文章が下手な人は誤解をしてる|仕事の文章に文才は必要ない

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文章を書くのが苦手な人・下手な人が、つい口にしている「才能がない」「文章力がない」という言葉があります。

もし心当たりがあるなら、少なくとも上司の前では2度と言わない方が良いです。

どちらも文章を書くのが苦手な人・下手な人が、努力をしないことの言い訳で言っていることが上司にはわかるからです。

聞きようによっては、「私は文章を書く努力はしたくない」と言っているのと同じだからです。自分の評価を下げるだけです。

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文章が下手な人は誤解をしてる|仕事の文章に文才は必要ない

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文章が下手な人は、ほぼ本を読んだ経験が少ない人です。

ですので、文章をうまく書くことを才能だと思ってしまっています。中には、「文才がないんです。」などと言ってしまう人までいます。会社員が仕事で文章を書くことには、文才は必要ありません。

もし本当に思い込んでいるとしたら、大きな誤解です。文才が必要なのは小説家などのプロの作家です。

文章を書くのが下手な人の誤解

社内の報告書や稟議書、あるいは顧客や取引先に送るメール文など、会社員は職位が上がるほどに、文章を書く機会が増えます。文章を書けなければ、リーダーや管理職などに出世することはできないでしょう。

文章を書くのが下手な人は、読書をしていないために、仕事で書く文章にも「文才」が必要なのだと思い込んでいるのかもしれません。しかし、ビジネス文章に「文才」は必要ありません。

ビジネス文章には「感動」「面白さ」は必要ない

文才が必要とされるのは、小説家などの作家業の人たちでしょう。文章によって、人の心に感動を与えたり、面白さを提供してくれます。作家業のように、文章を書くことで、直接的に収入に結びつく仕事をしている方々には、文才が必要だと思います。

しかし、ビジネスマンが仕事で使う文章には、感動も面白さも必要ありません。上司や取引先担当者を感動させても、仕事になりません。

文章が書けないという人は、立派な文章を書こうとか、感動させるには・・・とか、気負いすぎです。

ビジネス文には敬語は必要だが余計な修飾は不要

ビジネス文には、相手との関係性によって、敬語を使い分ける必要はあります。敬語は、今や一昔前と違い5分類もあります。相手との関係性によって、尊敬語や謙譲語などを最適に使い分ける必要があります。しかし、単にマナーの問題であって、文才は関係ありません。

敬語として正しい言葉遣いは必要ですが、無題に丁寧すぎる修飾語は、「この人は敬語の使い方を知らないのだな」と相手にバレてしまい、かわいそうな人になってしまいます。

ビジネス文章を書くのに必要なことは2つ

ビジネス文章を書くのに必要なのは、文才ではなく、もっとシンプルなものです。必要な要素は2つです。

一つは、文章として書いた内容の情報に間違いがないこと・正確であることです。もう一つは、読んだ相手がわかりやすいと感じることです。これが良い文章の条件です。

良いビジネス文章に必要なのは「情報に間違いがないこと」

文章を書くのが下手な人は、早く終わらせたいという意識が強いためなのか、書こうとする内容についての情報把握が甘い場合があります。そのため、文章表現も曖昧になってしまいます。

ビジネスで使う文章では、情報は推測や憶測ではなく、正確である必要があります。曖昧な情報では、仕事に関する判断や決定ができないからです。数的な表現が可能なものは、なるべく数字で表記します。

良い文章に必要なのは「わかりやすいこと」「理解しやすいこと」

次に必要なことは、文章を読んだ人がわかりやすいと感じることです。わかりやすい・理解しやすいと感じるには、使われている言葉が専門的すぎないことと、文章の構成が重要なポイントになります。

文章の構成とは、文章の流れ・順番です。わかりやすい順番に文章がつながっていくと、わかりやすく感じるものです。

文章の順番に関しては、さらに小説の流れのように「起ー承ー転ー結」ではなく、まず結論から始めると読み手は、何の話が始まるのかがわかるので、理解しやすくなります。

小説のように、最後まで読まないと結果がどうなるのかがわからない文章の書き方をすると、「結局何を言いたいのだ」となってしまいます。そもそも、相手が積極的に読みたいと思う前提があれば、最後まで読むかもしれませんが、営業系のメールであれば、最初の数行を読んだ時点で、わかりにくいと感じると、そこで読むことをやめてしまう可能性もあります。

文章を書くのが下手なら良い文章(わかりやすい文章)を書く手順を覚えること

文章を書く一つの手順として覚えておくと、文章を書くのが下手な人も描けるようになるはずです。練習してみてください。

書くべき内容で見出しを作り、わかりやすい構成に並べて、内容を書くだけ

全体として何を書きたいの文章なのかを決めます。例えば、何か商品を顧客にすすめる文章なのか、取引先に取引内容についての商談をしたいのか、等々です。

全体の目的が決まったら、付箋に文章に書くべきことを見出しのようにメモして書き出します。

次にわかりやすい構成に、並べていきます。一般例で紹介しますと、「結論(問題提起)ー理由(あるいは状況説明)ー根拠」という鉄板の構成があります。

文章の書き出しは、一般的に挨拶から始まります。次に結論です。例えば、「本日は○○○の□□□の件でお伝えしたいことがあります。」などです。

取引先への相談等のメールならば、先に考えた見出しのメモはそのまま活かせるかもしれません。しかし顧客への商談メールの場合は、文章の構成を考える手順として使えますが、見出しとして書き出した商談メモは削除することをお忘れなく。

先に見出しで書くべき内容を並べれば内容が重複して長くなることも防止できる

先に書くべき内容を見出しとして決めて、わかりやすく順番を変えた後は、文章をその見出しに沿って書き並べていきます。紹介したように、見出しから考える方法を文章構成を作ると言います。

文章を書くことにだんだんと熟練してくると、頭の中で文章構成を考えられるようになる人もいます。ただ紹介した方法では、先に全体の流れ(構成)を作ってから、書いていきますので、文章を書いている時間も、全体として短くなっていきますし、頭の中だけで構成を考えていると、同じことを2回書いていたりなどのミスがなくなります。

文章が下手な人、書くべき内容についての下調べが不足

文章を書くのが下手な人に共通する事は、書くべき内容についての下調べが不足している事です

十分に調べていないために、書いてる途中で書く作業に行き詰まってしまったり、書いてる途中で間違った情報であることに気づいて調べ直すことも起きてしまいます。

その結果、文章を書く時間をロスしてしまいます。

文章を書くのが下手な人は書いた後で校正をしていない

良い文章を書くために最後にする事は、少し時間を置いて読み返す事です。

文書置くのが苦手な人は、自分で自分の文章を校正することが甘い場合が多いです。やっと書き終えたことの喜びの方が多いのかもしれません。

誤字・脱字を調べるだけでも、したほうが良いです。

文章が下手だとビジネスチャンスを失う

今の会社員は、どんな種別の仕事に就いたとしても、メールや資料作成などの文章を作成する文章作成の仕事は必ずあります。2020年から2022年にはコロナ禍の影響もあり、仕事の中で文字を書く場面が何の方にも増えているはずです。

それまでは、文章は書けるほうがいいと思われていたと思いますが、今では社内の報告・連絡・相談までもメッセージやチャットなどを使い、社外も社内もコミュニケーションは、言葉から文章に代わっています。

つまり「文章が下手なので・・・」と言っていると、仕事のチャンスを失うことも増えるはずです。営業系の仕事でも、内勤の仕事であっても、同じです。評価してもらえるチャンスを無くしてしまう可能性があるということです。

文章を書くのが下手だと頭悪い人だと思われる

世の中には、「文は人なり」という言葉もあり、文章には人柄が現れると言われます。そして、それは正しいとされ、文章から性格をAIが読み取るという研究がなされており、実用化されつつあります。

世の中には、文章が下手な人は頭が悪いと考える人もいますので、そのままでいる事は、自分にとって大きな損失になります。

まとめ

古くは、文章が下手なのは、人の個性の一つくらいに思われていたように思います。ですから「文章が下手」と言っていたように思いますが、今ではスマホは通話のためではなく、テキストメッセージとネットを調べるツール(パソコン)になりました。

仕事で文章を書くのは、誰にでも必要なことになったのです。文章を書くのに必要なことは、書くべき正確な情報を調べることと、文章を構成の流れを考えてわかりやすくすることです。

誰でも練習すればできます。

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