箇条書きでわかりやすく伝える|要点を伝えやすくなる

箇条書き

報告書の作成や要点をまとめる時など、文章力に不安がある人が日本語的におかしな文章を作成してしまうことがあります。

そんな時に、「変な日本語を使うよりポイントを箇条書きにしてくれた方が分かりやすいのに」と感じることが多々あります。もし社会人になって、資料作成やメールなど様々な場面で、「君の文章は何を言いたいのか分からない」と言われた経験があるのなら、「箇条書き」を活用することをおすすめします。

目次

箇条書きでわかりやすく伝える|要点を伝えやすくなる

箇条書き1

文章力に不安がある人に多いのは、接続詞や形容詞・副詞等の使い方が最適ではないことです。その為、前後関係の意味が通じなくなるなど現象が起きてしまいます。

そのおかしな文法のクセは話し言葉にも反映されます。結果、上司や同僚や部下から、日本語の使えない人・語彙力・文章力がない人・仕事ができない人と思われている人が実際にいます。

箇条書きとは

箇条書きが特別に簡単な書き方というわけではありません。しかし、接続詞・形容詞・副詞の使い方が下手な人に取りましては、表現しやすい方法となる可能性があります。

箇条書きとは、一連の文章としてまとめる事をせずに、項目として一定のルールで要点などを書き並べる方法です。

最適に箇条書きができれば、文章で表現するよりも箇条書きの方が、読み手はわかりやすく感じます。但し、どんな場面でも、箇条書きにできるわけではありませんので、箇条書きに適したケースやルールに注意する必要があります。

また接続詞・形容詞・副詞などは基本的に使わないで表現しますが、箇条書きは短い文章で表現しますので、要約力が必要になります。

箇条書きが最適な活用例

箇条書きが特に最適とされる活用例はプレゼン資料やメールでの使い方が主になります。

箇条書きの活用例|プレゼン資料・スライド

会議や打合せの時には、開始時にプレゼン資料を配付します。文字だけで表現された資料よりも、図解やチャートを使った資料の方が理解しやすいことは知られているとおりです。

箇条書きにしたリストも図解と同じように、分かりやすさが高まります。伝えたいことの要点などに使うと効果的です。

活用例|メール

メールは、一般的に文字だけの表現にする事が多いです。

但し、要点となる事・忘れて欲しくないこと・次回アポイントの日時確認など、確実に伝えたいことを箇条書きにすると、誤認される可能性が減少します。

文章を正確に読み取ることは、文章が長くなると意外に難しいものです。要点として表記したはずなのに、相手の視点・記憶では文章の一部として、流れてしまうことは少なくありません。

見落としてもらいたくないことをシッカリ伝える方法として、メールの中で箇条書きにすることは効果的です。

箇条書きを使う効果

箇条書きにすることは、相手にわかりやすくする効果がありますが、もう少し深掘りして解説します。

文章の下書きとして箇条書きを使うと文章力が上がる

箇条書きは相手に見せるだけのものではありません。自分が文章を作成する際の下書きとして箇条書きを使うことは、文章を書くことが多い人に取りましても、かなり効果的です。

どんな文章であろうと、白紙状態からいきなり書き始めますと、多くの場合途中で破綻します。文章を作成している内に予定外の方向に思考が膨らんで文章が膨らんでしまうことがあります。その結果、本来伝えたかったことからハズレてしまうのです。

ですので、文章を書き始めるときには、全体の構成を考えておくのが良いのです。何々ついて、どういう順番で書いていくのかを考え、下書きします。内容や見出しでも良いですが、箇条書きで下書きをするのです。

文章の構成(内容と順番)が整うことで、相手に分かりやすくなり、伝えたいことが表現された文章力が上がった文章が書けるようになります。

箇条書きは要点・要件がリスト化され集中させやすい

何かの順番を示したり、要点を列挙したり、忘れて欲しくないことを箇条書きにすると、要点や要件がリスト化された状態になります。

当然ながら、前後に文章表現がある中にリストがあるだけで、相手の視点・思考を集中させやすくなります。但し、全ての文章が箇条書きに適しているわけではないことに注意が必要です。

箇条書きの書き方・ルール

箇条書きは簡潔に書く方法ですが、書き方・ルールがあります。単純に並べて番号をつければ良いということではありません。

同系統の情報として、一まとめにできる場合

情報を書き記すときに、文章で表現するよりも箇条書きの方が分かりやすい場合です。

社会人の基本となる能力には、読解力・語彙力・文章力・要約力があります。

と文章で表現する方法も有りますが、箇条書きにすれば次のようになります。

社会人の基本となる能力は、
・読解力
・語彙力
・文章力
・要約力

実際の文章では、もっと長い文章が多いのですので、理解のしやすさは明白です。

各項目に時系列の意味がある場合|最初に数字を表記

箇条書きの各項目が手順的な時系列の意味を持つ場合があります。

順番がある場合は、最初に数字を表記することで、分かりやすくなります。

階層構造がある場合

箇条書きの項目にツリー構造などの階層がある場合は、単純に並べるのではなく、インデント(行頭にスペースを挟むことでずらす)を利用することで、下層項目を表現します。

長い文章にしないで要約する

箇条書きは簡潔な表現が基本です。文字数のルールが決まっているわけではありませんが、短い表現が基本です。

項目数が多すぎないように整理する

項目数があまりに多いのも箇条書きの効果(分かりやすさ)が無くなってしまう原因となります。多くなる場合は、その内容を分類できないかを検討するべきです。

まとめ

箇条書きを使うと文章にまとめずにわかりやすく伝えることができます。

要点をまとめて要約文として文章化するよりも、箇条書きにした方が、相手に伝わりやすいなどという場合に使うと有効です。

ただ書き並べるのではなく、一定のルールがありますので、注意して使うとビジネス文書では有効です。

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