「自分の文章が下手に感じる」「書いた文章を読み返しても、どこを直せばよいかわからない」と悩んでいませんか。
文章が下手だと感じられる理由には、要点がわからない、一文に情報を詰め込みすぎている、説明が不足している、言葉が曖昧になっているなど、さまざまな問題があります。
ただし、文章が下手だからといって、知能や仕事全体の能力が低いわけではありません。文章の問題点を具体的に見つければ、書き換えによって改善できる部分があります。
この記事では、文章が下手に見える8つのパターンを修正前後の例文で比較します。メールや報告書の書き換え例と、完成した文章を改善する5つの手順も紹介します。
文章が下手に見えるのはどこに問題があるからか
文章が下手だと感じられる場合、必ずしも書いている内容そのものが悪いとは限りません。
伝えたい情報は正しくても、説明の順番や言葉の選び方によって、読み手が理解しにくくなることがあります。
例えば、次の文章を見てください。
修正前
「昨日の会議について、いろいろ検討したところ、関係部署との話し合いも必要になったため、今後の予定について変更することになりました。」
この文章では、何の予定をどう変更するのかがわかりません。
修正後
「昨日の会議で、資料の提出日を11月20日に変更することが決まりました。関係部署との確認に時間が必要なためです。」
修正後は、何が決まったのかを明確にし、変更理由も示しています。
このように、文章の問題点を見つけて書き換えることで、伝わり方を改善できる場合があります。
文章が下手に見える8つのパターン
| 問題のパターン | 書き換えるポイント |
|---|---|
| 1．要点がわからない | 最も伝えたい内容を明確にする |
| 2．一文が複雑 | 情報を分けて書く |
| 3．主語と述語がねじれている | 文のつながりを整える |
| 4．説明が不足している | 必要な情報を補う |
| 5．曖昧な言葉が多い | 具体的な言葉に置き換える |
| 6．同じ説明を繰り返す | 重複を整理する |
| 7．文章の順番が不自然 | 目的に合う順番へ変更する |
| 8．敬語や表記が不自然 | 読み手に合う表現へ修正する |
ここからは、それぞれの問題を実際の文章で比較します。
文章が下手な人の書き方を直す8つの例文
1．何を伝えたいのかわからない文章を直す
文章が下手に感じられる理由の一つは、要点が明確ではないことです。
特に、仕事のメールや連絡文では、何を伝えたいのかがわからないと、読み手が内容を判断しにくくなります。
修正前
「今回の資料についてですが、いろいろと確認しているところで、今後の対応についてご相談したいと思っています。」
修正後
「今回の資料について、提出日の変更をご相談したいと考えています。修正作業が必要になったためです。」
修正前は、相談したい内容が曖昧です。
修正後は、「提出日の変更」が目的であることを明確にしています。
書き換えのポイントは、最初に何を伝える文章なのかを決めることです。
ただし、すべての文章で結論を最初に書く必要はありません。報告、依頼、説明など、文章の目的に合わせて順番を考えましょう。
2．一文が長く複雑な文章を分ける
一文に複数の情報を入れると、何について説明しているのかわかりにくくなる場合があります。
修正前
「来週の研修についてですが、参加人数が増えたことで当初の会議室では対応できないことがわかり、そのため会場の変更を検討した結果、第2研修室を使うことになりましたので、ご連絡いたします。」
修正後
「来週の研修会場を変更します。
参加人数が増え、当初の会議室では全員が入れなくなったためです。
新しい会場は第2研修室です。」
修正後は、変更内容、理由、新しい会場を分けています。
一文を短くするだけでなく、それぞれの文が一つの内容を伝えるように整理しています。
なお、一文は必ず40文字や50文字以内にするという決まりはありません。
必要な説明を残しながら、読み返さずに理解できる文章を目指しましょう。
3．主語と述語がねじれた文章を直す
主語と述語のつながりが不自然だと、文章の意味が伝わりにくくなります。
修正前
「私の目標は、毎月の売上を確認して、問題点を改善したいと考えています。」
この文章では、「私の目標は」と「考えています」が自然につながっていません。
修正後
「私の目標は、毎月の売上を確認し、問題点を改善することです。」
別の書き方もあります。
「私は、毎月の売上を確認し、問題点を改善したいと考えています。」
どちらも主語と述語の関係が自然です。
書き換えるときは、文の最初と最後が対応しているかを確かめましょう。
4．説明不足の文章に必要な情報を加える
文章を短くまとめようとして、必要な情報まで省いてしまう場合があります。
修正前
「資料を確認して、問題があれば連絡してください。」
この文章では、どの資料なのか、何を確認すればよいのかが不明確です。
修正後
「11月10日に送付した見積書について、金額と納期をご確認ください。修正が必要な場合は、11月13日までにお知らせください。」
修正後は、対象となる資料、確認する内容、連絡期限が示されています。
すべての文章に詳しい説明が必要なわけではありません。
読み手が何を判断し、何をすればよいのかを考えて、必要な情報を補いましょう。
5．曖昧な表現を具体的な言葉に変える
「かなり」「いろいろ」「それ」「あれ」などの言葉は、内容によっては曖昧になります。
修正前
「最近、問い合わせがかなり増えているので、それについて早めに対応してください。」
この文章では、増加の程度や、依頼したい対応が明確ではありません。
修正後
「今月の問い合わせ件数は、先月の20件から35件に増えました。問い合わせへの回答に時間がかかっているため、対応方法を見直してください。」
修正後は、増加の内容と依頼事項が明確です。
ただし、数字が確認できていない場合に、推測で数値を追加してはいけません。
正確な数値がわからないときは、実際に確認できた情報だけを使いましょう。
6．同じ説明を繰り返している文章を整理する
同じ意味の言葉が何度も登場すると、文章が長くなるだけでなく、何を伝えたいのかわかりにくくなる場合があります。
修正前
「今回の変更については、変更内容を確認したうえで、変更が必要かどうかを確認してください。」
修正後
「今回の修正案をご確認のうえ、追加の対応が必要かお知らせください。」
修正前は「変更」と「確認」が繰り返されています。
修正後は、相手に求める行動を明確にしています。
ただし、専門用語や商品名など、同じ言葉を使った方が正確な場合もあります。
単語の繰り返しをすべて削るのではなく、不必要な重複を整理することが大切です。
7．説明の順番が不自然な文章を並べ替える
一文ごとの意味が正しくても、文章全体の順番が不自然だと、内容を理解しにくくなる場合があります。
修正前
「昨日から関係部署と調整しています。先週も打ち合わせを行いました。準備にはもう少し時間が必要です。そこで資料の提出日を変更したいと思います。」
修正後
「資料の提出日を変更したいと考えています。
関係部署との調整に時間がかかっており、当初の予定では準備が間に合わないためです。
新しい提出日について、ご相談させてください。」
修正後は、用件、理由、依頼の順番に整理しています。
報告や依頼では、このように重要な情報を先に示す方法が役立ちます。
一方、操作説明なら実際の手順に沿って書くなど、文章の目的によって適した順番は異なります。
8．不自然な敬語や表記を整える
ビジネスメールでは、敬語の使い方や表記にも注意が必要です。
ただし、丁寧な言葉を増やせば文章が上手くなるわけではありません。
修正前
「ご確認していただけましたら、ご返信していただけますでしょうか。」
修正後
「ご確認のうえ、ご返信いただけますと幸いです。」
修正後は、不自然な表現や冗長な言い回しを整理しています。
また、「問い合わせ」と「問合せ」など、同じ意味の言葉が一つの文章で混在している場合は、表記を統一する方法があります。
句読点については、意味の区切りがわかる位置に置くことが大切です。
詳しい打ち方は、文章の句読点の打ち方も参考にしてください。
文章が下手に見えるメールの書き換え例
ここでは、仕事のメールを一通まるごと書き換える例を紹介します。
細かな表現だけでなく、用件の伝え方や情報の順番にも注目してください。
修正前｜何を依頼しているのかわかりにくいメール
件名：資料の件
お世話になっております。
先日お願いした資料についてですが、いろいろと確認をしているところでして、少し変更があるかもしれないので、確認していただければと思っています。
また、以前の資料についても確認が必要になる可能性がありますので、そのあたりについてもよろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
このメールには、次の問題があります。
- 何を変更したいのか明確ではありません。
- どの資料を指しているのかわかりません。
- 相手に求める対応が曖昧です。
- 確定していることと未確定のことが混在しています。
修正後｜依頼内容を明確にしたメール
件名：11月提出予定の資料について確認のお願い
お世話になっております。
11月に提出予定の資料について、2点確認をお願いいたします。
1．最新版の資料に修正が必要な箇所がないか
2．前回提出した資料との差分に問題がないか
現在、関係部署と内容を確認しています。
追加の修正が必要になった場合は、あらためてご連絡します。
お手数ですが、11月13日までにご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
修正後は、確認する資料、確認事項、返信期限が明確です。
ただし、この例文は書き換えを説明するためのものです。実際に送る際は、確認事項や期限を事実に合わせて記載してください。
文章が下手に見える報告書の書き換え例
報告書では、結果、問題点、今後の対応などを整理することが大切です。
修正前｜事実と考えが混在した報告
「今月は問い合わせが増えていて、たぶん広告の影響だと思います。担当者も忙しく、いろいろ問題があるので、今後はもっと効率よく対応した方がよいと思います。」
この文章では、確認できた事実と、書き手の推測が混在しています。
また、何が問題なのか、どう改善したいのかも曖昧です。
修正後｜結果と今後の対応を分けた報告
今月の問い合わせ状況
今月の問い合わせ件数は35件で、先月の20件から15件増加しました。
現在の問題
問い合わせの増加に伴い、回答までの時間が長くなっているケースがあります。
今後の対応
問い合わせ内容を分類し、回答に時間がかかっている項目を確認します。
なお、問い合わせ増加と広告の関係については、現時点では確認できていません。
修正後は、確認できた事実、問題点、今後の対応を分けています。
重要なのは、文章を整えるだけでなく、事実と推測を区別することです。
報告内容に必要な情報が不足している場合は、文章を書き換える前に確認する必要があります。
文章が下手な人が完成した文章を直す5つの手順
文章が下手だと感じる場合は、すべての問題を同時に直そうとする必要はありません。
次の順番で見直すと、改善する部分を整理しやすくなります。
手順1．何を伝える文章なのか確かめる
まず、完成した文章を読み、最も伝えたい内容を一文で説明できるか確認します。
例えば、日程変更を依頼するメールなら、「会議の日程を変更したい」と説明できるはずです。
目的が曖昧な場合は、文章全体を見直します。
手順2．必要な情報が不足していないか確認する
次に、読み手が内容を理解するために必要な情報がそろっているかを確かめます。
例えば、日程変更なら、変更前後の日時や回答期限などです。
必要な情報が不足している場合は、文章を短くする前に補いましょう。
手順3．不必要な説明を削る
文章の目的と関係の薄い説明や、同じ意味の繰り返しがないか確認します。
必要な情報まで削らないように注意しながら、重複を整理します。
手順4．一文ごとの表現を整える
文章全体の内容が決まったら、一文ずつ見直します。
主語と述語の関係、言葉の意味、句読点などを確かめましょう。
一文が複雑な場合は、二つに分ける方法もあります。
手順5．最後に通読して意味を確かめる
文章を書き換えたら、最初から読み直します。
修正したことで意味が変わっていないか、必要な情報が残っているかを確認します。
特に、日付や金額、数量などの情報は、元の資料と照らし合わせることが大切です。
文章を直すときに注意したいこと
短くすることだけを目標にしない
文章が長いと読みにくくなる場合がありますが、短い文章が必ずわかりやすいとは限りません。
必要な情報が不足すると、読み手が内容を判断できなくなる場合があります。
難しい言葉をすべて削らない
専門用語は、読み手によっては理解しやすい言葉になる場合があります。
専門家同士の文章では、適切な専門用語を使う方が正確で簡潔に伝わることもあります。
書き換えによって事実を変えない
文章をわかりやすくしようとして、確認できていない数字や理由を追加してはいけません。
例えば、「売上が増えた」という文章を、「売上が20％増えた」と書き換えるには、正確な数値が必要です。
すべての文章に同じ構成を当てはめない
報告書、メール、説明文、感想文では、適した構成が異なります。
文章の目的を確認し、読み手に合った順番で説明しましょう。
文章が下手なことと文章力がないことは同じなのか
「文章が下手」と「文章力がない」は、似た意味で使われることがあります。
ただし、文章が下手という評価は、特定の文章に対して使われる場合があります。
一方、文章力は情報整理、構成、表現、推敲などを含む能力です。
例えば、急いで書いたメールに誤字脱字があったとしても、それだけで文章力全体が低いとは限りません。
また、文章力がある人でも、読み手や目的に合わない文章を書いてしまうことがあります。
文章力がない人に見られる特徴を詳しく知りたい方は、文章力がない人の8つの特徴と文章や行動のチェック方法をご覧ください。
文章を書く前の準備や構成に問題があると感じる方は、文章を書くのが苦手な人の準備方法と構成を整える4つの手順も参考にしてください。
文章が下手なことについてよくある質問
文章が下手な人にはどんな特徴がありますか？
要点がわかりにくい、一文に情報を詰め込みすぎている、説明が不足している、言葉が曖昧といった問題が文章に見られる場合があります。ただし、一つの文章だけで、その人の能力全体を判断することはできません。
文章が下手なのは読書不足が原因ですか？
読書不足だけが原因とは限りません。情報整理、構成、言葉選び、書いたあとの見直しなど、複数の要素が関係する場合があります。
文章が下手な人は頭が悪いのですか？
文章の上手さだけで知能を判断することはできません。文章の仕上がりには、経験や目的、作成する状況なども関係します。
文章が下手な場合は何から直せばよいですか？
まず、何を伝える文章なのかを確かめましょう。そのあとで、必要な情報がそろっているか、同じ説明を繰り返していないか、一文が複雑になっていないかを確認します。
文章が長い人は文章が下手なのですか？
一文が長いことだけで、文章の上手さは判断できません。ただし、複数の内容が混在して意味がわかりにくい場合は、文を分けることが役立ちます。
メールが下手な場合はどこを直せばよいですか？
件名で用件が伝わるか、本文に必要な情報があるか、相手に求める対応が明確かを確認しましょう。重要な日付や条件に誤りがないかも確かめることが大切です。
報告書が下手だと感じる場合はどうすればよいですか？
結果、問題点、今後の対応などを分けて整理する方法があります。また、確認できた事実と、自分の意見や推測を区別することも重要です。
文章が下手でも練習すれば改善できますか？
文章構成、言葉選び、推敲などには、学習や練習で改善できる部分があります。まずは自分が書いた文章を一つ選び、問題点を見つけて書き換えるところから始めましょう。
まとめ
文章が下手だと感じられる理由には、要点がわからない、一文が複雑、主語と述語が対応していない、説明が不足しているなど、さまざまな問題があります。
また、曖昧な表現や同じ説明の繰り返し、情報の順番が不自然な文章も、読み手が理解しにくくなる場合があります。
こうした問題は、完成した文章を読み直し、必要な部分を書き換えることで改善できる場合があります。
大切なのは、文章を短くすることだけを目標にしないことです。
読み手に必要な情報を残しながら、言葉の選び方や説明の順番を整える必要があります。
まずは、自分が書いたメールや報告書を一つ選び、最も伝えたい内容が明確か、必要な情報がそろっているかを確かめてみましょう。
文章が下手だと感じても、知能や才能の問題だと決めつける必要はありません。
文章のどこに問題があるのかを具体的に見つけ、一つずつ修正することが大切です。
文章力がないことに関するほかのテーマは、文章力がないことのまとめから確認できます。