文章力鍛えることは社会人として最低限やっておくべき

文章力,鍛える

当記事は、文章力が職業的に必要な人で、文章を書くことでお金を得ている方に向けての記事ではありません。

実は、今一番文章力を必要としているのは、一般の会社員や営業社員です。それは、自分の未来に文章を書くことの重要性がこんなに大きくなるとは想像もしていなかったためであり、準備をしてこなかったからです。

ですので、当記事では、書くことの専門職の方ではなく、一般職と言われる人に向けて、「文章力を鍛える」ことについて紹介をして参ります。

目次

文章力鍛えることは社会人として最低限やっておくべき

文章力,鍛える (1)

後述する書くことの専門職の方々は、文章を書くプロとして、文章についての勉強をしてきています。

しかし、一般企業で働く社員は、いわゆる事務方の社員にしても、営業や販売、また技術職の方々にも、文章力の必要性は高まっています。

顧客や取引先とのコミュニケーションの中で直接面談の割合が減少し、メール連絡の割合が非常に大きくなっています。

技術や製造、事務の連携についても、口頭連絡ではなく、メールやメッセージでの連絡が一般的になりました。

また多くの会社では、情報の一元化をするために、CRM(顧客管理システム)を利用するようになり、情報やコミュニケーションの結果をデータとして残して共有するように変化をしている最中です。

どこを切っても、文章を書く能力が必要になっているのです。まさに、社会人として、最低限やっておくことは、文章力を鍛えることです。

文章力鍛えるには文章力について知るべき

文章力を鍛える前に、「文章力とは何か」「きちんとした文章とはどんな文章なのか」をきちんと理解しておく必要があります。

辞書を調べると、大体は「文章を書く力・能力」などと表現されていることが多いです。

もう少し現実に即して言えば、まず「相手に伝えたいことがある」、次に「相手にとって、わかりやすい文章で表現できる能力」ということになります。

鍛えたいのは文章を書く力|文章を書く力をつけるということは

つまり文章力を鍛えたいと思っている人が目指すべき文章は、相手にとってわかりやすい文章である必要があるということです。

では、わかりやすい文章、逆にわかりにくい文章とはどのような特徴があるか確認しましょう。

わかりやすい文章とわかりにくい文章の特徴は以下の通りです。

1)情報の細かさの程度が相手の理解度に合わせて書かれているのが分かりやすい文章です。全ての人に同じ細かさで説明するのは、実はわかりにくいです。相手の理解度に合わせることが必要です。

2)プレップ法とも言われる、全体を4つの構成にする。まず結論があり、次に結論に至った理由、そしてその具体例、最後にまとめとして結論を少し表現を変えて繰り返します。一つのテンプレ的なイメージでこの4つの構成を使う。逆にわかりにくい文章では、文章を最後まで読まないと、分からないという順番で構成されている。一般的に言われる、起承転結の構成は、嫌われます。

3)関連する情報がたくさんある場合、今回お伝えしたい内容に合わせて、要点をつなげた内容にする。要約のスキルを使うということです。伝えないことで相手にとって大きなマイナスが発生する可能性がある情報は伝えるが、そうではない情報まで、盛り込むと、相手は文章の趣旨がわからなくなってしまい、文章のどの部分が重要なのかわかりにくくなってしまいます。

4)具体的な文章の形態として、句読点は多すぎると読みにくく感じてしまうことがあります。同時に、句読点が極端に少ない文章は、主語がわかりにくくなり、相手に間違えた意味で伝わってしまうことがあるので注意が必要です。

5)一つの文の文節は長くなると、わかりにくくなります。さらに句読点がない文章だと意味の切れ目がわからなくなり、日本語の場合、全く異なる意味になる場合があります。長すぎる文章は、NGです。一文に、2つ以上の意味を表現しない程度の文の長さを意識することがわかりやすい文章になります。

文章力を鍛えるために|文章を書く力をつけるには

文章力を鍛えるには、前述のわかりやすい文章とわかりにくい文章について、理解をして、トレーニングを重ねることが文章力を鍛えることに繋がります。

文章を書く力をつけるには、意識を改善する必要があります。

筆者が過去40年間に、中小企業から東証一部上場企業までの社員と自分の上司として部下として同僚として、仕事をしてきた経験から言いますと、文章力が不足していて、鍛える必要がある状態であることを、あまり重視していない傾向があると感じています。

「文章力ないから・・・」と笑って誤魔化す傾向すらあります。今の時代の会社員では、文章力がない社員は、かなりまずい状態です。

はっきり言えば、仕事ができないとみなされる可能性があります。

文章を鍛える必要があるのかは、あなたが顧客や取引先に向けて書いた文面を同僚か上司に発信する前に見てもらうとわかります。自分にはわからなくとも上司・同僚に見て貰えば、わかるはずです。(顧客や取引先は、仮におかしな文章であっても、口に出すことはありません)

これからの営業で、文章力がない営業は、本当に危険な状態です。そのままスルーでは、評価も上がらないし、年収が上がるチャンスもない可能性が強いです。

まとめ

文章力を鍛えることは、特に、社外の人との関係性では重要です。しかし、内勤や技術系の仕事であっても、文章を入力しない社員は滅多にいないはずです。

つまり、文章力は、現代の社会人の必須スキルとも言えます。

「僕は文章力がないので」と言ってはダメです。仮に本当のことであっても、必ずレッテルを貼られて、その評価のレッテルはなかなか長期間はがれる事はありません。

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文章力鍛えることは社会人として最低限やっておくべき*当記事

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