時代は変わりました。現代は年齢に関係なく、スマホのメールでコミュニケーションをする時代です。
メール自体は随分前からあるものです。しかしガラケーやパソコンでもメールは使われていましたが、連絡方法は電話が中心でした。
しかし誰もがスマホのメールやSNSでコミュニケーションをとるようになり、通話でのコミュニケーションはずいぶん減りました。というよりも、電話口に出る人が減ったように思います。
つまり今は、文字を通じて会話をする時代なのです。ですから文章の書き方次第で、仕事の成果が決まる時代とも言えます。
文章の書き方のまとめ｜基本からルール・アプリなど
メールの書き方では、たくさんのビジネスマン（もちろん女性も）がどう書いたら伝わるのか、苦心しています。
文章を書くのは苦手なんでいつも電話をかけてます、という人もまだいるかもしれません。
しかし今は電話が鳴っても、知らない番号だと「面倒だから出ないでおこう」という時代です。さらに、メールを読んでメールで返信がある時代であり、苦手なんです、と言っていられない時代です。
当記事では、当サイトでこれまでに紹介していました「文章の書き方」に関する細かな注意点を中心にまとめて紹介をしています。詳しくは各項目「詳しくはこちらから」をご覧ください。
良い文章とは
文章を書く上で、良い文章を意識して書いているでしょうか。
実は良い文章には、条件があります。あらためて確認してみてください。
1）情報が正確であること
2）文章が分かりやすいこと
3）文章が読みやすいこと
4）知りたいことが書いてあること
文章に書かれている情報は、なるべく正確である必要があります。ですので望ましいのは1次情報であることです。伝聞ではなく、実際自分で調べて確認した情報が書かれていると良いです。
分かりやすい文章と、読みやすい文章は、似ていますが明確に違います。注意ポイントです。
そして、知りたいこと・興味があることが書かれていることです。リサーチできれば、その情報を手がかりにして、想像力を使います。リサーチできない場合でも、わかる範囲の少ない手がかりをもとに、表現するのです。
文章の書き方の基本がクリアすると信頼される可能性も
こちらの詳細ページでは、読みやすい文章・分かりやすい文章の特徴を紹介しています。熱い想いを持って文章を書き上げたとしても、書き手の熱意が読み手に伝わるかどうかは、読みやすさと分かりやすさに左右されます。
読みやすくなければ、想いは空回りするだけになってしまいます。良い文章が書けるようになるまでは、何度も何度も書き直すことです。ただ、手本となる文章が見つかれば、まず真似ることから始めると良いです。
読みやすい文章は一文が50文字以内でできている
以前は60文字とか80文字とか言われていた時代もありますが、今はさらに短く、一文の長さは30文字から50文字程度にするのが、良いとされるようになりました。そもそも60文字ほどが良いとされた根拠には諸説があり、60年も前のことです。
根拠の一つとされていた新聞記者の文字数も、最近では30文字から50文字へと移行しています。
一文が長いと、読み手は意味を捉えきれずに、返り読みをすることになります。文字数は、読みやすい文章の大事な条件です。自分の文字数を知っておくと良いです。
句読点は読みやすくするために
テキスト文字で書かれた本は読まないが、漫画は読みますという人がいます。そういう方が文章を書くと、句読点がない文章が出来上がります。句読点がない文章は、読み手を混乱させます。ひらがなや漢字が続く部分ではどこが意味の区切りなのかわからなくなります。（漫画はセリフが主ですので、句読点がありません）
実は文章を書き終えた当人に、意味を確認すると当人も意味がわからないという場合があります。
文章が手書きであった時代には、句読点がなくとも文字の間隔で意味を知ることができました。しかし現在のように、文字が活字で書かれる時代では句読点がない文章は相手見に意味が伝わりません。
文章作成アプリは選んだほうが良い
手書きで文章を書くのでなければ、パソコンやスマホやタブレットで、アプリを使って文章作成をしているはずです。
手書きにこだわるという人でなければ、使いやすいこと・書きやすいこと・書き直しや編集がしやすいことなど、文章作成アプリを使うほうが遥かに文章作成は楽になります。
ただ文章作成アプリはたくさんありますので、迷う人もいると思います。あるいは深く考えずに、パソコンやスマホ・タブレットにすでにインストールされているアプリを使う人もいるかも知れません。
しかし後のことを考えると、少しだけ吟味して選んだほうが良いです。
アプリを選ぶポイントは、「共同作業がしやすいこと」「クラウドで作業ができること」です。共同作業ができれば、上司に文章チェックを受ける場合でも、メールに添付して送る作業は必要なくなります。共有にすれば、瞬時に相手は内容をチェックできます。
クラウドで作業ができれば、データをデバイスに保存しなくて良いので、どの場所にいてもネットに接続できれば作業の続きができます。
体言止めはNG
小説の文章表現に、体言止めという修辞法があります。文末を名詞で止めることで、余韻や印象を強めたりします。時々、ビジネス文書でも体言止めをやってしまう人がいます。
ビジネス文書には、小説の文章表現は合いません。単に合わないだけではなく、失礼な印象すら残してしまいます。仕事の成果につなげたいと考えるなら、体言止めはしないことです。
敬語の使い分けは大事
文章の場合、敬語の失敗は後に残ってしまいます。会話の場合、敬語の間違いは違和感が残りますが、多くの場合は次の会話へと進んでいきます。
しかし文章の敬語の間違いは、文章に残ってしまいますので、厄介です。
敬語は、敬語を使う行為が、自分の行為なのか、相手の行為なのかによって、謙譲語を使うのか尊敬語を使うのか、あるいは丁寧語を使うのかが決まります。
覚えておかないと、書いた文章が残ってしまいますので、要注意です。
文章を書き終えたら校正をする
文章を書き終えたら、発信する前に必ず校正をすることです。できれば自分だけでなく、第3者にも見てもらうべきです。社外に発信する文章ならなおのことです。
文章を書くことは、仕事の成果にもなりますが、失敗すれば契約関係のキャンセルなどにつながるからです。
文章には性格が出るというが
実は怖いことですが、昔から「文は人なり」と言います。文章には、書いた人の性格が出ると言います。下手に個性的な文章などを目指してはいけないのです。
文章の書き方の基本は、至って平凡であることが望ましいです。冒頭に示した良い文章となることを目指して、書いていくことが、いい文章として相手の心に残ります。
自分流や、オリジナルなことはしない法が良いです。
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