要約の書き方は順番にやれば難しくありません

「要点をまとめて分かりやすくまとめて報告書やレポートを出してください。」と言われた経験はないでしょうか。

業務内容や役割にもよりますが、社会人になると、要約して書類を提出することや口頭で報告する機会が非常に増えます。

うまく出来ないことで、報告書を書けない人、要約力がない人というレッテルが貼られてしまいます。当然、評価が上がるはずはなく、下がるしかありません。

要約の書き方は順番にやれば難しくありません

要約するとは、要点をまとめて相手にわかりやすく伝えることや書面に短くまとめて書くことです。

つまり社会人には、会社内部の連絡にしても、社外の取引関連にしても、要約文を書く機会が頻繁にあります。

報告書や計画書・総括書類など、役割が上がるほどに、必要になりますが、要約した文章を書くことを苦手とする社会人は多いです。

要約は、書き方の手順を覚えれば、難しいいことはありません。

要約の書き方は何故難しいと感じるのか

要約するものによって、多少のコツに違いはあります。

要約は要点を作者の意図＝要旨によってわかりやすくまとめることです。

要約が難しく感じる点はおそらく2つあります。1つは要点。もう一つは要旨です。

この2つを見極めることを難しく感じるのです。

要点は、名前の通り、重要な点です。文書の種類にもよりますが、一般的には、一つの段落や一つのブロックに一つあるものです。

要旨とは、作者が言いたいことは、結局のところはなんなのか、ということです。大筋、あらまし、です。

要約文の書き方の順番を覚える

基本的には要約の書き方の手順は、以下の順番を一つのパターンとして利用すると良いです。要約の書き方の細かな注意点などは、当サイトでも紹介していますが、文章の要約化の骨子は、以下の通りです。

この手順を基本にして、要約文を作成してみてください。

1 まず要約文は何文字までに要約するのか、確認する。（例えば、100字、200字など）

2 文章全体を読んで、内容を把握します。

3 要旨を見つけます。結局、作者は何と言ってるのか、です。あくまでも一般論ですが、最後の方にまとめて書かれているケースが多いです。

4 要旨に沿って、要点を絞ります。要点がいくつあるのかは、文章のボリュームによります。見出しのある文章では、見出しがヒントになります。章・節・項で見出しが構成されている場合は、章ごとに考えます。序文・本文・結論（まとめ）で構成されている場合は、構成ごとに要約する。

5 要旨に沿うように要点をつなげて要約・文章化します。（最初に確認した文字数に収める）

6 元々が自分が書いた文章でない限り、基本的に、「・・・と思います」的な意見は要約文には不要です。

まとめ

要約文の書き方を紹介しました。難しく考えず、紹介した方法を順番になぞっていけば、割とカンタンにできるはずです。

白紙の紙やノートに向き合って、「さあ、要約文を作成するぞ」と言っても、カンタンにかけるものではありません。当記事を参考にしていただいて、要約文作成に慣れる練習が必要です。文章力も併せて高まるはずです。

筋トレで筋肉を作るのと同じです。1日筋トレをしても、次の日に筋肉をついた体にならないことと同じです。何日も何回も筋トレが必要です。

要約文の書き方も同じです。当記事で紹介しているのは、基本的なやり方の順序です。要約文を書くのが上手になるのは、何度も繰り返し練習した後です。

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