文章力|伝わる文章を書けているか

文章力は、相手に伝えたいことをわかりやすい文章で伝える力です。

良い文章とは、「相手にとって有益であり、読みやすく分かりやすい文章」である必要があります。

当記事では、文章力に関する記事をまとめて紹介しています。それぞれの内容は「詳しくはこちらから」をご参照ください。

目次

文章力|伝わる文章を書けているか

文章力 まとめ

文章力は、相手にとって有益な情報を、分かりやすく伝える能力です。

直接面談をしてコミュニケーションをする場合は、言葉や説明に対する相手の反応(顔色や声の表現を)を確認しながら、状況によっては補足説明をすることができます。相手の反応によっては、予定していた内容を変更することも可能です。

しかし文章の場合は、読んでいるときの相手の表情の変化を確認することができません。ですので、補足説明をする必要がない分かりやすい表現と文章構成で、伝わる文章を作成をする必要があるのです。

文章力とはどんな力

文章力とは、単に自分が伝えたいと思う文章を書きたいように書くのではなく、相手に分かりやすい文章を書く能力です。

文章力は、一般的に次の7つの力で構成されています。文章力を高めるには、7つの力をレベルアップしていくことで、高めていけます。

文章力を構成する7つの力

1)文章の構成力

2)語彙力

3)敬語力

4)相手に対する想像力

5)発想力

6)要約力

7)注意力

文章能力は文章作成に関する能力

文章能力は、文章力を言い換えたものです。

いい文章とは、状況によって意味合いが変わります。小説であれば、いい文章とは感動や共感を揺さぶるような展開や表現がある文章が、いい文章の条件になります。

しかし社会人が仕事で使う文章は、ビジネス文書がほとんどです。重要なことは、書かれている情報が正確であることと、わかり易い表現や文章構成で書かれていることです。

またいい文章とは読みやすいことも必要です。誤字脱字が散見されたり、日本語としての論理性(主語述語の関係など)が破綻していると、相手は読むのをやめてしまう可能性があります。

文章の書き方の基本|読みやすいし分かりやすい文章

文章力がある人と言われる人が書いている「良い文章」の特徴を紹介しています。

急いでいる状況があるのなら、表面的な真似でもしないよりだいぶマシです。

「詳しくはこちらから」で読みやすい文章の特徴と分かりやすい(理解しやすい)文章の特徴を真似してみてください。最初は真似から始まるものです。

ただし良い文章には、必ず相手に特定した内容、相手が求めていること・知りたいこと・興味あることが書かれている必要があります。相手が、自分に関連することだと認識しなければ、相手にとって良い文章にはなりません。

また分かりやすい文章の特徴には、定量的表現で書かれている場合が多いです。定量的とは、数量化できるものは極力数字においた表現をすることです。形容詞や副詞が中心の定性的な表現では、仕事の場面で困ることが起きてしまいます。

明日は天気が良ければ早目の時間にお伺いしたいと思います。

明日は朝9時にお伺いします。もし雨が降っている場合は伺う前に連絡します。

2つの例を紹介しましたが、前者は柔らかい表現に聞こえるかもしれませんが、曖昧です。天気がいいとは「晴れ」のことなのか、雨でなければ良いのか分かりません。しかも何時なのかわかりません。後者の定量的な表現であれば分かりやすく伝わります。

文章力と頭の良さは関係があるのか

頭の良いと言われる人が文章力が高いかというと、一概に言い切れない感があります。

しかし、文章力が高い人は頭の良い人という印象は強くあります。これはデータに根拠があるのではなく、筆者の社会人経験40年間に出会った人の印象が根拠です。

ただ、この場合の頭の良さというのは、IQが高いということではありません。もっと曖昧な好印象のことです。知識量・語彙力・敬語力・謙虚で思慮深い、などの要素が複合的に、好印象をもたらします。「頭の良い人」という印象を持たれ、信頼もされるのです。

文章力には読書は必須

文章力を身に付けるには、読書は必須です。

ただ、読書をするだけでは文章力は身につきません。

いい文章とは、読みやすく分かりやすい文章です。なぜ読みやすいと感じるのか、分かりやすいと感じるのか。この点について、意識を置いて読書をしないと文章力を身に付けるための読書にはならないです。

もちろん、本を読むことで、知らない言葉や漢字を調べながら読むことで、語彙力は高くなります。

次に読みやすい分かりやすいと感じてもらうのは、実は文章の流れ・順番・構成によるものです。なぜ読みやすいのかに意識を置いて読んでいくと、文章構成がわかりやすいことに気がつくはずです。

わかりやすい文章は構成で決まる

文章が読みやすいかどうかは、文章の構成によって決まります。

そして文章を書く場面でも、白紙の状態から書き始めるのではなく、文章構成が決まっている状態(骨組みが決まっている)から書き始めると、迷うことなく、書き進んでいけます。

社会人が書く文章と言えば、メールの文章だけではなく、さまざまな報告書や計画、稟議申請書や総括など、場面に応じて非常に多くの文章を書く必要に迫られます。

文章を構成から考えて、文章作成をするやり方は、すべての文章・文書に共通するものです。

書き終えたら発信する前に校正をする

文章を書き終えていよいよ発信する段階になったら、提出や送信をする前に必ず校正をすることです。

どれだけ急いでいる場面であっても、校正抜きにして提出や送信をするのは、NGです。誤字脱字は、書いた方は単なる間違いなのですが、受けた側の印象はかなり違います。

社内の場合なら、「不十分なもの、未完成のものを提出された」という印象になり、内容がよく書けていても、「雑な仕事をする人」という印象が強く残ります。しかも話す言葉と違い、形あるものとして相手先に残りますので、場合によっては取り返しがつきません。

社外の場合だと、印象はより悪くなります。雑な仕事をする人、仕事ができない人、信頼できない人、となる可能性があります。もし契約の関係にあるなら、担当変更や解約へと発展する可能性があります。

まとめ

社会人は、毎日誰かに何かを伝えることで、仕事をしています。

その時の伝える力となるのが、話す力と文章力です。話す言葉も、文章として整っていなければ、伝えたいことがきちんと伝わらないということになってしまいます。

つまり、文章を作る力、文章を書く力は、社会人にとって非常に重要度が高い能力なのです。文章の書き方一つで、仕事がうまくいくこともありますし、信頼を無くしてしまうこともあります。

当記事が、気づきやヒントになれば幸いです。それぞれの記事の概要をまとめた記事の形態になっています。詳しい内容は、それぞれの「詳しくはこちらから」をご覧ください。

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