要約のコツには基本と手順がある|文章の種類によっても

要約,コツ

覚えているでしょうか。実は、「文章を要約する」「文章を短くわかりやすくまとめる」ということは、小学校・中学校の頃から始まっています。

そして、大学・就職後の会社でも同じように、文章を要約するという場面がずっと続くのです。

企業によっては、ビジネス書を題材にして、読書レポートを書く(文章力や要約力を把握される)ようにもとめられたり、会社員であれば、報告書・計画書・稟議書などといった書類提出の場面は必須です。

また社内のコミュニケーションもメールが主であり、「文章を要約する」「要点をまとめてわかりやすくする」力が必要になります。

ですので、「要約は苦手です」「文章力には自信がありません」などといっていると、何歳になっても、給料も上がらなければ、出世もしないということになってしまうのです。

40代50代で苦しんでいる人を見れば分かる通りです。ただ、要約力も文章力は40代でも50代になってでも、自分にその気があれば身につけられるスキルです。

目次

要約のコツには基本と手順がある

要約,コツ (1)

要約とは、本や文章を書いた人が全体を通して言いたいことに沿って、本や文章の中から、節目ごとに重要部分を拾い上げて、短くまとめることです。要約文として書く場合もあります。

また、口頭で相手に伝える場合もあります。社会人が会社内で交わす仕事に関する会話は、あえて断ることなく、基本的に全て要約した内容になります。

要約のコツ|基本と手順

小説であっても、社説であっても、論文であっても、全てに共通する要約文としてアウトプットする場合の基本から紹介いたします。要約の基本は以下のポイントに沿うものです。

・要約に個人の意見は不要。求められた場合のみ、意見として書きます。
・原文を書いた著者の意図に沿っていることが重要。
・まとめる際に、文章の流れ・順番を変更はしないこと

要約のコツ|どこまで要約するか(文字数・行数・パーセンテージ)を事前に確認

要約する場合には、まずどのくらいまでの要約が求められているのかを確認する必要があります。

10万文字のビジネス書を3行に要約するのか、100〜200文字に要約するのか。

あるいは、約1000文字の新聞の社説を100文字に要約するのか。求められている要約率によって、要点や補足部分をカットできる分量が違ってきます。

要約の手順|一番重要なこと=要旨を見つける

例えば、本の要約であれば、タイトル・文章の最後・文章の最初に要旨のヒントが表れています。作者が伝えたいこと=要旨は何なのかに沿って、要約は進められますので、要旨を明確にするのは、とても重要です。

文章の最後の部分やあとがき・はじめにの部分に、タイトルに関連して繰り返されるワードがあるはずです。要旨は、その近くに書かれているはずです。

難しいのは、タイトルがない文章や、業務報告などです。全体を通して繰り返されるワードがないかをチェックしてください。そして、文章の最後部分に注目するのです。

要約の手順|段落ごとに文章を分けて節目ごとに要点を見つける

章や節で別れている文章、また節目ごとに見出しがついている文章は、すぐに見分けられるので、この手順は不要になります。

要約する前提で本を読む時に、基本は段落ごとに文章を分けます。段落ごとに、要旨に関連し何度も登場するワードがあればマーカー等でチェックをしておきます。要点は、そのそばにあるはずです。

文章によっては、要旨や要点に関連して、検証調査の方法等に関してスペースを取って説明されていたりすると、文章によっては誤解をしてしまいそうになります。検証やエビデンスに関する文章が文字数たっぷりと表記されていても補完説明の可能性もあります。

要点を抽出する時にワードの登場回数や文字のボリュームだけを手がかりにしようとすると、見間違えてしまいます。ご注意ください。

要約の手順|要点をまとめる

要点を抽出したあとは、短くまとめていきます。

要旨とズレが起きないようにまとめることです。

まとめるときには、文章を単純に連結させるわけではありません。要旨と合うように揃える必要があります。また、そのままでは不要な部分を削り取り、まとめることです。

削りすぎれば、全体の意味が通じなくなってしまします。注意してください。

要約するコツ|文章タイプごとに

文章には文章の種類によって文章の構成があります。

文章のタイプにより、構成の方法も変わりますので、注意してください。

物語を要約するコツ

物語を要約するときに、要約を書いているのか、あらすじを書いているのかが、自分でよくわからなくなってしまう時があるかもしれません。(意外とありがち)

まず、「あらすじ」と「要約」の違いについて、確認して置く必要があります。

あらすじとは、物語が展開していく順序が説明的に書かれており、展開の筋道が見えるものです。

要約とは、何文字に要約するのか、によっての違いがありますが、基本的には要約は要点を整理してまとめることです。物語の展開の順序を気にすることはありません。作者の意図する最も大事な筋(要旨)を見つけることが、コツになります。

そして、指示された文字数に収めるように、要旨につながる要点を抽出して、繋いでいきます。

小論文を要約するコツ

小論文は、3つの構成から書かれています。

多くの場合、一つのテーマがあり、まずそのテーマに対する意見(主張)があります。次に本論(本文)では、その理由が書かれており、最後に結論で主張を繰り返す、という構成になっているはずです。

特に本文では、理由の論証のためにいくつもの補足的な説明が加えられるはずです。

要約では、要点以外の補足的表現部分はカットします。

そして要点を繋がりよくなるように、整理して繋いでいきます。これがコツです。

評論文の要約のコツは小論文と同じに

表論文の構成も小論文とほぼ同じです。

まず、テーマに対する主張があります。本文では、その主張が正しいことを証明するために、事実や評価を重ねます。そして、最後にまた、主張を繰り返します。

要約を書くコツは、基本的に小論文と同じと考えて良いです。

天声人語の要約のコツ|新聞のコラムや社説

社説は新聞社の新聞社の主張や意見が掲載されています。一般的には、各新聞社の論説委員と呼ばれるベテラン記事が書いています。内容は、新聞社を代表した意見として書かれていますので、かなり真面目なものです。社説の要約の仕方は、当サイトの「社説を要約する」をご参照ください。

社説に対してコラムはもう少し緩めの感じで、心和ませる内容が多いです。「天声人語」は朝日新聞、読売新聞は「編集手帳」、毎日新聞は「余禄」のタイトルで書かれています。

全体構成は、社説と同様に、「序文・本文・結論」の形になっているはずです。

それぞれのブロックから要点を抽出します。最後の結論で書き手が要旨を述べているはずですので、各構成から、抽出した要点を繋がりよく、繋いでいくのがコツです。

ニュースの要約のコツ

ニュース・新聞記事は、一般的には事実と事実に関連することの報道です。

書き手の意図などは本来はありません。視点という意味ではあり得ます。

ですので、基本的に5W1Hの形におさめると良いです。

5W1Hは、「誰が・いつ・どこで・何をした・なぜ・どのように」の形に、整理をするのがコツです。

報告書等の社内文書の要約のコツ

会社内では、部署やプロジェクトに関して、報告書や稟議書、計画書や総括など、書類だらけであり、書類を書く文章力・要約力がないと、なかなか大変です。

文章は当然要約して書くことになります。何文字に要約するのかは、書類の種類にもよりますが、社内ルールがあるはずですので、確かめてください。

報告者(発信者)としての意図を書く場合はありますが、一般的には1〜2行です。そのほかの部分は、基本的に、ニュースと同じように、事実に基づいた5W1Hが基本になります。

要約の中に、問題点の発見・対策や解決法の提案を書くのかどうかは、社内のルールをよく確かめてからにしておくと良いです。

まとめ

要約のコツでは、基本と手順に注意をしましょう。特に、あらすじや感想文とは明確な違いが基本にあります。

要約をするソースが、どんな種類の文章なのかによって、要約の書き方のコツには、少し違いがあります。

練習して慣れましょう。当記事では、書くことについての解説をしましたが、社会人となり、上司と部下の間でやりとりされる「指示」と「報告」は、全て要約で出来ているからです。

要約ができてなく、気になることが次々と発せられるような、定性的・感情的な表現が入った「指示」や「報告」では、本当に重要なことや、重要度の順番が正確に相手に伝わりません。

その結果、「君の話は何を言いたいのかわからない」と言われてしまいます。そうならないように、要約の練習をしましょう。

 

 

 

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