文章の表現力|社会人に必要なのは正確で分かりやすい表現

文章 表現力 トレーニング

文章力がない人には、文章の表現力が乏しいという特徴があります。

しかしビジネスシーンにおいて、文章の表現力とは何かを誤解している人がいます。ビジネス文では、例えば小説に書かれているような感性豊かな文章表現は必要ではありません。

ビジネスシーンにおいての文章の表現力とは、大事なことを正確に表現し、相手に分かりやすく伝える能力です。

表現が美しく、相手を感動させるような文章表現力が求められているのではありません。

文章力がないとか、良い文章が書けないと悩んでいる人は、この点を間違えている可能性があります。

ビジネスにおいて良い文章とは、感動的な文章ではありません。

良い文章とは書かれている情報が正確で、相手が何を伝えてきているのかが分かりやすい文章です。

感動させたり、コントロールするものではありません。

ですので文章の表現力がないということは、言葉の修飾的な技術が不足しているということではありません。理解しやすい言葉が使われていないということです。

目次

文章の表現力|社会人に必要なのは正確で分かりやすい表現

文章 表現力 トレーニング1

表現力とは具体的に何を意味しているのか、まずここが大事です。

文章の表現力がないとは、語彙力がないことが原因になっている場合があります。

ただそれは、相手を感動させたりコントロールしたりするための語彙ではありません。

文章の表現力とは良い文章を書ける能力|社会人の場合

文章の表現力とは、表現できる言葉をたくさん知っていて、状態や状況について言い換える言葉を使いこなせる能力です。このように解説すると、語彙力があるかどうかがポイントなのだと考えてしまいがちです。

確かに小説を書く方であれば、語彙力(言葉の意味をたくさん知っていて言葉を使いこなす)をフルに使って、一つの物事を表現するにも、幾つもの表現の仕方が必要になります。

しかし社会人が仕事で必要な文章の表現力とは、感動的な表現ができる能力ではありません。

社会人に必要な文章の表現力

あなたの周りに「かわいい」「すごい」を連発する人はいないでしょうか。

いつも行動を共にしている友人なら「かわいい」「すごい」は、声の感じから微妙な感じがわかるのかもしれません。

しかし年代の違う相手や、生まれ育った環境の相手であれば、「かわいい」「すごい」と言われても、どうかわいいのか、どのようにすごいのかは分かりません。

これが文章であれば、尚更分かりにくくなります。

冒頭で解説しましたように、社会人のビジネスシーンで必要な文章の表現力とは、情報を正しく理解してもらい、伝えたいことが相手にとって分かりやすく表現する能力です。

そうして書かれている文章が良い文章とされます。

文章を読む相手は、同僚かもしれませんし、上司かもしれません。あるいは直接会ったことがない顧客の可能性もあります。それらの相手に、分かりやすいと感じてもらわなければなりません。

そのために文章の表現力が必要になります。文章を書いている本人が分かりやすいと感じても、意味がないのです。重要なのは相手です。

文章の表現力|分かりやすくなければトラブルやクレームになる場合もある

若者に限らず、大人の年代でも「かわいい」「すごい」という人はたくさんいます。テレビ番組に出てくる芸能人の食レポで「おいしい」の言葉と「顔の表情」でしかコメントできない人もいます。

目の前に相手がいるなら、顔の表情をプラスすれば、どのくらいおいしいのかは、伝わるかもしれません。

文章の表現力がない人同士の会話を聞いていると、「かわいい」「すごい」「おいしい」と言った後、どのように「かわいいのか」「すごいのか」「おいしいのか」を話していることが少ないです。もしかすると、お互いに感じていることは違うのに、表現力が乏しいために共感しあっているように見えているのかもしれません。

しかし、社会人の文章力の場合、自分と相手が言葉を通じて感じていることに違いがあると困ったことになります。理解が一致していないので、物事が進んでいく途中でトラブルやクレームに、発展することが度々あります。

多くの場合、「そういう意味だとは思わなかった」という言葉が飛び出してきます。これがトラブルに発展する原因です。

そうならないためには、状態や状況を細く表現する方法も知らないといけません。また、同じような状態を表す他の言葉、つまり言い換えの言葉を知っていることと、言葉を使えるようになることが必要です。

言葉の意味を知っていることを理解語彙と言います。言葉として話したり書いたりできる言葉をしよう語彙と言います。この2つの語彙を知らないといけません。文章の表現力を鍛えることは、語彙力を鍛えることです。

文章表現力の鍛え方

文章表現力を鍛える必要はご理解いただけたと思います。

表現力を鍛えるトレーニングが必要です。表現力が低い人がよく使ってしまう言葉に、「形容詞」「副詞」があります。前述の「かわいい」「すごい」などもそうです。表現力を鍛えるトレーニングの一つ目は、「かわいい」「すごい」を使うのを辞めることです。

文章表現力を鍛えるトレーニング|形容詞と副詞を使うのをやめる

トレーニングというと少し印象が違うかもしれません。実行することは、「かわいい」などの形容詞を使わないことです。「かわいい」「すごい」と言いたくなったら、他の言葉に言い換えてください。

文章の表現力がない人は、形容詞と副詞を使いたがります。実はビジネス文章に形容詞を使うのは、とてもリスクが高いのです。相手と自分が同じ意味として、理解し合えていない可能性があるからです。

それが仕事の重要な部分に関係している場合、先ほどの「そういう意味だと思わなかった」となります。営業と顧客の関係だけではありません。仕事の指示をした上司と受けた部下。取引の打ち合わせをしている取引先担当と自社の担当窓口社員。電話をかけてきた(メールで問い合わせをしてきた)相手と電話を受けた社員(メールを受けた社員)などなど。

これらの関係性の中で、会話の中に形容詞と副詞が含まれるほどに、互いに誤解するリスクが高まります。形容詞は、物事の状態を表現する語です。副詞は、他の言葉を詳しく説明する語として使われます。

なれた言葉を言い換えるのは、最初のうちは難しいかもしれませんが、表現を考えて話すことで相手に伝わりやすくなります。形容詞を止めると、細かく具体的に話したり、書いたりするようになるはずです。これまで、雰囲気で流して話した言葉を止めるのはストレスかもしれません。しかし、続けている限り文章の表現力は低いままです。

互いに誤解しやすい形容詞

・「い」で終わる形容詞=嬉しい・楽しい・丸い・四角い・青い・赤い、など

・「な」で終わる形容詞=親切な・対照的な・効果的な・イージーな・ハードな、など

意味を共有してない可能性がある副詞

・ゆっくり・とても・なるべく・あいにく・まさか・わざわざ・もっと・決して、など

文章表現力を向上させるには具体的に|情報を正確に

上司から部下に仕事の指示がなされます。その時に、上司が部下に「なるべく早く頼むよ」と言います。

よくあるケースです。表現力がある上司なら、例えば「明日の朝9時までにレポートにして提出してください。」と追加します。

部下は、これで期限と依頼された仕事の形態を知ることができます。部下の現状抱えている他の仕事の関係によっては、「明日の朝9時のレポート提出は無理です」となるかもしれません。

前述の状態で、上司から追加の言葉もなく、部下からの確認の言葉もないまま、次の朝を迎えると、上司から「レポートはできた?」と言われるかもしれません。どちらに非があるのかは別として、発信側の表現力が不足していたことに最大の原因があります。

実際には同じような状況はどこの会社でも起きています。上司と部下ではなく、会社と顧客という場合もあります。顧客側の表現力不足があったとしても、責任を問われるのは、会社の担当者です。

文章の表現力向上のためには相手の専門度を見極める

繰り返しですが、相手にとって分かりやすい文章表現でなければなりません。

ポイントは、文章を書いている自分がわかりやすいと感じることではありません。文章を読んでくれる相手にわかりやすいと感じてもらう必要があります。

専門用語に詳しくない一般ユーザーに向かって、専門用語だらけで説明している販売員や営業は、間違いなく成績が悪いです。相手のことを考えていないからです。

一般ユーザーには専門用語を一般的な言葉に翻訳して伝える必要があります。逆に上司や取引先担当が相手なら、プロ同士で伝わる言葉を使って表現する必要があります。

相手の専門度レベルに合わせて、言葉を使い分けることも文章の表現力に必要な要素です。相手が使い慣れている言葉の専門度に合わせた、言い換えができる言葉を知っておく必要もあります。つまり語彙力を増やすということです。

語彙力がない人は、ボキャブラリーがないと言われます。ワンパターン的な表現しかできない人です。ボキャブラリーは、本を読んだり、普段話をしない人と話したり、時に言葉を知らないことで恥をかきながら覚えていくものです。

ボキャブラリーを高める方法は、次のとおりです。

1)本を読むこと(知らない言葉に出会う場を増やします)
2)意味がわからない・わかったと思っている言葉の意味をスマホアプリで調べる(とにかくたくさん調べる)
3)覚えたばかりの言葉をすぐに使い倒す(使える場面で使いまくってください)

スマホに漢字のアプリをインストールして、わからない言葉に出会うたびに、調べてください。

調べて意味がわかったら、話し言葉や文章を書く際に意識的に使うことです。

まるで前から知っていたかのように、どんどん使うことです。

調べて使う、知っていたかのようにどんどん使う。これで表現力は必ず向上します。

文章の表現力を一気に向上させる簡単なコツ

文章の表現力を高める方法について紹介してまいりましたが、すぐにできる簡単な方法はないのか、という方もいるかもしれません。

冒頭でも解説しましたが、文章の表現力には、情報を正しく伝えることが必要です。そして相手が理解しやすい言葉遣いをする必要があります。つまり自分が伝えたいことが正しくもれなく分かりやすく表現されている必要があるのです。

最も簡単なコツをお教えします。それは5W1Hで、文章内容を表現することです。もちろん最低限必要な敬語に関する言葉遣いは使わなければなりません。

5W1Hとは、子供の頃に学校で教わった記憶がある人が多いはずです。とてもシンプルで、子供じみて感じる人もいるかもしれませんが、自分にとっても相手にとっても、分かりやすい構成になるはずです。

いつ(when)・どこで(where)・誰が(who)・何をした(what)・なぜ(why)・どのように(how)に、相手に説明したいことや伝えたいことを当てはめてみてください。もし5W1Hに、上手く当てはまらない場合や不足している場合は、よく考えてみてください。

あなたの話や文章の表現が相手にうまく伝わらない原因はそこにあるのだとわかるはずです。

まとめ

文章の表現力について解説しました。文章の表現力を誤解していなかったでしょうか。

小説家のように、文章の表現によって相手を感動させたりコントロールする場合の表現力は、社会人に必要な表現力ではありません。

社会人に必要な文章の表現力は、大事な情報を正しく相手に伝え、相手が分かる言葉で表現する能力です。

文章の表現力をアップさせるには、今までついつい使っていた「形容詞」「副詞」をできるだけ使わないことと、本を読んで知らない言葉に出会うことです。

出会ったら、すぐに調べて、すぐに使うことです。この繰り返しで、あなたの文章の表現力は必ず向上します。

社会人には、文章の表現力がないばかりにクレームになったりトラブルに発展することがあります。「そういう意味だと思わなかった」ということが、自分か相手の心の中に生まれます。

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