要約力は社会人の伝える基本|仕事で伝えるスキル

要約力1

社会人が仕事上で誰かに何かを伝える時には、要約力を使って伝えることが基本になります。

しかし実際には出来ていないことが多く、説明するときに伝えたいことがきちんと伝わらない、理解して貰えないということが発生することがあります。

シッカリ伝えているつもりなのに、「何が言いたいのか分からない」と言われた経験がある人もいると思います。仕事で伝えたいことが正確に伝わらないと、仕事のトラブルやミスにつながる可能性があります。

逆に要約力を使いこなせる人は、それだけでも好印象や高い評価を得る可能性もあります。

目次

要約力は社会人の伝える基本|仕事で伝えるスキル

要約力2

社会人が仕事をするときには、職種によって求められる能力がたくさんあります。その中で、読む・聞く・話す・書く等の基本的な能力は特に大事ですが、中でも社員同士や上司と部下の関係で連携していくために、伝える能力が重要になります。

簡潔で正確な伝える能力が必要になります。伝える能力の重要な要素になるのが、要約力です。同僚社員や上司、あるいは部下に対して報告や指示を出すときに、伝えたいことを正確に要約して相手に分かりやすく伝えることが必要になります。

要約力とは

要約力とは、伝えたいことの要点をまとめて相手が分かりやすいように短くする能力です。社内でやり取りされる伝えることには全て、要約力が必要になります。

なるべく短くまとめて話すことが、日常の伝える場面での基本になります。但し、要約の仕方を間違えると、補足説明的な部分を伝えて、肝心な要点を伝え漏らしてしまい、トラブルに発展することもあり得ます。

あるいは、短く要点が整理されてなくて、「何を言いたいのか分からない」という場合もあります。それが重要な事案に関することの場合、本当に困ります。

新人社員に限らず、ベテランになっても要約力がない人もいるのが現状です。

社会人の仕事の会話は全て要約力が基本

職場でかわされる仕事に関する会話は、基本的に全て要約力を使って話すものだと意識しておくのが良いです。いつ上司から業務報告を求められるか分かりません。

要約して全体像を伝える

基本的に、相手が上司であっても部下であっても、何かを伝えたいときには、まず伝えることの全体をイメージして下さい。よくある失敗例は、一秒でも早く答えようとして、細部から話してしまうことです。

細部は後回しで良いのです。

全体像を伝える方法では、「結論」、「そして理由」という話し方が論理的で聞き手はわかりやすいと感じます。

要約力を使って要点を伝えないとミスが起きる

質問があってから答えるまでに、少し時間があるのであれば、要点を絞ってもれなく伝えることです。重要な要点を漏らしてしまうとミスやトラブルになります。

考えると同時に瞬時に答える必要がある場合は、5W1Hに合わせて伝えると、相手は分かりやすいです。

中でも最も大事なのは、2W1Hです。何をするのか。何故なのか。どのように行うのかです。

曖昧表現はトラブルの元

仕事で伝える表現は、論理的でなければいけません。形容詞や副詞はなるべく使わないことです。数字で表現できることは、なるべく数字に置き換えて説明することです。

形容詞が入った説明は曖昧な表現になり、個人の主観で受け取り方が違うからです。

例えばマーケティング調査の結果報告で、「A店に調査で潜入したところ、昼の時間帯はかなり混んでいて繁盛していました。」ではなく、「A店に午後1時から2時まで潜入したところ、カウンター10席のうち空いてる席は2席だけでした。」という報告が理想的です。

10席のうち8席埋まっていたとしても、オープン初日ならマズい状況と判断されますし、オープンしてから半年後なら固定客が安定している印象にかわります。

要約力がある人が評価され出世する

要約力がある人の話し方は、分かりやすく伝えてくれます。

上司の立場からすると、いつもわかりやすく報告してくれる部下は、状況をよく理解して仕事が出来る人という印象を感じさせられます。

この状態が継続すると、印象は優秀な部下にアップし、信頼できる部下へと上がっていきます。当然評価され、出生していく人になります。

要約力をトレーニングして身につける

同僚に要約力が高い人がいると、気後れしてしまったり、自分には無理かも知れないなどと自己評価を出してしまう人がいます。

しかし、要約力は後天的能力です。つまり、最初は皆ゼロから始まっているのです。本を読んだり、文章を書くなど努力をしてきた人が先行しているだけです。自分もトレーニングをすることで、要約力をつけることは可能です。

練習すれば上手くなるスキルということです。もちろん、上達スピードに個人差はあります。しかし、後天的能力は努力するのかしないかだけの問題です。

要約力を高める

前述の通り、トレーニングすれば要約力をつけることは出来ます。

ただ、折角なら更に練習を重ねて、要約力を高めるほうがメリットは大きいです。自分が部下であっても、上司であっても、要約力が高まると仕事が楽になるはずです。

コミュニケーションも取れやすくなり、行き違いや理解不足や何を言ってるのか分からない状態は、段々減っていくはずです。要約力が無い状態が続くと、仕事ができない人というレッテルを貼られてしまう人もいます。

下記の記事で、要約力を高める3つの方法を紹介していますので、ご参照下さい。

まとめ

要約力は社会人が誰かに何かを伝えるときに、必須のスキルと考えた方が良いです。

相手がわかりやすいと感じるのは、結論が先にある論理的な話し方や、要点が整理された要約された話し方です。

日常的なやり取りであっても、仕事に関する事は、要約力を使った伝え方が良とされます。

関連記事一覧

読書をすることで人は経済的にも人間的にも豊かになれる

本の要約ができれば仕事はうまくいく|17のポイント

要約の意味が分かればビジネススキルが上がり給料も上がる

要約の仕方は要点を抽出し要旨に沿って合成することにある

要約サイトのサービスが超便利!読解力・文章力が身につく

要約アプリは新聞社でも使われている

社説を要約する|社会人が要約力をつける練習に最適テーマ

本の要約は章ごとに|書き方のコツ

要約を練習するアプリ|練習しないと大事なことが伝わらない

本の要約アプリはフライヤーが最強|ビジネス書の読み方

要約のコツは文章の種類によって違う

要約した話し方|何を言いたいのかわからない社会人から脱する

本の要約を音声で聞くなら方法は2つ

本の要約は著作権侵害にあたる場合がある【注意】

要約の書き方は順番にやれば難しくありません

要約力|トレーニングして要約力がある人になる

要約の書き出しは具体的にどう書けばいい

要約が上手い人とできない人は何が違うのか

要約のやり方が難しいのは要点が分からないから

本の要約をブログに書くなら個人的感想のみ

本の要約レポートと要約と読書感想文の違い

要約力を高める方法|要約ができない人は仕事が出来ない

要旨とは何か?分からないと要点も分からないし要約もできない

要点とは何か?要点をまとめるにはどうする

要点をおさえるは押さえるが正しい|使う場面での意味も確認

要約ができない人の特徴|放置してると損するだけ

要点を絞る7つの話し方にすれば何を言いたいのかが伝わる

要点の書き方はまとめるか箇条書きにするか

箇条書きでわかりやすく伝える|要点を伝えやすくなる

要約力がある人は評価されやすい|社会人必須のスキル

要約では具体例は省くのが正しい

要約力は社会人の伝える基本|仕事で伝えるスキル*当記事

要約力1

この記事が気に入ったら
フォローしてね!

よかったらシェアしてね!
  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!

コメント

コメントする

目次
閉じる