「文章力に自信がありません」といっても、意外に平気な表情をしている人がいます。しかし、その人が社外に発信するメールをそのまま承認するわけにもいきません。書き直しをしてもらいます。
しかし自分が文章を書けないことに原因があるのに、書き直しをしてもらううちに逆ギレする人がいます。自分で気がついて文章力をつけなければ、社会人としての未来は相当に厳しいものになります。
ビジネス文章力に自信がないならトレーニングしよう
社会人になって自分に文章力がないことに気がついたら、必ずトレーニングすべきです。
そのままでは、いずれ大恥をかいたり、仕事上のコミュニケーションでミスをすることになります。出世や年収アップも期待できません。 ほとんどの仕事において、メールや書類を書いたりなど、ビジネス文章を書く必要性があるからです。
社外にメールを発信する場合に、上司が文章チェックを行う事は、リスク回避のための基本となっているはずです。文章チェックは本来校正や校閲の意味で行います。
しかし現実には、文章の状態が悪すぎるため、何度チャレンジしても添削をするレベルになってしまいます。もしビジネス文章力を身につけることができれば、今の時代は、それだけでも評価をされる可能性が高いです。文章を書けない人が多いからです。
ビジネス文章力をトレーニング
ビジネス文章力が必要なのは、「文章を書く」場面に限られるわけではありません。直属上司やその上の上司から、ある日突然に「業務報告の途中状況について」質問があると声をかけられるかもしれません。
そのときには、後述する「良いビジネス文章の形態」で答えなければなりません。「急に聞いてくるから、上手く答えられなかった」というわけにはいきません。その場の印象は、上司の心の中に残り、評価の時にはプラスかマイナスされるのです。
ビジネス文章力をつけるには手本を分解し分析して真似する
ビジネス文章力は、普段から練習してないと身につきません。 普段のトレーニングで練習すべき事は、「読むこと」と「書くこと」です。もしSNSが好きで、毎日文章を書いているという人は、要注意です。SNS用の言葉遣いとビジネス文章力はまるで違うからです。
ビジネス文章力をつけるための一番簡単なトレーニングは、手本となるビジネス文章を入手して、分析をして真似をする事です。分析とは、なぜ読みやすいのか、なぜわかりやすいのかを、文章を分解するように分析をして、研究してみるのです。
そういうと、ただ形だけを真似をする人がいます。しかし状況が違えば、使われる言葉も違います。分解分析をしていないで真似だけしていると、下手をするとクレームに発展します。
ビジネス文章力をつけるには社説を要約する
新聞社には「毎日発信してる社説」があります。
社説は平均1000文字ほどで書かれています。時節に合わせた話題について、新聞社の論説委員が代表して、社説を作成しています。
ビジネス文章力を高めるには、社説を200字程度に文章をまとめると、良い練習になります。この練習はかなり文章力がつきます。
後述する「良いビジネス文章の条件」に沿って、要点をまとめるのです。要点をまとめるということは、要点ではない部分を削っていく作業をするのです。無駄を削るというと語弊があるかもしれませんが、骨組みである要点を抽出するトレーニングをするのです。簡潔でわかりやすい文章を書く練習になります。
ビジネス文章力の鍛え方は他にもあります
鍛えた文章力を生かす場面は、想定外に突然やってきます。準備をしていない状況で、咄嗟に答えるという場面が少なくありません。上司から予定外の質問があって答える場面が代表的です。
他にも顧客や取引先から、かかってきた電話に答える時もそうです。じっくり考えてる時間はありません。考えることと答えることを同時におこなわなけれなりません。上手く答えられれば評価も上がる可能性があります。
咄嗟の場面でも創造するビジネス文章｜お題で文章作成｜ライトレ（アプリ）
ビジネス文章力を鍛えるには、「ライトレ」というアプリがおすすめです。
毎日3つのキーワードが提示されて100文字で短文を創作するためのアプリです。難易度や文字数制限はユーザーが変更することができます。なるべく短い時間で文章をつくるれんしゅうをしていくのです。
ビジネス文章力 講座
少しお金をかけてでも、第3者に文章チェックをしてもらいたいと考える方は、オンラインのビジネス文章力の講座を利用するのもありでしょう。複数の文章力講座サイトがあります。
出題があり、書いて添削されるというパターンが多いです。料金設定はまちまちですが、概ね1文章あたりの料金は3000円〜5000円ほどです。
ビジネス文章力 本
ビジネス文章力については、本から学ぶ方法もありです。ただし文章力は「書く」事で覚えるものです。
本を読みながら、エッセンスを取り入れながら、実際に文章を書き始めましょう。
紹介する本は2冊あります。「ビジネス文章力の基本」と「そのまま使える！ビジネスメール文例大全」です。
良いビジネス文章の条件
ビジネス文章を上手く書けない原因は明白です。経験が少なすぎるからです。経験とは読書と文章を書く経験です。
良いビジネス文章の形を早く覚える必要があります。良いビジネス文章とは、簡単に言えば読みやすくわかりやすい文章ということです。いつでも読みやすくわかりやすい文章をかけるように文章力をトレーニングする必要があります。
ビジネス文章は情報が具体的で正確
良いビジネス文章に不可欠なことは、情報が正確であることです。
意図を持って曖昧な表現にすることもあります。しかし基本は正確な情報を伝えることです。
そのためには情報にあいまいさが残らないように、必要なことを調べる必要があります。
読み手に憶測や推測ではないかと誤解をされないように表現する必要もあります。数値化できる表現は、数字にして表現することが具体性を伝えることができます。
無駄がなく簡潔でわかりやすく答えている
ビジネス文章では、簡潔で無駄がないことが求められます。特に相手からの質問に答える場面でのビジネス文章の場合、相手が知りたい答えについて、わかりやすく書いていないとクレームになる場合（原因の1位）もあります。
形容詞や副詞などをなるべく使わないで表現することです。
簡潔でかつ、必要な要件を整理して伝えるには、5W1Hを使って表現すると相手はわかりやすくなります。
一文一義
読み手が読みやすさやわかりやすさを感じるのは、一文の文字数が少ないことと、文章の意味が一文一義であることです。
長い文章は、途中で主語と述語がねじれてしまう可能性が高くなります。長い文章になると読み手は一読するだけでは理解できずに、戻って読み直す作業をする必要が増えます。読みにくいしわかりにくいということになってしまいます。
表現が平易
専門的な用語を使うことで、詳しい人間あることをアピールできるという間違った認識をしている人がいます。完全に誤解しています。熟練者やベテランになるほどに、相手の専門レベルに合わせて、かみ砕いた平易な表現ができるものです。ただ相手を見て専門レベルを合わせなければ、なりません。実は相手の専門レベルが高い場合には、かみ砕きすぎた平易な表現は逆効果になります。
文章の構成
文章をわかりやすくする文章構成はいくつかあります。あくまでも一般的なケースとしまして、よく使われるのがPREP法です。先に結論があり、次に理由と根拠・結論と続ける文章の構成が、論理的な表現として知られています。先に結論があるため相手に負担が少ない良い文章構成として知られています。
敬語
ビジネス上でやりとりされる文章は、相手が目上でも目下でも、基本は敬語を使うものです。仮に相手が部下であっても、敬語の中の丁寧語を使って話すべきです。相手が社外の場合は、社長であっても自分よりも若手社員であっても、基本となるのは、尊敬語と謙譲語を使って伝えるのです。
また年若い部下に対して、フレンドリーな距離感で話した方が良い関係を築けると誤解している人がいます。しかし部下にとって上司は上司でしかありません。
まとめ
ビジネス文章力はトレーニングすることで身につきますし、レベルアップするものです。
トレーニングする前から、苦手を理由に諦めている人がいます。
しかし、ビジネス文章力をつけないままでは、出世もしないし、収入が上がることも厳しいです。
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