。

社会人の基本は要点を絞る話し方

冒頭に紹介したように、要点を絞る話し方ができていないと、職場での人間関係や仕事の成果・評価に大きく影響します。話し方がうまくできていないことで、仕事ができない人という評価をされている事例は決して少なくはありません。

以下に紹介するようなNGな話し方にならないように、改善しましょう。

要点も全体の順番も考えずに話す

よくあるケースでは、「ちょっといいですか」から、どこに向かっているのか分からない話し方をしていることです。せめて「ちょっといいですか。何々の件についてです」と話す方が良いです。

話全体の順番も考えてから話す方がいいです。要点も不明確で、順番も整理されていない話は、ただの雑談に聞こえてしまいます。もしかすると大事な話が、単なる雑談と認識される可能性があります。

要点を絞る|聞かれたこと=相手が知りたいこと=要点

上司や取引先からの質問に対して、答えることは仮に自分にとって不利な答えであっても、明確に回答するべきです。気を利かせたつもりであっても、聞かれたことに答えないことで、質問した側には余計な思いが起こります。

・人の話を聞いていない
・無視しているのか
・答えが分からないからごまかしているのか

良いことは一つもありません。まず、真っ直ぐに答えるべきです。

要点を絞っていない情報は余分な情報

要点が絞れていない印象を持たれます。その結果、要点が不明の情報になり、「何を言いたいのか分からない」と言われてしまいます。

要点を絞ること、要点に順位をつけることです。補完的説明や詳細情報は、後回しにすることです。

要点を絞ると5W1Hにおさまる|簡潔に話すということ

全ての文章に5W1Hを適用する必要はありませんが、伝えるべき要点については、主語を明確にして5W1Hで話す事です。よくあるマズい話し方は、傍観者のように何かが起きていることについて、主語もなく状況を伝える話し方です。これもまた、何を言いたいのか、分からない話し方です。

まとめ

社会人が仕事上で話すときの話し方は、友人同士の話し方とは明確に違います。

話し方は要点を絞る話し方が必要です。要点が絞れていないと、いくら丁寧な言葉を使い、力説したとしても、伝えたいことが相手に伝わりません。

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要約

要点の意味がわかれば要約もできるようになる

要点とは何か?要点をまとめるにはどうする

要点を絞る話し方にすれば伝わる*当記事

要点の書き方はまとめるか箇条書きにするか

箇条書きでわかりやすく伝える|要点を伝えやすくなる

要旨とは?簡単に言えば|要点と要約との違いが分かると書きやすい

要点をおさえるコツを覚えれば話が伝わりやすくなり評価が上がる

要点をおさえるのが苦手は読書不足が原因

要点をおさえるは押さえるが正しい|使う場面での意味も確認

要点のまとめ方|社会人と学生の違い

要点を絞る

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