要約の書き方の注意とマニュアル

要約,書き方

「要点をまとめて分かりやすくまとめて報告書やレポートを出してください。」と言われた経験はないでしょうか。

高校生や大学、他にも様々な場面で要約を書くことがあります。当記事では、様々な場面での要約の書き方について注意点などをまとめ整理しています。

要約の書き方マニュアルとして、書き方のヒントになれば幸いです。

目次

要約の書き方の基本と注意

要約,書き方 (1)

要約するとは、要点をまとめて相手にわかりやすく伝えることや書面に短くまとめて書くことです。

高校生も大学生や社会人にも要約の書き方の基本形は同じです。ただ要約を求められる場面によって、注意すべきポイントがありますので解説します。

要約の書き方の基本と注意点

要約の基本は、作者あるいは発信者が最も伝えたいことに関連する要点を抽出し、その要点を合成して短くわかりやすい文章にまとめることです。

文章にまとめる時には、事前に文字数の上限を確認しておき、条件に合うように文章を削ります。要約では要約者の意見を含めてはいけません。詳しくは、「要約の書き方マニュアル」として後述いたします。

読書レポートの要約の書き方の注意点

読書レポートの課題が出題されるのは、主に高校や大学です。名前の通り、題材は書籍になります。読書レポートは序文+本文+結論の構成で書かれるのが一般的です。

本文は、要約+考察で構成するのが一般的でしょう。読書レポートの要約の書き方で注意することは、題材が本ですので、本の中から要旨を見つけ、関連する要点を抽出する事です。

多くの場合は、タイトルや最初か最後の数ページの中に要旨が見つかります。章立てされているビジネス書などの本であれば要点は章ごとに見つけるのがよいです。小説の場合であれば、読了後に意味段落で分けて、意味段落ごとに要点を見つけるのが良いです。

またレポートですので、単なる要約文ではなく、考察が重要になります。

要約レポートの書き方の注意点

読書レポートは題材となるのが原則書籍ですが、要約レポートの場合は、題材は文章全般であり広範囲になります。書籍もその一部となりますが、ほかに論文などの文献も対象になります。

また読書レポートの場合、対象となるのは書籍ですので、8万文字〜12万文字の本を読む必要があります。要約レポートの場合は、論文を対象と考えた場合でも文字数は2万文字〜4万文字程ですので、書籍よりは少なくなります。

また論文の場合であれば、著者は主張を明確に示していることが多いと思われます。しかし、それ以外の現代文などの課題文があって要約レポートであれば、繰り返されているキーワードやキーセンテンスに注目してください。

要旨はそのすぐ近くにある場合が多いです。要旨が見つかれば、本文を意味段落に分けて、段落ごとに要点を抽出するのが要約のコツになります。

小論文の要約の書き方の注意点

小論文の要約は読書レポート等とは違い難しい印象があるかもしれません。しかし要約の基本は同じですのですので、小論文ならではの注意点について理解しておきましょう。

要約というからには、重要なところをまとめて簡潔に表現することが基本となります。ただ小論文試験においての要約という場合、採点の基準が明確にあります。採点基準は「小論文の理解度」「テーマについての理解度」「正確な文章表現」にありますので注意しましょう。

小論文の課題文とテーマについての理解度が不足している場合、要約された文章に重要部分(要点)が欠けていたり、要点ではない部分が混在した状態になります。また重要な部分(要点)をまとめて、文章化するときに正確な文章表現が不足していると、要点を単純につなげただけの文章になってしまう傾向がありますので、注意しましょう。

また小論文試験の傾向から、要約だけではなく意見を求められるケースも少なくありません。その場合は、要約と意見は別に表現する必要があります。要約は小論文の作者の主張です。要約の中に自分の意見を混在させないように注意しましょう。

要約の書き方の注意点|高校生の場合

高校生は小論文や現代文を要約します。また大学生の課題のようにレポートを求められることもあります。

大学生のようにレポートで提出となりますと、要約の作成に加えて、検証(他の文献を参考にした)や、自分の同調や反論という意見(他文献を根拠として述べる)を含めて考察とした内容を作成することになります。課題図書の他にも文献や書籍を読む必要があり、相応の時間もかかります。

高校生の場合は、要約を書くというケースが多いと思われます。要約を書くということは、自分の理解度を示すことともいえます。ですので採点されるものでもあります。

細かな言葉遣いの違いはあるとしても、要約文として基本的な正解があるからです。ここが読書感想文やレポートの考察との違いです。

高校生の要約の書き方で大事なことは以下のとおりです。(具体的な要約を書く手順は後述)

1)作文や感想文ではないので自分の意見や考えを入れない
2)要約は正解があると考えて見つける意識を持つ>だから評価ではなく採点される
3)本や文章を読んで著者の意図を知ることが最も重要
4)適切な日本語や文章を書けているのかも採点の基準となる

要約は、書き方のコツを覚えれば、難しいいことはありません。一般的な本の要約等については、次の記事をご参照いただければ、作成可能のはずです。

要約の書き方の注意点|大学生の要約レポート

高校生の場合は、国語力を上げるために小論文や現代文の要約を書きます。高校生にとって要約文を書くことは、本や文章を読んで理解度を示すことです。正しく理解していることを表現するのです。

そして要点を整理し、要約として文章化するときには、日本語の文章力もためされるです。

大学生の場合、読書レポートの提出や卒論などに要約を加えるため、要約文を書く場面が増えます。(論文を書く場合でも、内容についての要約を合わせて提出する必要があります)

高校生のように要約についての採点という基準は明確にはなく、要約レポートや論文の評価として示されます。とはいえ、要約を書くことは、文章の理解度と文章力を示すものですので、手を抜けるものではありません。

評価のポイントとしては、要約は正しく理解していることを評価するものであり、重要なのは続く「考察」部分ということになります。要約では個人の感想や意見はNGですが、考察では意見や反論を根拠を持って示す必要があります。この場合の根拠とは自分の意見や反論を支える他の参考文献となります。ですので、課題となる図書以外に参考文献となる本や論文の読み込みも必要になります。

要約文の書き方、その事自体について大きな違いはありません。違いがあるのは、レポートや卒論・論文の一部として要約を書くということです。要約やレポートを作成する際に、参考文献から引用するケースがあります。引用ルールを間違うと著作権侵害に抵触する可能性があります。

各大学では、レポートの引用について詳しく規定していますので従うのが基本です。

国語のテストで文章要約の書き方の注意

国語のテストで文章要約が出題されることもあります。対象となる文献は小論文や現代文や新聞など、様々です。要約が苦手な人は、対象文献の種類によって、要約の書き方に迷いが生まれてしまいます。

要約の書き方は後述の要約の書き方マニュアルと、国語の文章要約の基本はほとんど同じです。

特に注意する点は、「何文字に要約する」「文章の作者が最も伝えたいことは何か」「要約に意見や具体例は不要」の3点です。国語のテストとして要約が出題される場合、文字数オーバーは減点対象となる可能性があります。文字数がオーバーしている場合、具体例を含めてしまっている場合があります。

そして作者が最も伝えたいこと(要旨)が何かを読み取ることが重要ですが、自分の意見が混在しないように注意することです。そのためには「・・・と思います」という表現はしないことです。要旨に関連する部分(要点)を抽出し、要点を合成して要約文を作成するのです。

要約の書き方マニュアル

当記事は、社会人のための要約マニュアルとして解説するものです。大枠は、学生の頃の要約の書き方が転用できます。学生の要約書の書き方の手順に合わせるようにして解説をしてまいります。

要約の書き方としては2つのパターンが考えられます。一つは提案書型の書き方です。伺書や稟議書などがあります。もう一つは、報告書型の書き方です。

社会人が最初に覚えるべき書き方は、報告書型の書き方です。当記事で紹介する書き方です。

以下、報告書型の書き方を基本にして、要約文の書き方を紹介します。

要約の書き方1|文字数を何文字にするか

書くべき書類の文字数は確認しておく必要があります。

業務報告書ならば数行かもしれませんし、プロジェクトの事業計画や販売計画であれば、A4かB4サイズで5枚から10枚という量になるはずです。

要約の書き方2|論文や本の場合ならまず読んで理解を深める

論文や本を要約する場合、マーカーや付箋を持って読み込むことです。重要な部分にチェックをしながら、読み込んでいきます。チェックした文章やキーワードは、後で要点としてまとめ整理します。

章立てや見出しがない本や文章の場合は、意味段落に整えておく。意味段落ごとに要点を考えるための準備をしておくのです。

社会人が実務に関して報告書を要約して書く場合には、関連する物事を書き出します。例えば1週間の業務報告であれば、この1週間に行動した内容を書き出します。販売計画や事業計画は、書き出し作業でかなり時間がかかるはずです。箇条書きのメモでもOKです。分量が多いものは、書くべき内容は多岐にわたるはずです。ひとまずは「吐き出す」作業をしましょう。

要約の書き方3|本の場合なら要旨だが実務の場合は

書類の要旨にあたる物事を見つけます。本や文章を書いた人が最も伝えたいと考えていることは何なのかです。論文などの主張や問題提起の場合であれば、現状に対する問題提起や発信者の考えや伝えたい事が要旨になります。

タイトルや文章の最初か最後に書かれていることが多いです。あるいは、繰り返されるキーワードやキーセンテンスに、現れている場合があります。

報告書型の場合、現場で起きていることを伝えたいと考える人が多いと思います。この場面では、提出先の相手が、知りたいこと・希望すること・関心あることに注目することです。そのことが、要旨にあたる部分です。相手は常に上司とは限りません。取引先かもしれませんし、あなたが上司でチームメンバーに対するメッセージを伝える場面かもしれません。

要約の書き方4|要旨に沿って要点を整理

3番で見つけた要旨に沿って、2番で書き出した重要部分を整理し、要旨と関連が強ければ要点と考えます。

要旨との関連度合いが低いものは、削ります。重要度の基準は、要旨に関連性があるかないかです。

研究結果や調査結果、あるいは具体例の解説などは、文字数やページ数のボリュームが多いとしても、要約には入れません。

書き出した物事の中には、自分自身の考えでは、書き入れたいと思うものもあるかもしれません。しかしそれをすることで、要約は一貫性のバランスを失って、読んだほうは「何を言いたいのかわからない文章」となります。

要約の書き方5|要点をつなげて文章化

整理して残ったものは、要点であり、書類に書き入れるべき物事です。まだメモ書きレベルの状態のはずですので、残った他の文章と合成し、言葉を追加して、文章化していきます。

このときの日本語の使い方や、主語と述語の関係性などの文法的な間違いが起きないように注意しましょう。文章化の意識が強すぎると長文化してしまう可能性があります。長文化すると、途中で主語と述語の関係性をミスして書いてしまうことがあります。注意深く文章化しましょう。

書類の書式によっては、見出しをつけて、箇条書きで表す形式で良い場合もあります。

要約の書き方6|要約には意見を入れない

作成する要約文を分かりやすく仕上げるためには、自分の意見は入れないことです。繰り返しになりますが、要約はもともとの文章が、著者の意図に沿って、凝縮した文章です。読み手や要約者の意見入れるものではありません。

しかし読書レポート(要約レポート)としてまとめる場合(大学生など)は、評価のポイントは要約文ではなく「考察」に移ります。どういう根拠でどのような意見や反論を持ったのかが評価されます。

報告書や計画書は、基本的に事実の積み上げと分析です。計画書には、仮説はあっても、推測は入れないことです。「私は・・・だと思います」が入った途端に分かりにくい文章に生まれ変わります。他人の主観は字面で理解したとしても、本当の意味はわからないものだからです。

まとめ

要約文の書き方を紹介しました。難しく考えず、紹介した方法を順番になぞっていけば、割とカンタンにできるはずです。

白紙の紙やノートに向き合って、「さあ、要約文を作成するぞ」と言っても、カンタンにかけるものではありません。当記事を参考にしていただいて、要約文作成に慣れる練習が必要です。文章力も併せて高まるはずです。

筋トレで筋肉を作るのと同じです。1日筋トレをしても、次の日に筋肉をついた体にならないことと同じです。何日も何回も筋トレが必要です。

要約文の書き方も同じです。当記事で紹介しているのは、基本的なやり方の順序です。要約文を書くのが上手になるのは、何度も繰り返し練習した後です。

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この記事を書いた人

社会人経験約40年。仕事において強い必要性があり読書に目覚め、その後年収も急上昇。上場企業にキャリア入社し、50代に入り独立起業し会社経営。自分自身の読書に救われた経験から、読書によって人生が変わることを伝えたい。

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