社会人が会社の中で、たびたび経験することに次のような場面があります。
上司に仕事の状況を聞かれて答えたが、上手く伝えられたか不安を感じる
また言われてしまった。「何が言いたいのか分からない」簡潔に言いたいことがまとめられない
実際、上司からしますと、要領を得ない部下の回答で困ってしまう場面でもあります。この状況を繰り返せば、評価されにくい人になってしまうのは当然の流れです。
一方では、上司と上手くコミュニケーションが取れている同僚がいます。そういう方の話の仕方は、簡潔に要約されていて、仕事が出来そうな人・頭が良さそうな人に見えます。実際同期の中では出世も早いのです。
要約力がある人は評価されやすい｜社会人必須のスキル
要約された話し方がうまく出来ている人の方が、話が分かりやすいのです。そして、わかりやすい話し方が出来る人の方が、評価されやすいのです。
仮に仕事の成果が同じくらいだとしても、その仕事についての説明を求められたときに、わかりやすく要約された話し方が出来る人の方が、評価され出世します。
要約力がある人の話は分かりやすい
例えば、営業と顧客の関係・営業と取引先の関係・上司と部下の関係・同僚同士の関係、等の場面でやり取りされるコミュニケーションの中で、要約力がある人の話はとても分かりやすいです。
要約力がある人の話は簡潔に要約されていますので、全体像が分かりやすく要点もつかみやすいという特徴があります。要点が明確なので、詳しく知りたい部分についても質問がしやすいのです。
相手側からすると、よく分かっている人・賢い人・優秀な人という印象になります。仕事を頼むなら、この人へという流れになります。
要約力がある人は聞き手側にいても要点をつかむのが上手い
要約力がある人は、相手の話から要点をつかむことも上手いです。一般の顧客の話し方には、論理性や要約力などはありませんので、思ったことをそのまま話している印象があります。
要約力がある人は、そんな相手の話から要点を見つけて、言いたいことを整理してくれます。相手が同僚であったり、上司である場合もそうです。
上司だからといっても全員が優秀とは限りません。話の内容が散らかり放題で話す人が上司の中にいる場合もあります。そんな話の中から、要点を見つけて「こういうことですね」と整理することが出来ます。
要約力がある人は出来る人にみえるから評価されやすい
例えば仕事の成果が同じくらいの社員がいた場合には、要約ｆ力がある人の方が評価されやすくなります。
要約力がある人の話し方が分かりやすいことは、前述したとおりです。実は、上司からの印象としては、よく分かっている人の他に、説明能力が高い人、仕事の再現性が高い人という印象を持ちます。
この状態が繰り返されると、上司はこの社員への信頼を高めていきます。これが評価されやすくなる要因になるのです。言い換えると、要約力がある人は実力以上に評価される可能性があります。
社会人においては、成功についても失敗についても、なるべく正確に説明できること、仕事の再現性があることが高く評価されるからです。社会人に対する評価では、第1次評価者である直属上司の評価が50％ほどを占めますので、普段の印象はかなり重要です。
要約力がある人が重視していること
社会人に求められる要約力は、相手に分かりやすく全体を簡潔にまとめることです。
逆に要約力がないために相手から分かりにくいと言われてしまう人は、全体が伝わる前から細部について話してしまう事が多いです。自分が気になることを、まとまりなく話し散らかしてしまうのは、その典型的パターンです。
細部については次の場面（相手からの質問に答える）で話せば良いのです。最初に重視すべき事は次の通りです。
・全体像を簡潔に伝える
・要点は5W1Hでまとめる（when/where/who/what/why/how）
まず上記2点について話すことで、相手の頭の中に、全体像と詳しく知りたい部分が明確になり、質問を受ける展開になります。
要約力は後天的能力
要約力は生まれつき備わっている能力ではありません。つまり、生まれつき要領が良く、要点をまとめることが上手い人はいないということです。
練習することで、身につけ高めることが出来ます。上達のスピードには個人差がありますが、後天的能力ですから、練習を重ねていくことで、要約力は上達していきます。
もし、今の自分に要約力がないとするなら原因は明白です。本を読んでないからです。もちろん、本を読む以外に、文章を簡潔にまとめるという練習も必要です。
本を読むこと＋読書ノートに要約をまとめる事で、本の内容の学びを具体的にすることも出来ます。
要約力がある人は本を読むことと練習をしてる
要約をするには、まず言葉の意味を知ることと全体像を理解する必要があります。本を読むことは、最適な方法の一つです。知らない言葉を調べて覚えることで、語彙力が高まります。そして、本の内容を理解することで読解力が高まります。
この段階では、未だ要約力が磨かれていません。要約力をつけるには、文章を短くまとめる練習が必要になります。要約力を高めるには、なるべく毎日少しでも練習することをおすすめします。まとめる材料は、新聞の社説やニュースが最適です。
要約力は社会人の必須スキル
社会人の基本スキルの中で、特に重要なスキルが4つあり、要約力はその中の一つです。要約力の他には、読解力と語彙力・文章力があります。
これらのスキルは、読む・聞く・書く・話すにつながる基本的なスキルです。しかし、基本的スキルといいつつ、不足している人も意外に多く存在します。その原因で最も大きいことが、本を読まない人が半分近くいるという事実があります。
社会人が仕事をする上で、上司や同僚、そして顧客や取引先などとの関係の中で、読む・聞く・書く・話すことが必須であることは説明の必要もないでしょう。
中でも要約力が不足していると目立ちます。要約力がないと社会人として困ることが多くなります。
まとめ
要約力がある人は、仕事の成果以上に評価されやすくなります。相手が理解しやすい話し方が出来るということは、それだけ重要な事なのです。
要約力がある人は、仕事の成果が平均的であっても、上司から信頼を持たれるようになり評価されやすくなります。身につけておかないと損です。
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