「要点をまとめて分かりやすくまとめて報告書やレポートを出してください。」と言われた経験はないでしょうか。
業務内容や役割にもよりますが、社会人になると、要約して書類を提出することや口頭で報告する機会が非常に増えます。うまく出来ないことで、報告書を書けない人、要約力がない人というレッテルが貼られてしまいます。もしそうなれば、評価が上がるはずも有りません。
当記事では、要約書の書き方マニュアルとして、要約のヒントを紹介します。
要約の書き方は高校生と社会人では違う
要約するとは、要点をまとめて相手にわかりやすく伝えることや書面に短くまとめて書くことです。
高校生も大学生も社会人も要約の書き方の基本形は同じです。
違いがあるのは、目的や書類です。
高校生は小論文や現代文を要約します。
大学生になると、考察を入れてレポートにすることが多くなります。
社会人には、会社内部の連絡にしても、社外の取引関連にしても、要約文を書く機会が頻繁にあります。
報告書や計画書・総括書類など、役割が上がるほどに、必要になりますが、要約した文章を書くことを苦手とする社会人は多いです。
要約は、書き方のコツを覚えれば、難しいいことはありません。一般的な本の要約等については、次の記事をご参照いただければ、作成可能のはずです。
但し、社会人の場合に、問題があるのは、要約や要点にあたるものが本のように文書化されていないことです。
要約の書き方が社会人になると何故難しいと感じるのか
要約の書き方が社会人になると難しく感じる理由は、高校生や大学生のように、本を読んで要約するのではないからです（元になる本や文章がない）。
要約をして完成する書類は、報告書や計画書、総括や伺書に稟議書など、実にたくさんの書式があります。さらに取引に関連して契約書を取引内容に合わせて調整したり、文言の加筆や削除もあるはずです。
雛形として、ほぼ出来上がっているものもあります。中には、報告書や計画書や総括など、骨組み以外は真っ白というものもあります（詳細は会社単位で異なります）。
これらの書類を作成していく時には、元になる本や文章が有りません。ですので、書類を作成していく段階で、ポイントとなる要点は、頭の中から取り出す必要があります。
おそらく、要点を抽出する作業が難しく感じる理由ではないかと考えられます。
要約の書き方マニュアル
当記事は、社会人のための要約マニュアルとして解説するものです。大枠は、学生の頃の要約の書き方が転用できます。学生の要約書の書き方の手順に合わせるようにして解説をしてまいります。
要約の書き方としては2つのパターンが考えられます。一つは提案書型の書き方です。伺書や稟議書などがあります。もう一つは、報告書型の書き方です。
社会人が最初に覚えるべき書き方は、報告書型の書き方です。当記事で紹介する書き方です。
以下、報告書型の書き方を基本にして、要約文の書き方を紹介します。
要約の書き方1｜文字数を何文字にするか
書くべき書類の文字数は確認しておく必要があります。
業務報告書ならば数行かもしれませんし、プロジェクトの事業計画や販売計画であれば、A4かB4サイズで5枚から10枚という量になるはずです。
要約の書き方2｜論文や本の場合なら読書をする
論文や本を要約する場合、マーカーや付箋を持って読み込むことです。重要な部分にチェックをしながら、読み込んでいきます。チェックした文章やキーワードは、後で要点としてまとめ整理します。
社会人が実務に関して報告書を要約して書く場合には、関連する物事を書き出します。例えば1週間の業務報告であれば、この1週間に行動した内容を書き出します。販売計画や事業計画は、書き出し作業でかなり時間がかかるはずです。箇条書きのメモでもOKです。分量が多いものは、書くべき内容は多岐にわたるはずです。ひとまずは「吐き出す」作業をしましょう。
要約の書き方3｜本の場合なら要旨だが実務の場合は
書類の要旨にあたる物事を見つけます。一言で伝えられることです。論文などの主張や問題提起の場合であれば、現状に対する問題提起や発信者の考えや伝えたい事が要旨になります。
報告書型の場合、現場で起きていることを伝えたいと考える人が多いと思います。この場面では、提出先の相手が、知りたいこと・希望すること・関心あることに注目することです。そのことが、要旨にあたる部分です。相手は常に上司とは限りません。取引先かもしれませんし、あなたが上司でチームメンバーに対するメッセージを伝える場面かもしれません。
要約の書き方4｜要旨に沿って要点を整理
3番で見つけた要旨に沿って、2番で書き出したことを整理し要点にしていきます。
要旨との関連度合いが低いものは、削ります。重要度の基準は、要旨に関連性があるかないかです。
書き出した物事の中には、自分自身の考えでは、書き入れたいと思うものもあるかもしれません。しかしそれをすることで、要約は一貫性のバランスを失って、読んだほうは「何を言いたいのかわからない文章」となります。
要約の書き方5｜要点をつなげて文章化
整理して残ったものは、要点であり、書類に書き入れるべき物事です。まだメモ書きレベルの状態のはずですので、残った他の文章と合成し、言葉を追加して、文章化していきます。
書類の書式によっては、見出しをつけて、箇条書きで表す形式で良い場合もあります。
要約の書き方6｜要約には意見を入れない
作成する要約文を分かりやすく仕上げるためには、自分の意見は入れないことです。
報告書や計画書は、基本的に事実の積み上げと分析です。計画書には、仮説はあっても、推測は入れないことです。「私は・・・だと思います」が入った途端に分かりにくい文章に生まれ変わります。他人の主観は字面で理解したとしても、本当の意味はわからないものだからです。
要約の書き方マニュアル｜注意ポイント
さまざまな文書に要約の書き方があります。文書によって注意点がありますのでここで確認をします。
要約の書き方｜大学生
高校生の場合は、国語力を上げるために小論文や現代文の要約を書きます。現代文では普通に書籍が選ばれます。まずは読むことですが、キーワードの可能性がある部分にマーカーや付箋でチェック（チェック方法はなんでも良い）します。
キーワード・キーセンテンスにチェック
キーワードは、何度も繰り返し登場する鍵となる言葉です。センテンスとして重要な場合（キーワードセンテンス）もあります。意味段落（形式段落ではない）ごとにキーセンテンスがあります。文章の最後の部分に注意しましょう。
また問題提起型の文章の場合なら、その答えとなる文章は必ずキーワードセンテンスになります。具体例や補完的な説明（根拠や体験など）はキーワードを含んでいても、キーワードセンテンスにはなりません。
チェックしたキーワードとキーワードセンテンスをを整理して要約文を合成して書いていきます。
要約文を作成する
自分の言葉遣いを挟んで文章化しますが、原書と意味が変わってしまわぬように注意してください。また、主観的表現にならないように注意しましょう。
また一文が長くなりすぎないように注意してください。目安は50文字以内にしましょう。主語と述語の関係がねじれないに注意が必要です。50文字を超えるようなら、2つの文に分ける方が無難です。
また文章を合成する時に、言葉を加えることがありますが、原書にないことを新たに使うのは、文章の意味が変わるリスクがありますので注意してください。
要約の書き方｜大学生の場合
大学生の場合、読書レポートの提出や卒論などにより、要約を書く場面が増えます。論文を書いてもその他に、要約を提出する必要があります。
要約の書き方について大きな違いはありませんが、要約やレポートを作成する際に、参考文献から引用するケースがあります。引用ルールを間違うと著作権侵害に抵触する可能性があります。
各大学では、引用について詳しく規定していますので、従うのが基本です。
まとめ
要約文の書き方を紹介しました。難しく考えず、紹介した方法を順番になぞっていけば、割とカンタンにできるはずです。
白紙の紙やノートに向き合って、「さあ、要約文を作成するぞ」と言っても、カンタンにかけるものではありません。当記事を参考にしていただいて、要約文作成に慣れる練習が必要です。文章力も併せて高まるはずです。
筋トレで筋肉を作るのと同じです。1日筋トレをしても、次の日に筋肉をついた体にならないことと同じです。何日も何回も筋トレが必要です。
要約文の書き方も同じです。当記事で紹介しているのは、基本的なやり方の順序です。要約文を書くのが上手になるのは、何度も繰り返し練習した後です。
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要約の書き方マニュアル＊当記事
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