文章を要約するのは社会人には毎日のこと

文章 要約

文章を要約するのは、慣れるまでは大変です。しかし、社会人になり企業で働くようになると、日々の社内・社外のコミュニケーションの文章にはほぼほぼ要約の力が使われていることに気づきます。

例えば、上司に業務の進捗状況を尋ねられたら、なるべく簡潔にかつ十分な内容を伝えられるといいです。「大丈夫です。」「厳しいです。」だけだと、記憶にも印象にも残らないです。

顧客や取引先とのコミュニケーションは8〜9割は、メールだと思います。ここでもやはりなるべく簡潔に、でも十分な用を盛り込んだ内容を伝えたいものです。

文章の要約力がない人だと思われると、最悪の場合、他社へ流れてしまいます。

目次

文章を要約するのは社会人には毎日のこと

学生の頃には、「要約」といえば、本や文章を要約することであり、要約文を作ることだったはずです。

しかし社会人になると、報告書関連では文章で要約文を作りますが、上司とのコミュニケーションの中で、要約しながら話すことも増えます。また、毎日のメール連絡(社内と社外)では当然要約力を使って、完結にわかりやすく話したり文章を書いたりします。

要約すべき元の文章は、頭の中にしかありません。伝えるべき内容を頭の中で整理し、相手がわかりやすいと感じる順番(構成)に要約して、受け答えをするのです。相手は、上司の場合もありますし、顧客と取引先担当者の場合もあります。

現実には要約した内容でうまくコミュニケーショが取れる人もいますし、何を言いたいのかわからないと言われ続けている人もいます。

当記事では、要約がうまくできる人とできない人の特徴などについて解説しています。

要約の意味とは何をすることか

要約の意味は、本や文章を短くまとめたもの、あるいはまとめることです。英語ではサマリー(summary)と言います。

学校では、小学4年生から要約の勉強を始めます。

頻繁に使われるのは、大学でしょう。大学までは、要約とは書くことがほとんどですが、社会人になると要約して話すことが多くなります。とは、言いましても個々何年もの傾向として、コミュニケーション手段は、通話や面談よりも圧倒的にメールが増えています。社外の営業や取引先との交渉ごと、さらに社内での連絡や相談、それに上司への報告などにしても、実際に話す場面がなくなるのではないかと思うほどにメールでのコミュニケーションが増えています。

つまり、要約して書いてメールで相手に伝えるということです。

要約が上手い人とできない人との違いは

要約が上手いかどうかは、普段から目にすることが多いと思います。

ありがちなケースでは、「説明がわかりやすい」「何を言っているのか分からない」があります。自分自身の体験や身の回りの体験として、共有したことがあると思います。

要約が上手い人とうまくできない人との違いは、要約の元となる本を読んできちんと理解している、あるいは相手の話を考えながら聞いて理解している、のかによります。うまく要約していける人は、よく読んでよく聞いて理解しているということになります。

要約ができない人の特徴

要約ができない人と言いましても、一言でまとめることはできません。それぞれの状態に個人差があるからです。

ただ社内の誰かに、「何を言っているのか分からない」といわれた経験は持っているはずです。それが一つの特徴です。

同じことを社外でもやっているはずですが、社外の誰かの場合は、残念ながら一般的に厳しい指摘はしてくれません。代わりに、関係を切られてしまうでしょう。

ですから営業の場合なら、競合他社に契約を持っていかれた場合など、他社の営業が好条件の提示をしたのだと、思い込んでいますが、その実態は要約力がライバルのほうが上だったのかもしれないのです。

「続きを読む」では、要約ができない人の他の特徴についても解説しています。

社会人は要約して話している

個人差はあるものの、社会人になって最初に驚くことの一つが、社会人の話し方が常に要約して話す必要があることです。

この話し方が、何年たっても上手くできず、上司に注意されている先輩社員を見たことがあるはずです。注意されているほとんどのケースでは、「要約して話して」「要点は何」「時間がないから結論から言ってくれ」などと言われています。

「結論ー理由ー根拠」の順に整理(要約)をして話すか、5W1Hの形に整理して話すことです。

要約の仕方

要点の仕方・書き方については、「要約には書き方のコツがある」で詳しく解説していますので、御覧ください。

まとめ

大学生の場合には、論文やレポートに対して要約を添付することがあります。

社会人になると、報告書などの提出や説明の際に要約文を使うことがあります。それよりも日々の業務の中で、「要約」は度々することになります。

それは上司に報告したり、同僚・先輩に連絡相談するコミュニケーションの場面です。そして社外の顧客と取引先への連絡で、要約力を使ったメールを書く必要があります。

仕事中の社会人は、ほぼ要約づくしの状態になります。ただ現実にはできない人もいます。そこに評価の差が現れていくます。

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