要約ができないと職場で実はピンチな状態になっている可能性があります。貴方が管理職であっても、部下であっても、要約力がないと仕事ができないというレッテルを貼られてしまいます。
後で紹介する「要約ができない人」の事例に該当していませんか。
自覚症状としては、貴方が部下なら上司から「君の話は何を言いたいのか分からない」と言われた経験はありますか？もしあなたが上司なら、部下達が自分が指示したとおりに仕事をしてくれなくて困ってる経験はありますか？
この2つの事例は、どちらも自分に要約力がないことで起きている現象です。
要約ができない人は仕事が出来ない
少し大胆かも知れませんが、要約ができないのに仕事が優秀という人はいません。
要約が出来るかどうかは、仕事に密接に関係します。優秀と言われる人、出来る人といわれる人は、全員高い要約力を持っています。
そして、要約する力は先天的な才能ではありません。本を読んだり、文章をまとめたり、説明したり、失敗から学んだりするという努力を繰り返すことで、後天的に磨かれる能力です。
全ての職業に共通｜要約ができない人は仕事が出来ない
要約力は全ての職業の人に必要な能力です。仕事は一人だけでやるという人、仕事で人と話すことは一切ないという人でも要約力は必要です。自分の仕事を記録・蓄積・整理・改善していく中で、要約力は使うことになるからです。
要約ができない人はまとまりの無い話ばかり｜要点が分かっていない
要約ができない人がもし自分の周りにいたら観察をしてみると分かります。その人のいうことはまとまりがなく、何を言いたいのか分からない話になっています。
「まとまりがない」ということは、整理されていない・要点がどこなのか分からないという状態です。上司がこのタイプだと部下はとても困ります。
色々と話をしていったが、どの仕事を優先すればいいのか分からない、ということになってしまいます。もちろん、部下がこのタイプでも困ります。上司は、状況説明を聞きたかったが、分からなかったということになります。どちらのケースも話し手が要点がどこなのか理解していません。
要約できない人は求められてない結果（成果）を作る
実際に仕事が進行している場合だと、更に困ったことになります。仕事が完了したと思って報告する部下が要約できない人の場合、起きるのは、こんな事です。
指示を受けた仕事について自分なりに考えて良いと思ったことをする
つまり、受けた仕事ではない業務をしてしまうことがあります。仕事の進め方について、自分なりに工夫をすることは良いことですが、「何をする仕事なのかを自分なりに考える」のは、求められてない結果を作ります。
ラーメンを注文したのに、そばが出来上がるようなものです。
要約ができない人が仕事が出来ない理由
では何故前述のようなことが起きてしまうのでしょう。要約ができない人が、話の要点が分からない事、求められていない仕事の結果（成果）を作ってしまうには理由があります。
要約ができないのは読解力がないから｜相手の言うこと・知りたいことが理解出来ない
要約ができないのは、文章や言葉を正確に理解することが下手だからです。「文章をよく見ていない」「話をきちんと聞いていない」という言葉がありますね。どちらにしても「つもりになっている」のです。つまり読解力がないということになります。
読解力がないために、理解不足部分を自分の解釈で補足して作ってしまいます。当然、求められている仕事とは違うものになります。しかし、当人は指示通りの仕事をしたと思い込んでいるのです。
要約ができないから大事なことが伝わらない
要約ができない人の話は整理がされておらず、強弱がありません。一番大事なことはどれなのか見分けがついていない可能性があります。話している当人に、非常に大事なことと、2番目か3番目に大事なことの見分けがついていないので、相手には大事なことが大事なこととして伝わりません。
要約が出来ない人の事例
貴方の周りにいるかも知れない要約ができない人の典型的事例は以下の通りです。もし、自分にも身に覚えがあるケースがあるのなら、周りの人から「要約ができない人」と思われている可能性があります。後述する要約力を高める方法で改善しないと、「仕事ができない奴」と思われてしまいます。
要約が出来ないので話が長い・余計な話が多い
雑談をしている時なら未だいいかもしれませんが、仕事の話が長いのはマズいです。相手は、話の最初の方のことをもはや覚えてはいません。
話が長いのは、多少の関連性はあるのかもしれませんが、余計な話が多いのです。要約するということは、余計な部分を削ることでもあります。
口癖は「要するに」｜実際には要約できてないのに
不思議なことに、要約ができない人は、「要するに･･･」が口癖の人がいるように感じます。「要するに･･･」とは、「要約すると･･･」という意味になります。不思議な口癖です。
また、どこかで形だけ学んできた「今日は皆に伝えたいことが3つあります･･･」と話し始めて、毎回結局5つも6つも話をする上司がいました。彼も要約ができない上司でした・・・。
状況説明・商品説明が下手｜上手く説明できない
要約ができない人は、プレゼンや商品説明・状況が説明が下手な人が多いです。営業や販売の仕事だと、ちょっと大変です。相手が理解しやすい説明をすることが苦手です。
一度の説明で理解して貰えない。ぷれぜんをやり終えたときの相手の反応が非常に薄い。等の体験をしているなら要注意です。要約がうまくできていないため、相手はどこを中心に理解して良いのか、困っています。
要約ができないなら要約力を高める努力をする
要約ができないと仕事になりません。要約ができるという能力は生まれつきのものではありません。本を読む事、文章を書くこと、等努力を重ねてきた結果、できるようになるものです。
要約力を高める必要性
コロナ禍の影響がキッカケとなり、働き方が変わりました。社員全員が会社に出社し、会議を行うなどの必然性がないことが幸か不幸か証明されてしまいました。
テレワーク中心の仕事では声の大きさだけで仕事は進まないから
テレワーク中心の仕事の進め方の中には、中間管理職が大きな声を張り上げる場面がありません。オンラインミーティングは残ると思いますが、コミュニケーションの取り方は、パワハラまがいに大きな声を出す中間管理職は、不要の存在になるでしょう。
気合いと根性ではなく、ロジックと戦略でマネジメントできる管理職が必要とされる時代になります。その為には、要約力がない管理職は不要になります。
自分がもし中間管理職で、ついつい声を出してしまうタイプの人間ならば、今すぐに改善すべきです。大きな声を出してしまう原因は要約力がないために、社員とロジカルにコミュニケーションをとって仕事の指示をすることが出来ないからです。
要約力を高めると仕事が楽になる
要約力を高めることができれば、上司と部下とのコミュニケーションが変わります。上司から見れば部下は仕事のロスがなくなり、仕事ができるようになるはずです。当然仕事の良い成果も出るようになり、評価も上がるはずです。
部下から上司を見れば、的確な業務指示ができる上司に変わるでしょう。それは上司として信頼の置ける存在としてみられることです。
要約力を高めると人とのコミュニケーションがもっと楽になる
要約力が高まると、上司から部下への指示は分かりやすいものに変わり、部下は上司が何を求めているのかを理解しやすくなります。上司は部下からの報告が分かり易くなり、何の業務をしていて、うまく進んでいるのか、何が障害になっているのかが、分かり易くなります。
つまり、上司と部下は、双方の要約力が高まることで、今まで感じていたコミュニケーションの余計なストレスがなくなっていきます。
要約力を高める3つの方法
要約力を高める方法は、要約力を実感するまでの時間を長く持てるのなら、本を読んで、100〜200文字にまとめる練習をすることです。
しかし、もし今すぐ、あるいは可能な限り早く自分を改善しないと、上司や部下からの信頼を失ってしまうというのであれば、強めのトレーニングで鍛える方法をお教え致します。
要約力を高める3つの最短の方法
いずれの方法でも毎日続ければ、1ヶ月とかからずに変化してくるはずです。しかし、身に付けるのなら半年は継続することです。
1）本を読んで、その内容を100文字でまとめる練習をする。紙に書かずに1分間ほどで話す（頭の中で要点をまとめる練習）。本を読んで、スマホの時計を用意し、40秒間で要点をまとめて、20秒間で100文字話す。1日に1冊の本を読むのはハードルが高いかも知れないが、文庫本サイズなら3〜4日で読めると思いますのでチャレンジして下さい。
2）1番の方法では本を読むので、お金の問題もあるかも知れません。経済的には2番目の方法の方が現実的かも知れません。新聞の社説を毎日読んで、100文字に要約して下さい。新聞の社説は、ネットに接続できれば、無料で読めます。社説の文字数は、新聞社によって異なりますが、500文字〜1,000文字程が一般的です。1番目の方法と同様に、紙に書くのではなく、言葉で要約して下さい。
3）毎日話すとき全てに要約を意識する。特に3つのポイントに集中して、言葉を発することです。「なにをする」「何故するのか」「どうやるのか」の3つです。上司・部下・同僚と仕事の話をするときはもちろん、常に、この3つのポイントに集中して話すことです。
まとめ
要約力はとても大事なスキルです。もしも上手く使えていないのなら、社会人として仕事ができない人と思われている可能性があります。
面と向かって言われることは、一般的にはめったにないことです。しかし、前述の「要約ができない人の事例」に該当していると思う部分があるなら、職場では既に思われている可能性があります。
早速、要約力を高める方法を実践してみて下さい。3番目の方法は、先の2つのように、直接的に要約をするという方法ではありませんが、3つのポイントに集中して話していこうとすると、他の余計な情報がそげ落ちていき、結果的に要約力が高まる方法です。
おすすめする方法は、2番と3番を毎日繰り返すことです。1番の方法は良い方法ですが、何かの都合で本を読む事ができなかったりすると、継続性に障害が発生する可能性があります。ですので、2番の社説を毎日要約する方法をおすすめします。
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