敬語を使い分けて文章を書けているか|間違うと仕事は失敗する

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最近の若者は敬語が丁寧すぎると話題になりました。

しかし実際には丁寧すぎるのではなく、間違えて使っているのです。丁寧すぎるのではなく、むしろ恥ずかしいということですし、相手との関係性によっては仕事の失敗にもつながります。

実は若者に限らず40代50代という年代の中にも、敬語の使い分けができていない人がいます。しかもメール文章の場合、間違えた状態で相手のメールボックスに残ってしまいます。

文章力を身につけるためには、敬語の使い分けは重要な要素です。後悔しないために覚えておく必要があります。

目次

敬語を使い分けて文章を書けているか|間違うと仕事は失敗する

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日本語が言語的に難しいとされているのは、もしかすると敬語のせいかもしれません。

例えば、英語には日本語のような尊敬語や謙譲語はありません。丁寧な言葉遣いや、身分の違いによる言葉の違いがあるといいます。

日本語の敬語の場合、きちんと使えている人は、それだけでも高評価になりますし、信用もされます。逆に、おかしな敬語を使う人は痛々しく思われてしまいます。当然、信用レベルはマイナスです。

敬語の失敗を笑って済むのは社内だけ

社会人は、毎日文章を書きます。現在、多くの場合に文章を書くツールは、パソコンやスマホが中心ですが、仕事の熟練レベルが上がるほど文章量も増えていきます。

自分の記録をするために文章を書く場合もありますが、ほとんどの場合が社内か社外の誰かに向けて文章を書いています。

冒頭に紹介しましたように、若者の敬語が丁寧すぎるなどと言われましたが、実際には尊敬語と謙譲語が混ざっていたり、二重敬語を使っていたりなどのケースです。丁寧すぎるといえば、「悪くない」印象があります。しかし間違えた敬語を使って笑って(苦笑いや嘲笑)済むのは社内の文章だけです。

社外の顧客や取引先に対して、敬語の間違いをしてしまうと、相手にされないか、クレームになります。相手にされないとは、例えば営業マンのメール文で敬語の間違いがあれば、顧客は他社と契約するということです。あるいは、関係性によってはクレームとなり、担当変更や契約キャンセルになることもあります。

「敬語の間違いは自分は気にしない」という声も一部にはあります。しかし声を発しているのは自由業などの人です。また、扱う商品やサービスが、高額になるほどにミスが許されない可能性が高くなります。一つが数千円の商品と数百万円以上の商品ではまるで違います。

ですので、不動産や金融証券・保険業・高級車販売の仕事についている人は、敬語の使い方を覚えておかないと取り返しがつかないことになります。過去に逃した契約があるのなら、敬語のミスがあったのかもしれません。

敬語で文章を書くときの使い分けポイント

敬語には、尊敬語と謙譲語と丁寧語があります。丁寧語以外は、誰の行為に対する敬語なのかによって、尊敬語を使うか、謙譲語を使うのかが決まっています。

「ケースに応じた敬語の使い方を覚えるのは大変だ」と思う方は、誰の行為なのかによって、使う敬語が尊敬語・謙譲語・丁寧語のどれを使うべきかが決まっていることを理解していないのかもしれません。

簡単に見極めるポイントは、誰の行為に係る敬語なのかです。相手の行動や話したことに対しては、尊敬語を使います。相手を持ち上げる言い方です。

自分あるいは自社に関することを表現するときには謙譲語を使います。謙譲語では、自分のことについては、「へり下った言い方」である丁寧語は、誰の行為なのかについて、決まりはありません。

相手のことは尊敬語、自分のことは謙譲語と覚えることです。

敬語の文章を書くとき人によって認識が異なるものは使わない

敬語の中には、地域性があるものがあります。そういう言葉は、使わない方が良いです。

例えば、「いる」という言葉の敬語は、一般的には相手がいるかどうかの尊敬語として「いらっしゃいますか」と使います。また、自分がいることに使う場合は、謙譲語で「おります」と使います。

「おられますか」の違和感

この認識でいる相手に対して、例えば「ご主人はおられますか」というと、相手はおそらく「間違った敬語を使ってる」と判断します。「そんな言葉遣いをする人は嫌だな」と思われてしまう可能性があります。

ところが、西日本では「いる」ことを「おる」という使い方をする地域があります。その地域に住んでいる人が相手であれば、「おる」の尊敬語で「おられる」と言っているのだなと判断されます。

場所によって正しいという方言に関係する言葉遣いは、注意が必要です。文化庁の国語に関する世論調査によれば、「おられますか」が正しいと認識する人が約6割で、間違えてると認識する人が約3割います。

この場合、「正しいという人が6割いるじゃないか」とはなりません。正しくないという人が3割いることの方が問題です。今から文章を送ろうとしている相手が6割の人なのか、3割の人なのかが分からないからです。

この場合相手によっては、「常識のない人だ」と思われてしまうリスクを選択するよりも、「いらっしゃいますか」「おいでになりますか」という汎用性がある敬語を使う方が無難です。

「お」「ご」の違和感

「お」「ご」をつけることで丁寧語になる言葉があります。そして相手の行為に「お」「ご」をつけるのは敬語になるが、自分から相手に向かう行為にはつけないとされています。

しかし、相手を持ち上げる場合についての「報告」「説明」確認」については、「ご」をつけるのが正しいとする説があります。2007年に文化庁が「敬語の指針」において、謙譲語Ⅱ(丁重語)を4つ目の敬語として示しています。

従来の謙譲語では、自分がへりくだる言い方をすることで相手を持ち上げる敬語とされていました。しかし謙譲語Ⅱ(丁重語)では自分がする行為であっても相手に対して丁重に述べるものであるとしています。

つまり自分を下げて相手を立てるのが謙譲語Ⅰであり、謙譲語Ⅱは自分の行為を丁重に相手に伝える敬語ということです。

学校教育では、尊敬語・謙譲語Ⅰ・謙譲語Ⅱ・丁寧語に美化語を加えて5分類とされています。しかし社会の認識としては、特に上の年齢世代では敬語は3分類と認識しています。前述の「おられますか」と同様に、文化庁の指針に照らし合わせれば正しくとも、顧客や取引先から「失礼なやつ」と思われてしまっては、仕事には大きな損失になってしまいます。

従来型の敬語を使う方が、仕事の上では無難であると考えられます。

ありがちな間違い敬語|文章は残りますので恥ずかしい

自分も同僚たちも含めて使っていたが、実は間違った敬語だったことに気づいたことはないでしょうか。

相手のメールボックスにメール文が残ってしまっていると、かなり恥ずかしい思いをします。あなたも使っているかもしれない間違い敬語を紹介します。相手がどんな印象を持つのかは、それまでの関係によります。

ただはっきりしていることは、相手との関係性が良くなることはありません。取引関係なら担当変更を要求されるかもしれません。一番多いのは、何も言わずに他社へ行かれてしまうケースです。営業が売れない原因や、仕事がうまくいかない原因がこんなところにあるのだと思います。

敬語を間違えている代表的な事例を下記に紹介します。しかし実際には紹介しきれないほどたくさんあります。敬語を使った文章の書き方の本を1冊手元に置いて覚えることをおすすめします。

よろしくお願い致します

非常によく使われている言葉です。不適切なのは「致します」と漢字表記にすることです。敬語として使うのなら、「いたします」とひらがなで表記をすることです。

「致します」は、「至らせる・仕向ける・結果としてもたらす」などという意味になります。謙譲語の意味がなくなってしまいます。敬語として使うには、「いたします」を選ぶことです。

お世話になっております

メールの書き出しに決まり文句のように、書く人がいます。他の言葉が思いつかないのかもしれませんが、もしも初めての相手に「お世話になっております」を使うと、相手の心には「違和感」しかありません。

会ったことが無い段階や、面識はあっても具体的な取引などの関係性がない段階では、他の言葉を使ってアプローチすべきです。

おっしゃられる通りです

なんでも「られる」をつけると敬語になると思い込んでる人がいます。「ご覧になられる」などもそうです。この事例の場合は、「おっしゃる」「ご覧に」の時点で、すでに敬語になっています。

敬語を重ねることを良いことだと思い込んでる人がいますが、二重敬語は間違いであり、NGです。やりすぎということではなく、知らなすぎということです。

顧客や取引先は、おかしな敬語に気を取られてしまい、そこから先の文章を「変な文章」という先入観を持って読み進むkとになります。高評価も信頼も得られるはずもなく、商談は失敗することになります。

(上司や顧客・取引先に対して)了解しました

会社によっては、社員が社長に向かって「ご苦労様です」という会社があるので驚きです。それと同じように、社員の立場で上司や顧客・取引先担当に向かって、「了解しました」という人もいます。

あり得ないですが、意外に多いのではないかと思います。これは文章力だけの問題ではなく、意味を考えずに雰囲気で言葉を使っている人にありがちです。読解力がないのかもしれません。

「了解」という言葉は、上の人間が下の人に対して「分かりました」の意味で発するものです。ですから、上司や取引先には「承知しました」、顧客が相手なら「かしこまりました」と答えるのがセオリーです。

なるほどですね

さまざまな場面で言っている人を見かけることがあります。文章というよりも話し言葉です。相手が言うことに対して「同意しました」「分かったよ」という意味を持ちます。相手が対等以下の場合なら、おかしくはなりません。

しかし相手が顧客や上司の場合には、「失礼」しか感じ取れません。友人関係などの対等な関係性でなければ、使うのは難しいです。

敬語の文章を書いたら発信前に文章校正ツールでチェックする

本来、会社によっては、顧客や取引先に発信されるメール文は、社内チェックを受けるものです。

しかし、上司や先輩の文章チェックを受けている間がないという場合もあるかもしれません。そんな時には、オンラインの文章校正チェックツールで確認することです。

有料と無料のツールがありますが、精度の高さは有料サービスの方が安心ができます。有料サービスには月に数100円のものから数千円まで、バラバラです。

無料のツールを使ってみてから有料サービスを検討してみると良いです。無聊ツールで最も知られているのは、so-zou.jpのテキスト処理ツール「文章校正」です。1万文字以下のテキストを、オンラインのフォームに貼り付けて、検査ボタンをクリックするだけです。

まとめ

ビジネス文章を書く上では、敬語は避けて通れません。自分のメモや手帳の記録以外に、書く文章は基本的に敬語を使って書くことになります。

丁寧すぎる敬語という響きには、誤解があります。明らかなNG敬語なので、社会人として仕事をする上では、早急に直さない限り顧客や取引先は高評価や信頼はしてくれません。

ネットの情報は部分的です。本を1冊買ってしっかりと勉強をすべきです。

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敬語を使い分けて文章を書けているか|間違うと仕事は失敗する*当記事

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