本を要約する方法は、度々紹介されています。
しかし社会人に必要なのは、本を要約することよりも、A4用紙数ページの要約文を作成方法や頭の中にある文章を要約し文章化する方法ではないでしょうか。
当記事では、社会人に必要な「文章を要約するやり方」について解説いたします。
文章を要約するやり方｜自分の要約とaiサービスで答え合わせ
学生時代の「要約」といえば、本を読んで要約することです。
しかし社会人の場合、本を読んで要約するというケースは実際にはあまりありません。
社会人が要約する場面は、要約して話す場面や、報告書や計画書や資料作成などの場面に求められます。
要約すべき文章は、資料数ページが束ねられていたり、頭の中でまだ整理されていない場合もあります。
文章を要約する
まず要約の意味を再確認しましょう。要約の意味は、本や文章を短くまとめたもの、あるいはまとめることです。
一つの代表的な事例で言えば、職場では「レジメ（レジュメ）」「アジェンダ」「サマリー」という言葉で伝達されます。
レジメとアジェンダは、一般的に会議の前に配布されます。内容は、会議で話し合う内容やスケジュールが要約されて書かれています。
サマリーは、会議の後に出席者や出席できなかった関係者に、会議の内容を要約し配布されるものです。
多くの場合、このレジメやサマリーの要約文を作成する役目は、若手社員に回ってくることが多いです。会社によっては、サマリーのような要約ではなく、議事録で詳細な内容を配布する場合もあります。
また毎日の業務報告や1週ごとの週間報告でも、要約した文章を書く場面が日常的にあります。社会人の場合、改めて「要約する」というガイドがなくとも、自分のための記録やノート以外は全て、誰かに伝達するための文章ですので、アウトプットする文章は全て要約が前提になっているとも言えます。
文章を要約して書くやり方
要約文を書く場面での具体的なやり方について解説します。
先のケースのように、会議後のサマリーで発言者の意見や考えを要約する場合もあります。また報告書や計画書や企画書など、自分の意見や考えを要約する場合もあります。
解説するのは、文章を要約する基本としてのやり方ですので、要約作成のケースに合わせて、相手に合わせてアレンジすることも必要かもしれません。
文章要約のコツ
要約を作成する際には以下のポイントに注意することです。（要約する文章がある場合のやり方です）
1）ポイントとなるキーワードやキーワードセンテンス（中心となる文節）を残す
2）短い文章に整理する
文章要約のやり方は以下の通りです。
1）文章を表現されている意味に沿って、いくつかのブロックに分ける。
2）ブロックごとの中心となるキーワードセンテンスを見つける。
3）ポイントなるキーワードとキーワードセンテンス以外は、自分の言葉で表現する。
4）5W1Hの要素を整理して表現するとわかりやすい
5）主語と述語、いつ・どこ・どのくらい等の要素をできるだけ明確にする
6）通常の社内のビジネス文書であれば、「です・ます」の敬体ではなく、「である」の常体の表現にします。
7）具体例や補足情報は、基本的に省く。
8）修飾語や形容詞・副詞は使わない。
9）自分の言葉で表現するが、主観的表現はNG
文章の要約は練習しないとうまくならない
文章の要約は、意識をしているだけでは、うまくはなりません。
深く考えずとも、自然に要約ができるように、練習をすることです。
要約が上手い人とうまくできない人との違いは、要約の元となる文章を読んできちんと理解している、あるいは相手の話を考えながら聞いて理解している、と理解されてしまいます。
要約のスキルが高いか低いかは、考慮されません。ですので文章をよく読んで理解していても、あるいは相手の話をよく聞いていたとしても、要約文の出来が悪ければ、否定的に解釈されてしまうのです。
文章の要約練習におすすめなのは、新聞社の社説を要約する練習です。ネットで新聞社のページにアクセスすれば、無料で見ることができます。
大体は1000文字前後で書かれています。100文字〜200文字程度に要約する練習を繰り返していくと、自分の話し方にも変化を感じる時が来ると思います。
文章の要約をaiに任せてしまう｜答え合わせとして活用してみる
自分で練習している要約がうまく出来ているのかどうかを判断する目安として、aiサービスの力を借りてはどうでしょう。
活用方法としては、前述の方法で自分で練習した要約の答え合わせのように使う方法もありですし、資料を作成する際の時間短縮の技として、活用する方法としても有効です。
興味深いのは、各サイトのaiプログラムのアルゴリズムが違うことから、試しに同じ文章を要約させても全く同じ結果にはならないことです。
また、そのまま使えそうな結果が出るケースもありますが、変な日本語で出力されるaiサービスもあります。いずれも無料で利用可能なので、試してみる価値はあります。
資料作成などに使う場合は、当然ながら文章として日本語のチェックをして修正する必要があります。
まとめ
社会人になると、報告書などの文書作成では要約のスキルを使うことが必須になります。
つい感情的・感覚的な表現をしてしまうと、「何を言いたいのかわからない」と反応されるかもしれません。
また、口頭でのコミュニケーションでも同様です。常に、相手が分かりやすいか、伝わっているかに注意を向けてコミュニケーションをとる必要があります。
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