要約の仕方は要点を抜き出すこと

要約 コツ

要約の仕方が、実は意外に応用する場面が多いことに気づいているでしょうか。

学校や社会人には、本や文書などを「わかりやすくまとめてください」という要約の仕方をする場面があります。

むしろ社会人になってからは、社内の報告書や稟議書、社外との取引に関係するコミュニケーション、また書面に限らず、プレゼンの場面、上司への口頭報告など、日々「要約の仕方」から離れることがありません。

気持ちや意見を、要約することを意識せずに、感情のままに口にできる(相手への忖度は別として)のは、学生までの間です。

社会人になって、社内のコミュニケーションが上手くいかない・うまく話せない・言いたいことが言葉にしにくい・説明が下手・発表の場が辛いなどというのは、原因は要点をまとめて伝えることが苦手であったり、要約の仕方が身についていないからです。

当記事では、要約の仕方について、解説いたします。

目次

要約の仕方は要点を抜き出すことにある

要約 コツ (1)

要約の仕方について、考えやすいのは、本や文章の要約の仕方です。当記事では、本や文章の要約の仕方について解説します。

社会人になると、説明や報告・発表・商談や交渉など、口頭で要約の仕方を使う場面が増えます。しかし、基本は本や文章の要約の仕方を身につけておけば応用できます。

本や文章の要約と、社会人が相手に伝える際に使う要約の仕方の大きな違いは、要約する基となる文章が実際に存在するか、しないかの違いです。話す場面での要約については、次の記事をご覧ください。

要約の仕方は要点を抽出すること

要約する・まとめることが苦手な人は、本(あるいは文書)の全体から、新たな文章を生み出そうと考える癖があるのだと思います。それは間違いではなく、高等な要約方法としては正しいのですが、一般的な要約では、文書の中にあるいくつかの要点を選び出し、日本語の文法に合わせて繋がりよく合成するのが、一般的な要約の仕方です。

これが要約の仕方というスキルの基本です。

つまり大事なことは、要点を抜き出すことです。

要約と意訳の違い

苦手と考える人は、要約すること・まとめることを自分の意見を交えたものにしようと考える傾向があります。それは要約というよりも意訳に近いです。

意訳は本文の意味を変えない程度に自分の言葉で置き換えます。原型は無くなっても問題はありません。逆に、要約は原文を基にまとめるものなので、自分の意見が混じったものは、要約ではなくなります。

また「あなたの意見を述べなさい」と言われているのでない限り、要約に自分の意見は不要です。社会人になって、会社に報告書を提出する場面で、非常に多くの人が間違えます。

報告書は、事実に基づいて、状況を分析し、上司に伝えるものです。むしろ意見が混じると報告書ではなくなり、私見になってしまいます。

ですので、要約は難しく考えることはありません。

まずは「読書した本を要約する」ことについて、作業順に要約の仕方を紹介します。

要約の仕方|作業順に解説

本の内容を、まとめてわかりやすく、相手に伝える、という場面を想定して、練習をしてみてください。あくまでも読書感想文にはならないように気をつけることです。

読書感想文は、要約ではありません。本を読んで感じたことを整理してまとめる必要があります。

以下は、本を読書し、後で要約することの手順・要約の仕方です。

要約の仕方1|要約文の文字数条件を確認する

まず、本をどのくらいまで要約するのか、確認することです。原文の何%、或いは何文字まで要約するのか、です。例えば、一般的なビジネス書の文字数は8万字から12万字とされます。究極的には、3行程度の150字前後にまとめることもあります。

例えば、「○○○○という本には、どんなことが書いてるの?」などと口頭で話す場面などは、まさに100字から150字程度が、限界でしょう。

文書で要約する場合には、流石に3行はないかもしれませんが、伝える相手が求める文字数がどの程度なのかを確認する必要があります。10万字の書籍を200字に要約するのか、もう少し掘り下げて1000字にするのかでは、要点のまとめ方が、まるで違うからです。

ただ社会人が口頭で業務報告を要約して話す時は、感覚的には3行程度になります。

要約の仕方2|要旨を見つける

要旨とは、著者が一番強く伝えたいと思っていることです。

先程の3行程度の要約をさらに絞り込んだものです。ただ、多くの場合、タイトルに表現されてることが多く、本や文章の始めの方か最後の辺りに書かれています。

要約した文書は、当然要旨に沿った内容になっていなければなりません。

要約の仕方3|要点を抽出する

原文の形態によっては、要点はわかりやすくできています。

もし、見出しが設定された原文であれば、見出しごとに要点があります。

もし、見出しはないが、段落かブロック(章や節など)で構成されているという文書であれば、それぞれに要旨に関連する重要な一文があるはずです。それが要点です。抽出してください。

要約の仕方4|書き出し(序文)は最後でよい

要約をするときに、自分自身の理解を織り交ぜがちになります。

その結果、抽出した要点の順番を変えてしまおうとする失敗があります。それは、要約ではなくなります。

要点を書き出して、行くときに、その順番は変えてはいけません。その順番には、著者の意図があるからです。

要約の本文の前には、序文から書き出していきます。ただし、書く手順として序文(書き出し)は、最後に書くと良いです。

要約の仕方5|要点を繋いで要約者として短くまとめる

要約は、要旨と要点を、抽出して並べただけではありません。

自分の意見を入れずに、文意に影響を及ぼさないように、要点を繋いで、合成をしていきます。

もし、専門用語が難解であれば、平易な表現に変えて、わかりやすくすることも必要です。繰り返しますが、要約には、自分の意見は必要ではありません。

それは、「意見を求められた」問いがある場合にだけ、要旨と要点をまとめた後に、自分の意見だとわかるように述べるものです。

要約の終わりかた

要約の終わり方は、先の文と重複しますが、意見を求めらられていないのであれば、特に必要はありません。

「以上」と記すか、「以上、何々についての要約」と記すかです。要約に合わせて、要約者の意見を求められているのであれば、最後に「私見ではありますが、」とはじめて意見を書き記せば良いです。

まとめ

要約する・文書をまとめる、ことに対しての具体的な要約の仕方や手順など、具体的なことは学校や会社では教えてくれません。

学校では、要約は課題等で出題されます。しかし社会人の場合、毎日の報告書や計画書・伺い書・稟議書など、頻繁に要約の仕方のスキルを使う場面があります。

しかも個人の評価に大いに関係あります。現在の企業では、基本的に年功序列ではありませんので、個人の評価が昇進昇格に影響します。

個人の評価の元になるのは、社会人としての国語力が大きな要素になります。国語力の中の一つは要約力です。要約の仕方がきちんとできるのかどうかは、昇進昇格に影響します。

関連記事一覧

要約

要約には書き方のコツがある

論文・社説・報告書の要約のコツは構成を変える

要約の書き出しは具体的にどう書けばいい

要約の書き方マニュアル

要約の文字数の目安はどのくらいにすべきか

要約では具体例は省くのが正しい

要約の書き方|大学生の手順とコツ

要約のやり方が難しいのは要点が分からないから

要約の練習をして身につくのは要約のコツ以外に文章力と読解力

要約の仕方は要点を抜き出すこと*当記事

要約 コツ

この記事が気に入ったら
フォローしてね!

よかったらシェアしてね!
  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!

コメント

コメントする

目次