要約力とは仕事で使う基本ビジネススキル

要約力1

社会人が仕事上で誰かに何かを伝える時には、要約力を使って伝えることが基本になります。

しかし実際には出来ていないことが多く、説明するときに伝えたいことがきちんと伝わらない、理解して貰えないということが発生することがあります。

シッカリ伝えているつもりなのに、「何が言いたいのか分からない」と言われた経験がある人もいると思います。仕事で伝えたいことが正確に伝わらないと、仕事のトラブルやミスにつながる可能性があります。

逆に要約力を使いこなせる人は、それだけでも好印象や高い評価を得る可能性もあります。

目次

要約力とは仕事で使う基本ビジネススキル

要約力2

社会人が仕事をするときには、職種によって求められる能力がたくさんあります。その中で、読む・聞く・話す・書く等の基本的な能力は特に大事ですが、中でも社員同士や上司と部下の関係で連携していくために、伝える能力が重要になります。

簡潔で正確な伝える能力が必要になります。伝える能力の重要な要素になるのが、要約力です。同僚社員や上司、あるいは部下に対して報告や指示を出すときに、伝えたいことを正確に要約して相手に分かりやすく伝えることが必要になります。

要約力の意味とは

要約力の意味とは、伝えたいことの要点をまとめて相手が分かりやすいように短くする能力です。社内でやり取りされる伝えることには全て、要約力が必要になります。

なるべく短くまとめて整理して話すことが、日常で物事を伝える基本になります。但し、要約の仕方を間違えると、補足説明的な部分を伝えて、肝心な要点を伝え漏らしてしまい、トラブルに発展することもあり得ます。

あるいは要点が整理されてなくて、「何を言いたいのか分からない」という場合もあります。それが重要な事案に関することの場合、本当に困ります。

新人社員に限らず、ベテランになっても要約力がない人もいるのが現状です。

仕事の会話は要約力が基本

職場でかわされる仕事に関する会話は、基本的に全て要約力を使って話すものだと意識しておくのが良いです。いつ上司から業務報告を求められるか分かりません。

要約して全体像を伝える

基本的に、相手が上司であっても部下であっても、何かを伝えたいときには、まず伝えることの全体をイメージして下さい。よくある失敗例は、一秒でも早く答えようとして、細部から話してしまうことです。

細部は後回しで良いのです。

全体像を伝える方法では、「結論」、「そして理由」という話し方が論理的で聞き手はわかりやすいと感じます。

要約して簡潔にまとめてつたえることが重要です。

要約力がないとミスが起きる

質問があってから答えるまでに、少し時間があるのであれば、要点を絞ってもれなく伝えることです。重要な要点を漏らしてしまうとミスやトラブルになります。

考えると同時に瞬時に答える必要がある場合は、5W1Hに合わせて伝えると、相手は分かりやすいです。

中でも最も大事なのは、2W1Hです。何をするのか。何故なのか。どのように行うのかです。

要約力は仕事では必須

仕事で伝える表現は、論理的でなければいけません。形容詞や副詞はなるべく使わないことです。数字で表現できることは、なるべく数字に置き換えて説明することです。

形容詞が入った説明は曖昧な表現になり、個人の主観で受け取り方が違うからです。

例えばマーケティング調査の結果報告で、「A店に調査で潜入したところ、昼の時間帯はかなり混んでいて繁盛していました。」ではなく、「A店に午後1時から2時まで潜入したところ、カウンター10席のうち空いてる席は2席だけでした。」という報告が理想的です。

10席のうち8席埋まっていたとしても、オープン初日ならマズい状況と判断されますし、オープンしてから半年後なら固定客が安定している印象にかわります。

要約力がある人が評価され出世する

要約力がある人の話し方は、分かりやすく伝えてくれます。

上司の立場からすると、いつもわかりやすく報告してくれる部下は、状況をよく理解して仕事が出来る人という印象を感じさせられます。

この状態が継続すると、印象は優秀な部下にアップし、信頼できる部下へと上がっていきます。当然評価され、出生していく人になります。

要約力をトレーニングして身につける

同僚に要約力が高い人がいると、気後れしてしまったり、自分には無理かも知れないなどと自己評価を出してしまう人がいます。

しかし、要約力は後天的能力です。つまり、最初は皆ゼロから始まっているのです。本を読んだり、文章を書くなど努力をしてきた人が先行しているだけです。自分もトレーニングをすることで、要約力をつけることは可能です。

練習すれば上手くなるスキルということです。もちろん、上達スピードに個人差はあります。しかし、後天的能力は努力するのかしないかだけの問題です。

要約力のトレーニングにはアプリも使える

要約力のトレーニングには、いろいろな方法があります。

まとまった時間をとりにくい人なら、スマホのプリを使って、要約力のトレーニングをするのもありです。

要約力をトレーニングするということは、文章を読んで短い文字数に要約するというトレーニングになります。ですので、ようやく力をトレーニングするアプリは、文字を書くアプリが中心になります。

要約する材料は、新聞社の社説がおすすめですが、ネットニュースでもいいでしょう。文字数では、社説が一般的に1000文字前後で、ネットニュースが500〜600文字です。ほとんどのネットニュースはこの時点で、すでに要約されていますので、文章として読みやすいのは社説の方が楽に読めます。

社説の方が文字数は少し多いですが、それでも一般的な読書速度から考えると、2分程度で読み終えられます。

要約力を学ぶ本を紹介します|おすすめです

要約力に関する本もたくさん出版されていますが、「9割捨てて10倍伝わる要約力」1冊で十分かと思います。

要約力とは、まさに捨てる力、削る能力です。要約になれていないとここまで削っていいのかと、ドキドキするかもしれませんが、本や文章の中には、必ず段落やブロックの文字のかたまりの中に中心となる文章があるものです。それが要点です。

それ以外の部分は、補足説明や、参考事例や具体例などなのです。つまり9割捨てるというのは、あながち冗談ではありません。

要約力を高める

前述の通り、トレーニングすれば要約力をつけることは出来ます。

ただ、折角なら更に練習を重ねて、要約力を高めるほうがメリットは大きいです。自分が部下であっても、上司であっても、要約力が高まると仕事が楽になるはずです。

コミュニケーションも取れやすくなり、行き違いや理解不足や何を言ってるのか分からない状態は、段々減っていくはずです。要約力が無い状態が続くと、仕事ができない人というレッテルを貼られてしまう人もいます。

下記の記事で、要約力を高める3つの方法を紹介していますので、ご参照下さい。

まとめ

要約力は社会人が誰かに何かを伝えるときに、必須のスキルと考えた方が良いです。

相手がわかりやすいと感じるのは、結論が先にある論理的な話し方や、要点が整理された要約された話し方です。

日常的なやり取りであっても、仕事に関する事は、要約力を使った伝え方が良とされます。

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要約力1

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