要約力は、ビジネスにおいて非常に重要なスキルです。
情報過多の時代において、限られた時間やリソースの中で効率的に情報を処理し、要点を抽出する能力が求められます。
本記事では、要約力の基礎知識から具体的なトレーニング方法やビジネスでの応用までを詳しく解説します。
要約力とは仕事で使う基本ビジネススキル
社会人が仕事をするときには、職種によって求められる能力がたくさんあります。その中で、読む・聞く・話す・書く等の基本的な能力は特に大事ですが、中でも社員同士や上司と部下の関係で連携していくために、伝える能力が重要になります。
簡潔で正確な伝える能力が必要になります。伝える能力の重要な要素になるのが、要約力です。同僚社員や上司、あるいは部下に対して報告や指示を出すときに、伝えたいことを正確に要約して相手に分かりやすく伝えることが必要になります。
要約力の意味：基礎知識
要約力の意味とは、伝えたいことの要点をまとめて相手が分かりやすいように短くする能力です。社内でやり取りされる伝えることには全て、要約力が必要になります。
要約力とは
要約力とは、与えられた情報や文章を短く簡潔にまとめる能力のことです。例えば、長い報告書や会議の議事録などから重要なポイントを抽出し、他の人に効果的に伝えることができます。
要約力を持つことで、情報の取捨選択がスムーズに行え、効率的な意思決定やコミュニケーションが可能になります。要約力の高さは、ビジネスにおいての能力や信頼性の指標となります。
要約力の意味
要約力は、情報を短くまとめるだけでなく、本質を見極める力も含まれます。情報の洪水にさらされている現代社会では、要約力を持つことで時間や労力を節約し、効率的に意思決定やコミュニケーションを行うことができます。
要約力を持つことで、冗長な情報を削ぎ落とし、核心部分を把握することができます。要約力を活かすことで、他の人との共有や理解が容易になり、業務の円滑な進行が可能になります。
要約力の重要性
要約力は、ビジネスにおいて多くのメリットをもたらします。情報を要約することで、効率的な報告書やプレゼンテーションを作成することができます。また、要約力を持つことで他の人とのコミュニケーションが円滑になり、意思疎通がスムーズに行われます。
要約力を持つことで、情報の効率的な処理が可能となり、時間の節約やミスの軽減につながります。さらに、要約力はリーダーシップやマネジメントにおいても重要なスキルであり、チームをまとめる能力を向上させることができます。
仕事の会話は要約力が基本
職場でかわされる仕事に関する会話は、基本的に全て要約力を使って話すものだと意識しておくのが良いです。いつ上司から業務報告を求められるか分かりません。
要約して全体像を伝える
基本的に、相手が上司であっても部下であっても、何かを伝えたいときには、まず伝えることの全体をイメージして下さい。よくある失敗例は、一秒でも早く答えようとして、細部から話してしまうことです。
細部は後回しで良いのです。
全体像を伝える方法では、「結論」、「そして理由」という話し方が論理的で聞き手はわかりやすいと感じます。
要約して簡潔にまとめてつたえることが重要です。
要約力がない人は仕事でミスを起こしやすい
要約力がない人と話していると、話が整理されておらず、結局何をいいたいのだろうという場面がよく起きます。話の中心があちこちへ散らかってしまい、相手にはどの部分が話の中心で、どの部分が補足なのかが不明になるのです。
その結果、相手から「あなたが言いたいことは、こういうことですね」と確認されると、「私が言いたいのは、そういうことではない」という行き違いが起きてしまいます。
さらに、これが仕事の場合だと、ことは深刻な状況になります。要約力がないために、相手に間違って伝わってしまうのですから、失敗やミス、クレームやトラブルに発展する可能性があります。
口頭で伝える場合も、文章で伝える場合も同じです。要約力がないままで仕事をすると、トラブルやクレームが発生する可能性があります。
要約力は仕事では必須
仕事で伝える表現は、論理的でなければいけません。形容詞や副詞はなるべく使わないことです。数字で表現できることは、なるべく数字に置き換えて説明することです。
形容詞が入った説明は曖昧な表現になり、個人の主観で受け取り方が違うからです。
例えばマーケティング調査の結果報告で、「A店に調査で潜入したところ、昼の時間帯はかなり混んでいて繁盛していました。」ではなく、「A店に午後1時から2時まで潜入したところ、カウンター10席のうち空いてる席は2席だけでした。」という報告が理想的です。
10席のうち8席埋まっていたとしても、オープン初日ならマズい状況と判断されますし、オープンしてから半年後なら固定客が安定している印象にかわります。
要約力がある人が評価され出世する
要約力がある人の話し方は、分かりやすく伝えてくれます。
上司の立場からすると、いつもわかりやすく報告してくれる部下は、状況をよく理解して仕事が出来る人という印象を感じさせられます。
この状態が継続すると、印象は優秀な部下にアップし、信頼できる部下へと上がっていきます。当然評価され、出生していく人になります。
要約力をトレーニングして身につける方法
同僚に要約力が高い人がいると、気後れしてしまったり、自分には無理かも知れないなどと自己評価を出してしまう人がいます。
しかし、要約力は後天的能力です。つまり、最初は皆ゼロから始まっているのです。本を読んだり、文章を書くなど努力をしてきた人が先行しているだけです。自分もトレーニングをすることで、要約力をつけることは可能です。
練習すれば上手くなるスキルということです。もちろん、上達スピードに個人差はあります。しかし、後天的能力は努力するのかしないかだけの問題です。
要約力トレーニングの概要
要約力を鍛えるためには、日常的な練習が重要です。まずは、短文や記事などのテキストから重要なポイントを抽出する練習を行いましょう。一つの文章を読んだ後に、要約文を作成してみると良いでしょう。
要約力を向上させるためには、以下のポイントに注意しながら練習すると効果的です。
- 重要な情報や主要なアイデアに焦点を当てる
- 文章や文脈の中で重要なキーワードを把握する
- 冗長な表現や余計な詳細を省く
- 要点を簡潔かつ明確に伝える
要約力のトレーニングにはアプリも使える
要約力をトレーニングするためには、専用のアプリを利用する方法もあります。要約力を鍛えるゲームや短文の要約問題を提供しているアプリがありますので、積極的に活用しましょう。
要約力トレーニングアプリの利用により、自身の要約力を測定したり、短時間で集中してトレーニングすることができます。アプリのフィードバック機能を活用して、自身の進歩を確認することも重要です。
要約力トレーニング本のおすすめ
要約力を向上させるためには、専門書や実践的なワークブックも役立ちます。要約のテクニックや具体的な例を学ぶことで、自身の要約力を伸ばすことができます。
以下は、要約力のトレーニングに役立つ本の一部です。
論理的思考力を高めるための練習問題集です。ロジックツリーという思考ツールを使って、単語や文や文章を要約する方法を学びます。単語レベル、文レベル、文章レベルの3つのレベルと8つのステップに分かれており、身近な題材から難易度が徐々に上がっていきます。要約する力は、小論文やレポート、現代文読解などにも役立ちます。論理と感性を鍛えるエクササイズで、楽しく文章を書くことができるようになります 。
「9割捨てて10倍伝わる『要約力』」という本は、情報のポイントをつかみ、簡潔かつ論理的にアウトプットする能力の高め方を教える本です。著者の山口拓朗さんは、出版社で編集者・記者を務めた経験をもとに、ビジネスやプライベートで役立つ「要約力」のメソッドを3つのステップに分けて伝授します。それは、①情報収集（必要十分な情報を集める）、②情報整理（情報をグループ分けする）、③情報伝達（相手に簡潔に伝える）です。本書では、これらのステップを具体的な例やテクニックを交えて解説し、リモートワーク全盛時代に必須のコミュニケーション改革を提案しています。
要約の練習ならTwitter
要約は短い言葉でできるだけ多くの情報を伝える方法でもあります。そう考えるとTwitterのように文字数が限られたSNSは最適です。誰かの反応が励みになる要素もあります。もし逆に作用して気になってしまうという方は、非公開設定にすれば自分にしか見られないという方法にもなります。
全角140文字を使って、なるべく多くの情報を伝える合理的な練習方法です。文字数のカンターがあと何文字なのかも教えてくれます。
社説を要約するのは良い練習になる
要約の練習には、本を読んで要約する方法が紹介されることが多いです。しかし社会人の場合、本を読むことは必要なことの一つですが、要約力をつけるのは今日からでも必要なことです。
できるだけ毎日要約のトレーニングをしたいところです。そこで紹介する方法は社説をようやくする方法です。題材は新聞社各社がホームページに毎日公開している社説です。今は概ね1000文字程度あります。
日本人の平均的な読書スピードからすると、1000文字は2分間で読むことができます。そして100文字から200文字に要約するのです。またTwitterの140文字に要約しても良いでしょう。ただTwitterに社説を要約して投稿する場合、著作権の問題がありますので、公開はしないほうがいいです。非公開で練習しましょう。
あるいはノートやメモとして100文字から200文字の要約で、書き溜めていくのでも良いです。社説を書いてる人は各新聞社の論説委員です。論説委員はその社説で何を言おうとしているのか、あるいは本文中に繰り返されるキーワードはないかに注目して短く整理する練習をするのです。
要約力の効果と応用
要約力を活かすためには、自身の業務や役割においてどのような情報が重要であるかを理解し、的確に要約する能力を身につける必要があります。
要約力がある人の特徴
要約力がある人は、情報を整理し、論理的な思考でポイントをまとめることが得意です。また、冗長な表現を省き、明確かつ簡潔に伝える能力があります。要約力が高い人は、他の人に対してわかりやすく説明することができ、周囲から信頼される存在となります。
要約力があると、情報の受け手は膨大な量の情報から必要なポイントを把握しやすくなります。要約力が高い人は、情報の効率的な共有や意思疎通に貢献し、組織内での役割を果たすことができます。
要約力のビジネスへの応用
要約力はビジネスにおいて非常に役立ちます。会議やプレゼンテーションなどの場で、膨大な情報を要点に絞って効果的に伝えることができます。要約力を活かすことで、他の人の時間を節約し、効率的な意思決定や行動計画の策定を支援することができます。
さらに、要約力を活用することで、ビジネス上の問題を的確に分析し、解決策を見つけ出すことができます。ビジネスの競争環境では、情報を正確に把握し、的確な判断を下すことが求められるため、要約力は競争力の向上にも寄与します。
要約力の仕事への活かし方
要約力は、さまざまな仕事において活かすことができます。以下は、要約力が役立つ仕事の一例です。
- プロジェクトマネージャー: プロジェクトの進捗状況や重要なポイントを要約し、ステークホルダーに報告する能力が求められます。
- マーケティング担当者: 膨大な市場調査データや顧客フィードバックを要約し、有益な情報を他部門と共有することが重要です。
- セールスパーソン: 製品やサービスの特徴や利点を要約して伝え、顧客のニーズに応えることが求められます。
- コンサルタント: 分析結果や提案を要約してクライアントに伝え、効果的なコンサルティングを行う必要があります。
要約力を活かすためには、自身の業務や役割においてどのような情報が重要であるかを理解し、的確に要約する能力を身につける必要があります。
要約力の向上のための具体的な手法
前述の通り、トレーニングすれば要約力をつけることは出来ます。
ただ、折角なら更に練習を重ねて、要約力を高めるほうがメリットは大きいです。自分が部下であっても、上司であっても、要約力が高まると仕事が楽になるはずです。
コミュニケーションも取れやすくなり、行き違いや理解不足や何を言ってるのか分からない状態は、段々減っていくはずです。要約力が無い状態が続くと、仕事ができない人というレッテルを貼られてしまう人もいます。
いかに具体的な手法を紹介いたします。
要約力を鍛える方法とテクニック
要約力を向上させるためには、以下の具体的な手法やテクニックを取り入れることが有効です。
- 読解力の向上: 要約力は読解力に基づいています。速読や重要箇所の把握など、読解力を高める練習を行いましょう。
- 文章の構造分析: 文章の構造を把握し、主要なポイントや補足情報を見極めることが重要です。段落ごとに要約ポイントをまとめる練習を行いましょう。
- 要点整理のテクニック: マインドマップやアウトラインを使って情報を整理し、要約ポイントを明確に把握する方法を学びましょう。
- 要約文の練習: テキストを読んだ後に要約文を作成し、他の人に伝える練習を繰り返しましょう
要約力を高めるための練習問題集の紹介
要約力を向上させるためには、練習問題集を利用することが有効です。要約のテクニックや例題を通じて実践的なスキルを身につけることができます。
要約力を向上させるための練習問題集としては、以下のようなものがあります。
- ビジネス書の要約問題集: 実際のビジネス書の一部を読み、要約文を作成する問題集です。ビジネスに関連したテーマに焦点を当てたものが多くあります。
- ニュース記事の要約練習: ニュース記事を読み、要約文を作成する練習問題集です。さまざまなジャンルやトピックをカバーしています。
これらの練習問題集を利用しながら、要約力を鍛えることで実践的なスキルを身につけることができます。
要約力を英語で鍛える方法
要約力を英語で鍛えることも重要です。国際的なビジネス環境では、英語での要約が求められる場面も多いです。
要約力を英語で鍛えるためには、以下の方法を試してみてください。
- 英語のニュース記事の要約: 英字新聞や英語のニュースサイトから記事を選び、要約文を作成する練習を行いましょう。重要な情報を把握し、簡潔にまとめる能力を養います。
- ビジネス英語の資料の要約: ビジネス関連の英語の資料やレポートを読み、要約文を作成する練習を行います。ビジネス英語に慣れることで、要約力を英語で発揮できるようになります。
要約力を英語で鍛えることによって、国際的なビジネスコミュニケーションの幅が広がります。
要約力の成功事例
要約力はビジネスにおいて重要なスキルであり、効率的なコミュニケーションや意思決定に欠かせません。日常的なトレーニングや具体的な手法の活用により、要約力を向上させることができます。要約力を持つことで、仕事でのパフォーマンスやキャリアの成長にも大きく貢献します。
ドラゴン桜の要約力に関する事例
ドラゴン桜という作品では、要約力の重要性や具体的な要約の手法が描かれています。この作品を通じて要約力の効果や方法を学ぶことができます。
例えば、主人公の龍崎先生が法学部受験生に要約の重要性を教える場面や、彼が受験生に具体的な要約の方法を指導する場面などがあります。ドラゴン桜を参考にすることで、要約力を身につけるための具体的なアイデアやヒントを得ることができます。
読解力と要約力の関係性
要約力は読解力と密接な関係があります。要約力を高めるためには、まずは読解力を向上させることが重要です。
読解力を向上させるためには、以下のような方法が有効です。
- 多読: 多くのテキストを読むことによって、慣れ親しんだ文章構造や表現パターンを身につけましょう。
- 語彙力の向上: 語彙を増やすことで、文脈やニュアンスを理解しやすくなります。
- 文章構造の分析: 文章の構造を理解し、主要なポイントや関連性を把握する力を養いましょう。
要約力と読解力は相互に補完関係にあり、両方のスキルを総合的に鍛えることで効果的な要約が可能となります。
まとめ
要約力はビジネスにおいて不可欠なスキルであり、情報の効率的な処理や的確なコミュニケーションに大きく貢献します。本記事では、要約力の基礎知識から具体的なトレーニング方法、効果と応用、さらには要約力の向上のための具体的な手法や成功事例を詳しく解説しました。
要約力の基礎知識では、要約力の定義や意味、重要性について触れました。要約力は情報を短く簡潔にまとめる能力であり、情報過多の時代において必要不可欠なスキルとなっています。
要約力のトレーニング方法では、要約力を鍛えるための具体的な手法やテクニックを紹介しました。練習問題やトレーニングアプリの活用、さらには専門書や実践的なワークブックの利用が要約力の向上に役立ちます。
要約力の効果と応用では、要約力がある人の特徴やビジネスへの応用、仕事への活かし方について詳しく解説しました。要約力を持つことで効率的なコミュニケーションや意思決定が可能となり、ビジネス上での役割を果たすことができます。
要約力の向上のための具体的な手法では、要約力を鍛える方法やテクニック、練習問題集の紹介、さらには英語での要約力の向上方法について解説しました。これらの手法を活用することで、要約力を効果的に向上させることができます。
要約力の成功事例では、ドラゴン桜をはじめとする要約力に関する事例や読解力との関係性を紹介しました。これらの事例を活用することで、要約力を身につけるための具体的なアイデアやヒントを得ることができます。
要約力はビジネスでの基本的なスキルであり、効果的な情報処理や意思疎通に欠かせません。日常的なトレーニングや具体的な手法の活用を通じて、要約力を向上させることで仕事でのパフォーマンスやキャリアの成長に大きく貢献しましょう。
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- 要約力のトレーニングして要約力がある人になる
- 要約力がある人は評価されやすい｜社会人必須のスキル
- 要約力を高める方法｜要約ができない人は仕事が出来ない
- 要約力がない人が困ること
- 要約力を学ぶ本｜おすすめするのは一冊だけ
- 要約アプリは新聞社でも使われている
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