良い文章の条件|伝わりやすい文章になっているかがポイント

良い文章

良い文章とはどんな文章なのか。

文章力の勉強を始めると、多くの人がぶつかる問題です。

良い文章には条件があります。その条件がクリアされていると、文章の質が上がり、伝わりやすい文章になります。

一生懸命に書いても、良い文章になるとは限りません。深掘りして解説します。

目次

良い文章の条件|伝わりやすい文章になっているかがポイント

まず、良い文章かどうかを決めるのは、読み手であることを理解しましょう。

文章を書いている人が、とてもいいメール文が書けたと思っても、読み手である相手がそう思わないのであれば、文章の質が低いということになります。良い文章かそうでないかを評価するのは、自分ではなく相手だということです。

ですので、良い文章を書くためには、常に「相手にとって良い文章になっているか」が基準になります。

当然、相手の年齢や、文章内容に関連する専門性が高いのか高くないのか、も考慮すべきポイントになります。相手にとって良い文章には次の条件があります。それが揃っていれば良い文章になりますが、相手によって良い文章は変わるということです。

つまり言い方を変えれば、形を整えることで、5〜6割の人にとって良い文章になりますが、万人にとって良い文章は存在しないことになります。都度、相手によって形を変えることで、良い文章になるということです。

良い文章の条件

1)文章に書かれている情報が正確であること

2)文章が分かりやすい・理解しやすいこと

3)文章が読みやすいこと

4)知りたいこと・興味あることが書かれていること

良い文章は情報が正確

実は案外ないがしろにされている部分です。何に関する文章であれ、できるだけ正確な情報を持って、文章を書く必要があります。もし不安要素がある場合は、文章を書き始める前に、十分に調べ確認しておく必要があります。

知らないままに書き進めていくと、どこかにゴマカシが入ってしまいます。相手にはゴマカシていることが伝わります。言葉や漢字も同じです。意味を理解しないままに使うのはリスクがあります。かといって稚拙な表現を使っていれば、相手によってはNGを出されます。

確認した情報を文章の中に、どれだけ反映させるかどうかは、必要に応じて書けばいいです。知ってることを全部書こうとすると、読み手にとって余分な情報も伝えることになり、文章の品質は劣化します。

仕事で使われる良い文章とは、ゴマカシや曖昧表現があってはいけません。

良い文章の条件は情報の正確さ

・情報が正確であり、ゴマカシや曖昧な表現がない。

良い文章は構成がわかりやすい|結論から始まり理由へと続く

小説だけは、「起・承・転・結」の文章構成が正しいです。しかし、それ以外の文章やコミュニケーション、特に仕事に関連する文章では、「起承転結」の文章構成はNGです。

なぜなら、「起承転結」では最後になってようやく全体がわかるからです。それが許されるのは、小説だけです。

仕事の文章は、相手が社外であっても、社内であっても、基本は「結論」から書くことです。話し方も同じです。「○○○○の件についてお伝えたいことがあります」と最初の挨拶が終わったら書きます。口頭での報告連絡相談も同じです。

結論の次には、理由、そしてその根拠へとつなげて書くのが論理的であり、分かりやすく理解しやすいとされる文章です。社会人に求められる文章は、論理的思考で書かれた文章です。ダラダラした印象がなくなり、分かりやすくなるのです。

結論から伝えるということが、分かりやすく良い文章ということになります。これから、何についての話が始まると理解してから読み進むことが、分かりやすさにつながります。

分かりやすい文章の条件

・結論から始まり、結論に至った理由、理由の根拠について、という流れ(構成)が一般的に分かりやすい文章構成とされる。

良い文章は読みやすい|校正チェックがされている

良い文章とは、読み手にとって読みやすい文章として書かれています。ここでも繰り返しになりますが、読みやすいかどうかは、書き手ではなく、読み手が決めることだと思いだす必要があります。

あくまでも一般的な例として、良い文章の条件を紹介します。読みやすいと感じられるには、以下の項目のチェックをしてみてください。

読みやすい文章の条件

1)誤字脱字がない。

2)一つの文章が程よい長さで書かれている。長くとも60字程度。

3)接続詞が少ないので、文章が無駄に長くなっていない。

4)形容詞・副詞が使われてなく、数値化して表現されている。(使われると表現が柔らかくなるが、曖昧な表現になりトラブルの元になる)

5)主語と述語の関係がねじれていない。主語と述語だけで、読んだ時に、意味がおかしい場合は言葉遣いを間違えている

6)適度で適切な敬語が使われている。社会人のコミュニケーションは、社外も社内も敬語が常識。

メールを送信する前、文書で発信する前に、必ず校正チェックをするのです。人は必ず間違うものとして校正チェックをするのが秘訣です。

最低でも自分以外に一人、重要度が高い文書ほど、2人から3人のチェックが必要です。

良い文章とは知りたいことが簡潔に表現されている

良い文章の条件の4つ目は、少し難易度が高いです。知りたいこと・興味あることが書かれていることが、相手にとって良い文章になります。文法的に正しく、表現が素晴らしい文章であったとしても、相手が知りたいと考えていることとズレていれば、良い文章としての評価はされません。

多少表現が稚拙であったとしても、相手が求めていることが書かれていれば、それは相手にとって良い文章になります。

読み手について分かっている情報をかき集め、想像力を働かせてください。読み手が興味を持つこと・知りたいと思うことが何なのかを、できるだけ考えます。そのことについて、簡潔に文章化します。

手がかりとなるヒントが、これまでの相手との接触のなかにあります。想像力を使い仮説を立ててみてください。

人は自分が関心があることが書かれている文章に、興味を持って目を止めます。これは相手が社外の場合に限りません。

上司であっても同じです。

このタイミングで、上司が知りたい情報はなんだろうと考えてみるのです。想像力を働かせてみてください。仮に、上司から「○○○○について報告して欲しい」と指示を受けて、報告書を作成する場面だとします。

あなたが考えるべきことは、上司は○○○○について、最も知りたいことは何だろう、なぜ知りたいのか、などと想像力を使ってください。報告書は、想像したことをヒントに作成するのです。

まとめ

良い文章は、書き手ではなく、読み手が決める基準です。

どれだけ一生懸命に書いた文章だとしても、読み手が読みにくいし分かりにくいと感じれば、それが客観的評価になります。

良い文章とは、自分が知りたいことについて、読みやすい言葉で、分かりやすい構成で書かれている文章です。書き手自身がどれだけ素晴らしい記事だと思っても、良い文章にはなりません。

ですので、大量作成し大量送信するメール(DM)には、良い文章はありません。テンプレートで誰にとっても良い文章を作ることはできません。

一人の相手ごとに文章を整えなければ、良い文章にはならないのです。しかし良い文章として相手に伝わると、相手には書き手の信頼や頭の良さなどが連想され好印象へとつながります。

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