上司に業務報告をしたら、何を言いたいのか分からない、と言われてしまった。
部下が指示したことをやってくれない。
滅多に電話が繋がらない顧客から電話が入ったのに、言いたいことをうまく伝えられず、「ではまた」で終わってしまった。
以上のような経験はありませんか。
それはあなたの話し方では、要点が要約されて相手に伝わっていないからです。
要約力のトレーニングして要約力がある人になる
要約とは、要点を短くまとめ分かりやすくすること、などが一般的な意味です。
要点とは、物事の大事な部分です。実は、要約力がない人とは、その大事な部分を適切に見つけられない人のことです。要約力をつけるトレーニングをしましょう。
要約力がある人は要点を見つけるのがうまい｜要約力をつけるトレーニングを紹介
文章を短めにまとめるとき、部下に仕事について要約して伝えるとき、あるいは仕事の状況について上司に要約して伝えるとき、具体的にはどのようにしてまとめていますか。
要約力がある人は、前述のように、上司に対して、部下に対しての要約するときに、要点をうまく見つけて整理します。
逆に、要約力がない人には、文章にしても、話す内容にしても、どの部分が大事な部分なのか見分けがつかないのです。
要約力をつけるトレーニングにもいくつもの方法があります。
実際に試してやりやすいトレーニング方法を継続することです。
毎日できる社説を要約するトレーニング
本を読んでトレーニングは良い方法ですが、要約力に特化してレベルアップをするなら、やはり毎日要約できる方法がおすすめです。
それは新聞サイトの社説を読んで要約する方法です。新聞各社の社説は毎日更新されます。社説自体は500〜1000文字（最近は1000と数百文字が多いかもしれません）ですので、読書の平均速度から計算すると、2分前後で読み終わる分量です。
100〜200文字で毎日要約してみましょう。数行で負担になることなく、要約力のレベルが上っていくはずです。
要約力をトレーニングするアプリ
要約力をトレーニングするにはアプリの力も利用しましょう。
文章を読む・要点を見つける・要点をまとめる・要約文を書くの一連の流れを日々繰り返すトレーニングが効果的です。
この中でアプリを使いやすいのは、「要約文を書く」です。次の記事では具体的にトレーニングするアプリを紹介しています。文章の長さではTwitterが最適です。他のSNSのようにコミュニケーションをとることよりも情報発信中心のSNSですので、要約のトレーニングアプリとして最適です。
他にも「DayOne」という日記アプリや、「ライトレ」というお題に基づいて100文字で作文をするというアプリもトレーニングになります。要約で肝心なことは、まとめて整理することです。ただ最後の「要約文を書く」部分に時間を取られてしまう人もいます。
最大の原因は文章を書くことに慣れていない、ということがあります。文章を書くアプリを使って要約文を書くトレーニングをしましょう。
要約をトレーニングする本｜問題集でトレーニング
要約をトレーニングする本を紹介します。本を使う実践的なトレーニング方法といえば、やはり問題集を解くことです。いろいろな文章を体験することで、中心となる文章と事例紹介や補足的説明の見分けがつくようになっていきます。
本書は教育者である著者が、高校や大学の授業で実践している問題集です。もちろん、社会人にとっても良いトレーニングになる本です。
問題集をやり尽くしたら、前述の社説の要約に戻って良いでしょう。人間の頭は2〜3度同じ文章を見ていると、記憶から戻って復習することになります。要約力をトレーニングするには、新しい文章に出会って要約することを繰り返していくと良いトレーニングになります。
要点とは大事な部分｜大事な部分を見分けるトレーニング
要点＝大事な部分とは、その部分をなくすると文章が成り立たなくなる部分です。
この部分が大事と思われる部分を、試しに隠してみてください。文章は成り立つでしょうか。それとも、意味がわからない文章になったでしょうか。
一見すると、重要そうに見えた部分でも、その部分を隠しても文章の意味がわかるのであれば、関連性の高い部分であっても、要点ではありません。
大事な部分＝要点は以上のように見分けてください。そして、見分けた要点をつなげたのが要約文です。そして、これらのスキルが要約力です。
要約の大事な部分は5W1Hか2W1Hでまとめるトレーニング
大事な部分＝要点を見分ける方法は、前述のように、部分的に隠してみることで分かります。もっと簡単な方法はないものか、という声がありそうなので、目安となる方法を紹介します。この方法で日常的に意識して話すことで要約力はトレーニングされていきます。
5W1Hとは、学生時代に教えてもらった古い方法ですが、論理的思考や説明ではおとなになっても有効です。
だれが（who）、いつ（when）、何する（what）、どこで（where）、理由（why）、どのように（how）です。
ただ仕事の説明で、重要度・緊急度の高い事案について議論する場合の要約では、what/why/howに集中して話すことが要約力を高めるトレーニングになります。
要約力をつけるトレーニング｜今日1日を振り返り要約して文章化する
また今日一日を振り返るのもトレーニングになります。自分が書いた要約文、上司に報告した内容、部下に指示した内容を振り返ってみてください。要点が主体になっていましたか。
要点を伝えていても、同じくらいの分量の要点ではない関連性の高い部分が、混じっていませんか。その部分を隠しても文章の意味が通るのなら、要点ではありません。文章の意味が成り立たなくなるのが要点です。
その状態では、相手には要約として伝わりません。関連性の高い部分は、要約文からは削り取る部分です。
もしそうなら、もう一度、要約力を使って、文章を作り直してみてください。実地トレーニングです。必要があれば、なるべく早く相手に伝え直すことです。この振り返りのトレーニングを明日の仕事に生かしてください。要約力が高まっていきはずです。
自動要約サイトで自分の要約と比べてみるトレーニング
自動要約サイトの性能も随分上がってきたように感じます。
社説の要約などをまず自分で要約をします。その後で、要約サイトで自動予約をして、要約の内容を比較してみます。
要約サイトの結果が常に正しいということでも有りません。しかし要約自体は、本来主観的なものでは有りません。大きな違いはないはずですので、参考になるはずです。
要約力とは言い換えれば｜要約力ある人は削り取るがうまい
要約力は言い換えるなら、整理する・総括する・短くする・簡単にする、などの言葉になります。つまり、要点とそうではない部分を見分けて、削り取る能力が要約力です。
要約できた文章の部分をかくしてみると、文章の意味が成り立たなくなるのが、うまく要約できた証拠です。一つ注意があるのは、どのレベルまでの要約が必要かということです。
上司への報告であれば、まずは1〜3行までの要約した口頭での報告をし、のちの報告書では200〜400字数で報告書を出すように言われるかもしれません。この報告書の内容も要約が必要です。
自分が上司で部下に指示を出す場合には、主たる指示事項を3行程度にまとめて伝えることです。その上で、関連事項を5〜10項目伝えるなどの整理が必要です。
要約レベルは相手から文字数を指定されることが多いです。
注意が必要なのは、口頭で伝える場合です。多くの場合、話しすぎていくうちに、要約されていた内容から、要点以外の情報がふえてしまうことです。
結果、受け手にとっては、要点不明の報告や指示になってしまいます。何を言っているかわからない報告や指示になってしまいます。要点以外は、受けての要求に合わせてのみにするのが、賢明です。
まとめ
要約力がある人になるには、要約した話し方・書き方を日々意識し繰り返していくトレーニングが必要です。
発言や議論では2W1H（または5W1H)で話し、日々振り返りをするトレーニングです。
その結果、要約力が高い＝削り取るのがうまい、要約力がある人に成長します。
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