ビジネスの現場では、文章力は重要要素の一つです。良い文章を書けるかどうかは、ビジネスにおいて意見を伝えたり、提案を行ったり、説明をするなど、さまざまな業務の場面でとても重要なことなのです。
できるビジネスマンとして評価されるか、できないビジネスマンとしてみられてしまうのかは、文章力にあると言っても過言ではありません。なぜなら文章力があるビジネスマンは、説得力があり、信頼感があるという良い印象を相手にあたることができるからです。
しかし、文章力はビジネスマンとしてのキャリアが増えれば、自然に身につくものと誤解している人がいます。また文章力がないことに危機感を感じていない人もいます。
中には「文章力に自信がありません」と、平気な表情をしている人がいます。これは「私はできないビジネスマンです」と公言しているようなものです。
文章力をつけるには、効果的なトレーニングが必要です。トレーニングの内容は、読むこと・書くこと・修正すること・話すことなどで成り立っています。ですので、明確にトレーニングをしてきた経験がないとしても、読書や文章を書くことが好きだという方は、一定の文章力があるとも言えるのです。
それでもビジネスに必要な文章力に最適化するには、やはりトレーニングが必要です。
ビジネスに必要な文章力を鍛える効果的なトレーニング方法
社会人になって自分に文章力がないことに気がついたら、必ずトレーニングすべきです。
そのままでは、いずれ大恥をかいたり、仕事上のコミュニケーションでミスをすることになります。出世や年収アップも期待できません。 ほとんどの仕事において、メールや書類を書いたりなど、ビジネス文章を書く必要性があるからです。
ビジネスに必要な文章力を鍛える前におさえるべき基本がある
ビジネスに必要な良い文章を書くには、基本を押さえておく必要があります。まず3つの基本を確認しておきましょう。
3つの基本とは、「文章の構成」「文章の目的」「相手を意識して文章を書く」ことです。
ビジネスに必要な文章の構成
ビジネスに必要な文章は、当然小説や物語とは異なる文章構成で成り立っています。効果的な文章構成はいくつかありますが、最も一般的な構成は「序文・本文・結論」でできています。それぞれの部分が適切に構成されている必要があります。
ビジネスに必要な文章の目的
ビジネスシーンでの文章の目的とは、相手に伝えたいことをわかりやすく伝えることにあります。何を伝えたいのかが明確になっていない場合や、人によって意味の捉え方が異なるような文章は、ビジネスシーンでは混乱を招いてしまいます。
ビジネスに必要な文章力には相手を意識することが重要
ビジネスの文章で最も重要な基本は、「相手」があることです。相手に伝わっているか、相手が正確に理解できるように書かれているのか、が重要です。相手のバックグラウンドによって、持っている知識が違い専門度合いも違います。
書き手が読んで良い文章と感じることが重要なのではありません。相手が読んだ時に、知識や情報を正確に誤解なくわかりやすく読み取れるように、相手を意識し相手に合わせて、わかりやすく魅力的に文章を書くことが、基本なのです。
ビジネスに必要な文章力を鍛えるトレーニング方法は4つある
文章力を鍛えるトレーニング方法を大きく分けると4つあります。
「読むこと」「書くこと」「修正すること」「会話すること」によって、ビジネスに必要な文章力を鍛えることができるのです。例えば、ビジネスに必要な文章力が身についていなければ、相手に正確に伝わるように会話をすることができません。
「読むこと」「書くこと」「修正すること」「会話すること」は、互いに関連し合っているのです。それぞれの力をトレーニングすることが文章力のトレーニングにつながるのです。
文章力がなかなか身につかないという人は、読むことや会話することも、文章力に関連しているのだと気がついていないのかもしれません。
ビジネスの文章力をトレーニングするには読書することが重要
読書をしていない人が文章力が高いということはないのです。読書と文章力は強く関連し合っています。
読書によって、自然な表現や慣用句を身につけることができます。また、読書は自分の知識や語彙力を広げることができ、それが文章力向上につながります。
さらに、ビジネスにおいては、業界のトレンドや最新情報を把握することが求められます。ビジネス書や業界誌などを読むことで、自分が関わるビジネスについて深く理解することができます。
また、ビジネスに必要な文章力を身につけるためには、読書だけでなく、ライティングの練習も重要です。自分で文章を書いて、それを他の人に見てもらいフィードバックを受け取ることで、自分の課題や改善点を見つけることができます。
総合的に、ビジネスに必要な文章力をトレーニングする上で、読書は非常に重要なトレーニング方法の1つです。
ビジネス文章力は書くことをトレーニング
さまざまな文章を書くことで文章力をトレーニングすることができます。
文章を書くことで注意すべきことは、ビジネスシーンに応じて書くべき文章が変わることです。文章を書く際には、自分の感想や考えを文章にまとめる場合もありますが、ビジネスシーンでは自分が書きたいことを書くという主観的に書くという場面は少ないのです。
客観的に書く、相手にわかるように書く、事実に基づいて書く、相手の理解度に合わせて書くなどと、シーンによって使い分けて書く必要があります。
ビジネス文章力をつけるには手本を分解し分析して真似する
ビジネス文章力は、普段から練習してないと身につきません。 普段のトレーニングで練習すべき事は、「読むこと」と「書くこと」です。もしSNSが好きで、毎日文章を書いているという人は、要注意です。SNS用の言葉遣いとビジネス文章力はまるで違うからです。
ビジネス文章力をつけるための一番簡単なトレーニングは、手本となるビジネス文章を入手して、分析をして真似をする事です。分析とは、なぜ読みやすいのか、なぜわかりやすいのかを、文章を分解するように分析をして、研究してみるのです。
そういうと、ただ形だけを真似をする人がいます。しかし状況が違えば、使われる言葉も違います。分解分析をしていないで真似だけしていると、下手をするとクレームに発展します。
ビジネス文章力をつけるには社説を要約する
新聞社には「毎日発信してる社説」があります。
社説は平均1000文字ほどで書かれています。時節に合わせた話題について、新聞社の論説委員が代表して、社説を作成しています。
ビジネス文章力を高めるには、社説を200字程度に文章をまとめると、良い練習になります。この練習はかなり文章力がつきます。
後述する「良いビジネス文章の条件」に沿って、要点をまとめるのです。要点をまとめるということは、要点ではない部分を削っていく作業をするのです。無駄を削るというと語弊があるかもしれませんが、骨組みである要点を抽出するトレーニングをするのです。簡潔でわかりやすい文章を書く練習になります。
ビジネス文章を校正することもトレーニングになる
ビジネス文章を校正することは、文法やスタイルの向上を促すトレーニングになります。文章を読み直して、文法やスペルの誤りを見つけることで、自分自身の言語能力を向上させることができます。また、他人の文章を校正することで、より広い視野を持つことができ、より多くのスタイルや表現方法を学ぶことができます。
さらに、ビジネス文章を校正することは、自分の文章を書く上でも役立ちます。他人の文章を校正することで、どのような文体や表現方法が読み手に分かりやすく伝わるかを学ぶことができます。これは、自分の文章を書く際に、読み手にとって分かりやすく伝えるためのヒントとなります。
したがって、ビジネス文章を校正することは、言語能力の向上や、より効果的な文章を書くためのスキルの向上につながります。
少しお金をかけてでも、第3者に文章チェックをしてもらいたいと考える方は、オンラインのビジネス文章力の講座を利用するのもありでしょう。複数の文章力講座サイトがあります。
出題があり、書いて添削されるというパターンが多いです。料金設定はまちまちですが、概ね1文章あたりの料金は3000円〜5000円ほどです。
ビジネス文章力をトレーニングするには会話も重要
確かに、ビジネス文章力をトレーニングするためには、文章を書くことだけでなく、会話も重要です。
ビジネスの現場では、文章によるコミュニケーションだけでなく、会話によるコミュニケーションも頻繁に行われます。ビジネスの場では、会話を通じて相手との信頼関係を構築することが大切です。また、ビジネスにおいては、相手に自分の意見を伝えることが求められます。このような場面で、適切な言葉選びや伝え方ができるかどうかは、会話力が問われます。
さらに、会話力が高い人は、相手の話を聞く力も高い傾向にあります。相手の話を理解し、共感することで、相手との信頼関係が深まり、良好なビジネス関係を築くことができます。
ビジネス文章力をトレーニングするだけでなく、会話力も磨くことで、ビジネスの現場でのコミュニケーション能力を向上させることができます。会話力を磨くためには、リスニング力を高めたり、相手との共通点を見つけたりすることが有効です。また、話し方のトレーニングを行うことも重要です。ビジネスの現場でのコミュニケーションに自信を持ちたい人は、会話力のトレーニングにも取り組んでみることをおすすめします。
まとめ
ビジネス文章力はトレーニングすることで身につきますし、レベルアップするものです。
トレーニングする前から、苦手を理由に諦めている人がいます。
しかし、ビジネス文章力をつけないままでは、出世もしないし、収入が上がることも厳しいです。
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