要約の仕方が、実は意外に応用する場面が多いことに気づいているでしょうか。
学校や社会人には、本や文書などを「わかりやすくまとめてください」という要約の仕方をする場面があります。
むしろ社会人になってからは、社内の報告書や稟議書、社外との取引に関係するコミュニケーション、また書面に限らず、プレゼンの場面、上司への口頭報告など、日々「要約の仕方」から離れることがありません。
気持ちや意見を、要約することを意識せずに、感情のままに口にできる（相手への忖度は別として）のは、学生までの間です。
社会人になって、社内のコミュニケーションが上手くいかない・うまく話せない・言いたいことが言葉にしにくい・説明が下手・発表の場が辛いなどというのは、原因は要点をまとめて伝えることが苦手であったり、要約の仕方が身についていないからです。
当記事では、要約の仕方について、解説いたします。
要約の仕方は著者の意図に沿った要点を抜き出すことがポイント
要約の仕方について、考えやすいのは、本や文章の要約の仕方です。当記事では、本や文章の要約の仕方について解説します。
社会人になると、説明や報告・発表・商談や交渉など、口頭で要約の仕方を使う場面が増えます。しかし、基本は本や文章の要約の仕方を身につけておけば応用できます。
本や文章の要約と、社会人が相手に伝える際に使う要約の仕方の大きな違いは、要約する基となる文章が実際に存在するか、しないかの違いです。話す場面での要約については、次の記事をご覧ください。
要約の仕方は要点を抽出することが重要
要約する・まとめることが苦手な人は、本（あるいは文書）の全体から、新たな文章を生み出そうと考える癖があるのだと思います。それは間違いではなく、高等な要約方法としては正しいのですが、一般的な要約では、文書の中にあるいくつかの要点を選び出し、日本語の文法に合わせて繋がりよく合成するのが、一般的な要約の仕方です。
これが要約の仕方というスキルの基本です。
つまり大事なことは、要点を抜き出すことです。
要点は著書の意図に沿っているかがポイント
文章によっては、要点を見極めるのに苦労する場合もあるかも知れません。読書経験が少ない人はマーカーを片手に大事だと思われる部分にチェックをしたかも知れません。大事なポイントと言われれば、どの部分も重要に見えるかも知れないからです。
しかし「ここが要点だ」とするのは読み手ではなく、書き手の考えに沿っていなければなりません。ですので、要約する本や文書で書き手が考えている「最もいいたいことは何なのか」で書き手が考えていることは何なのかを読み取ることが大事です。つまり要旨は何かということです。要点は要旨に関連する物事でなければなりません。
要約を始める前にやるべきこと
要約を始める前には、要点を抽出することが大事です。そしてもう一つ大事なのは、文章の段落を整えて要約しやすくする事です。章立てがされて見出しがついている場合は、文章構成も分かりやすく、要約は章ごとに行えばやりやすいです。
しかし小説のように見出しや章立てがされていない場合、段落を揃えて文章構成を整えておく方が要約はしやすくなります。この場合、形式段落ではなく意味段落で整えておく事です。
要約の仕方｜作業順に解説
本の内容を、まとめてわかりやすく、相手に伝える、という場面を想定して、練習をしてみてください。あくまでも読書感想文にはならないように気をつけることです。
読書感想文は、要約ではありません。本を読んで感じたことを整理してまとめる必要があります。
以下は、本を読書し、後で要約することの手順・要約の仕方です。
本の要約の仕方1｜要約文の文字数条件を確認する
まず、本をどのくらいまで要約するのか、確認することです。原文の何%、或いは何文字まで要約するのか、です。例えば、一般的なビジネス書の文字数は8万字から12万字とされます。究極的には、3行程度の150字前後にまとめることもあります。
例えば、「○○○○という本には、どんなことが書いてるの？」などと口頭で話す場面などは、まさに100字から150字程度が、限界でしょう。
文書で要約する場合には、流石に3行はないかもしれませんが、伝える相手が求める文字数がどの程度なのかを確認する必要があります。10万字の書籍を200字に要約するのか、もう少し掘り下げて1000字にするのかでは、要点のまとめ方が、まるで違うからです。
ただ社会人が口頭で業務報告を要約して話す時は、感覚的には3行程度になります。
本の要約の仕方2｜要旨を見つける
要旨とは、著者が一番強く伝えたいと思っていることです。
この本（文書）で著者は何をつたようとしているのかを見つけます。本によりますが、見つける場所は、タイトルや初めの部分（はじめに・まえがき・序文など）、あるいは最後の部分に書かれていることが多いです。
「これが要旨だ」とピンとこない場合、はっきりしない場合は、文中で繰り返されるキーワードやキーセンテンスに注意してください。要旨に関連している可能性が高いからです。要約した文書は、当然要旨に沿った内容になっていなければなりません。
要旨の把握が曖昧だと、読み手の基準で要点を抽出することになります。
要旨が曖昧なままで要点を抜書きし要約文を作成すると、要約として完成した文章は、著者の考えではなく読み手の考えが反映した内容になってしまう可能性があります。読み手の意見が混在した文章は要約文とは別のものになってしまいます。採点を受ける場合は、書き手の意図を理解していないとして、採点は低くなる可能性があります。
本の要約の仕方3｜要点を抽出する
原文の形態によっては、要点はわかりやすくできています。章立てされて見出しもついている文章ならば、一般的には、章ごとに要点があるはずだからです。
もし章立ても見出しもない場合は、前述したように、意味段落で分けて文章構成を整えておくことです。要点は、意味段落ごとにあるものと考えておいて良いです。
繰り返しですが、要点を抜き出すときの基準は、著者の意図＝要旨に沿っていることです。
本の要約の仕方4｜書き出し（序文）は最後でよい
要約をするときに、自分自身の理解を織り交ぜがちになります。
その結果、抽出した要点の順番を変えてしまおうとする失敗があります。それは、要約ではなくなります。
要点を書き出して、行くときに、その順番は変えてはいけません。その順番には、著者の意図があるからです。
要約の本文の前には、序文から書き出していきます。ただし、書く手順として序文（書き出し）は、最後に書くと良いです。
本の要約の仕方5｜要点を繋いで要約者として短くまとめる
要約は、要旨と要点を、抽出して並べただけではありません。
自分の意見を入れずに、文意に影響を及ぼさないように、要点を繋いで、合成をしていきます。
もし、専門用語が難解であれば、平易な表現に変えて、わかりやすくすることも必要です。繰り返しますが、要約には、自分の意見は必要ではありません。
それは、「意見を求められた」問いがある場合にだけ、要旨と要点をまとめた後に、自分の意見だとわかるように述べるものです。
本の要約の終わりかた
要約の終わり方は、先の文と重複しますが、意見を求めらられていないのであれば、特に必要はありません。
「以上」と記すか、「以上、何々についての要約」と記すかです。要約に合わせて、要約者の意見を求められているのであれば、最後に「私見ではありますが、」とはじめて意見を書き記せば良いです。
要約の仕方｜大学生の場合
大学では読書レポートや卒論など要約を書く場面が一気に増えそうです。一気に増えるせいなのか、あるいは要約についての重要性を理解していないこともあるのかもしれません。要約の仕方では、準備をきちんとしてから取り掛からないと単に文章を切り貼りしたような出来栄えになってしまいがちです。
つまり本を読みながらマーカーでチェックした部分を、単に文章をつなげてそれらしく文章化するだけでは、評価を下げるだけです。大学生のレポートや要約に限らずですが、要約の仕方で重要なのは、大事だと感じる部分を抽出するだけではありません。
必ず著書の意図に沿っていなければなりません。マーカーでチェックした部分を文章化する際には、必ず著者の意図＝言いたいこととが前提なければなりません。あなたが重要そうだと感じるだけでは違う結果になりますので、注意しましょう。
小論文の要約の仕方で注意することは
小論文の要約の仕方で、注意することがあります。対象となるのは、特に高校生でしょう。
高校の小論文の要約は採点されるということです。大学生でも採点されますが、レポートの形式を取ることが多く、要約の他に考察が加わることが多いです。評価という基準も変わっていることが多いでしょう。
また社会人になって小論文を要約するというシーンが有る人は少数の人だと思います。ただし、日々の書くこと話すことが要約されて分かりやすく伝えられる人が評価されていきます。
小論文の要約は採点される基準が明確なので、注意しましょう。記述式の問題は採点基準が曖昧な印象があるかもしれませんが、実際には明確です。つまり意見の場合は個人差がありますが、要約には個人差は原則ないということです。きちんとようやくできているか、できていないかということになるのです。
注意することは以下の3つの点です。
- 課題の文章（小論文）の重要な点を、著者の意図に合わせて理解しているかどうかです。
- 書かれているテーマについての理解度があるどうかです。
- 日本語の文章として、きちんとかけているかどうかです。ありがちなのは、一文が長く主語と述語が文章の途中で変化している場合などが発生しやすいです。
まとめ
要約する・文書をまとめる、ことに対しての具体的な要約の仕方や手順など、具体的なことは学校や会社では教えてくれません。
学校では、要約は課題等で出題されます。しかし社会人の場合、毎日の報告書や計画書・伺い書・稟議書など、頻繁に要約の仕方のスキルを使う場面があります。
しかも個人の評価に大いに関係あります。現在の企業では、基本的に年功序列ではありませんので、個人の評価が昇進昇格に影響します。
個人の評価の元になるのは、社会人としての国語力が大きな要素になります。国語力の中の一つは要約力です。要約の仕方がきちんとできるのかどうかは、昇進昇格に影響します。
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