上司に業務報告をしたら、何を言いたいのか分からない、と言われてしまった。
部下が指示したことをやってくれない。
滅多に電話が繋がらない顧客から電話が入ったのに、言いたいことをうまく伝えられず、「ではまた」で終わってしまった。
以上のような経験はありませんか。
それはあなたの話し方では、要点が要約されて相手に伝わっていないからです。
要約力のトレーニングして要約力がある人になる
要約とは、要点を短くまとめ分かりやすくすること、などが一般的な意味です。
要点とは、物事の大事な部分です。実は、要約力がない人とは、その大事な部分を適切に見つけられない人のことです。
要約力がある人は要点を見つけるのがうまい
文章を短めにまとめるとき、部下に仕事について要約して伝えるとき、あるいは仕事の状況について上司に要約して伝えるとき、具体的にはどのようにしてまとめていますか。
要約力がある人は、前述のように、上司に対して、部下に対しての要約するときに、要点をうまく見つけて整理します。
逆に、要約力がない人には、文章にしても、話す内容にしても、どの部分が大事な部分なのか見分けがつかないのです。
要点とは大事な部分｜大事な部分を見分けることが要約
要点＝大事な部分とは、その部分をなくすると文章が成り立たなくなる部分です。
この部分が大事と思われる部分を、試しに隠してみてください。文章は成り立つでしょうか。それとも、意味がわからない文章になったでしょうか。
一見すると、重要そうに見えた部分でも、その部分を隠しても文章の意味がわかるのであれば、関連性の高い部分であっても、要点ではありません。
大事な部分＝要点は以上のように見分けてください。そして、見分けた要点をつなげたのが要約文です。そして、これらのスキルが要約力です。
要約の大事な部分は5W1Hか2W1Hでトレーニング
大事な部分＝要点を見分ける方法は、前述のように、部分的に隠してみることで分かります。もっと簡単な方法はないものか、という声がありそうなので、目安となる方法を紹介します。この方法で日常的に意識して話すことで要約力はトレーニングされていきます。
5W1Hとは、学生時代に教えてもらった古い方法ですが、論理的思考や説明ではおとなになっても有効です。
だれが（who）、いつ（when）、何する（what）、どこで（where）、理由（why）、どのように（how）です。
ただ仕事の説明で、重要度・緊急度の高い事案について議論する場合の要約では、what/why/howに集中して話すことが要約力を高めるトレーニングになります。
要約力をつけるにはトレーニング
また今日一日を振り返るのもトレーニングになります。自分が書いた要約文、上司に報告した内容、部下に指示した内容を振り返ってみてください。要点が主体になっていましたか。
要点を伝えていても、同じくらいの分量の要点ではない関連性の高い部分が、混じっていませんか。その部分を隠しても文章の意味が通るのなら、要点ではありません。文章の意味が成り立たなくなるのが要点です。
その状態では、相手には要約として伝わりません。関連性の高い部分は、要約文からは削り取る部分です。
もしそうなら、もう一度、要約力を使って、文章を作り直してみてください。実地トレーニングです。必要があれば、なるべく早く相手に伝え直すことです。この振り返りのトレーニングを明日の仕事に生かしてください。要約力が高まっていきはずです。
要約力とは言い換えれば｜要約力ある人は削り取るがうまい
要約力は言い換えるなら、整理する・総括する・短くする・簡単にする、などの言葉になります。つまり、要点とそうではない部分を見分けて、削り取る能力が要約力です。
要約できた文章の部分をかくしてみると、文章の意味が成り立たなくなるのが、うまく要約できた証拠です。一つ注意があるのは、どのレベルまでの要約が必要かということです。
上司への報告であれば、まずは1〜3行までの要約した口頭での報告をし、のちの報告書では200〜400字数で報告書を出すように言われるかもしれません。この報告書の内容も要約が必要です。
自分が上司で部下に指示を出す場合には、主たる指示事項を3行程度にまとめて伝えることです。その上で、関連事項を5〜10項目伝えるなどの整理が必要です。
要約レベルは相手から文字数を指定されることが多いです。
注意が必要なのは、口頭で伝える場合です。多くの場合、話しすぎていくうちに、要約されていた内容から、要点以外の情報がふえてしまうことです。
結果、受け手にとっては、要点不明の報告や指示になってしまいます。何を言っているかわからない報告や指示になってしまいます。要点以外は、受けての要求に合わせてのみにするのが、賢明です。
まとめ
要約力がある人になるには、要約した話し方・書き方を日々意識し繰り返していくトレーニングが必要です。
発言や議論では2W1H（または5W1H)で話し、日々振り返りをするトレーニングです。
その結果、要約力が高い＝削り取るのがうまい、要約力がある人に成長します。
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