「簡潔にまとめる」という言葉は、社会人になると頻繁に耳にするでしょう。
「何かについて話す場面」「何かについて文章を書く場面」でよく使われます。
簡潔にまとめるをどう理解し、どのように対策しているでしょう。
当記事では、「簡潔にまとめる」の意味と具体的に何をどうすればいいのか、について深掘りし解説します。
簡潔にまとめるとは何をどうすればいいのか
簡潔にまとめることは、伝えたい情報を効果的に伝えるために必要なことです。
簡潔にまとめるためには、まず最も重要な情報を取り出し、それに焦点を当てることが重要です。また、例や図を使ったり、詳細を追加したりして、読者が理解しやすくすることができます。
したがって、情報を伝えるために必要なコンテキストを含めることも重要です。さらに、読者にとって有用な追加情報を提供することで、彼らが深く理解することができるようにすることも重要です。
簡潔にまとめるの意味は？英語では
改めて「簡潔にまとめる」の意味を調べると次のようになります。
・「簡潔」とは、表現がシンプルで、要点をついていることです。無駄がないことでもあります。
・「まとめる」とは、バラバラの状態を集めてひとかたまりにすること
つまり「簡潔にまとめる」とは、シンプルに無駄なく要点をついて整えられていること、と理解することができます。
また英語に言い換えるなら次のように複数の言い方が可能です。場面のニュアンスで、使い方が変わります。
1）summarize 「要約する」「簡単にいう」の意味。会議の後に要約したものとしてサマリーを配布することで知られています。要約をするイメージです。（to summarize、in summary）
2）in short「整理する」「まとめる」少ないことで簡単にまとめるイメージです。
3）basically「整理する」「まとめる」長く続いた話をまとめるイメージです。
簡潔にまとめることの重要性
簡潔にまとめることは、読み手にとっては非常に重要なスキルです。しかし、文書やプレゼンテーションを作成する際には、簡潔さだけにこだわりすぎないように注意が必要です。なぜなら、簡潔さを追求しすぎると、必要な情報が欠落したり、読み手が混乱したりする可能性があるからです。
そこで、簡潔さと詳細さをバランスよく取り入れることが大切です。たとえば、必要な情報をすべて網羅することができるかどうかを確認することが重要です。また、専門用語や略語を使用している場合は、それらを説明することで読み手が理解しやすくすることができます。
さらに、文書やプレゼンテーションを作成する際には、読み手にとって価値のある情報を提供することが大切です。読み手が知りたい情報、必要な情報、そして興味をそそる情報について考え、それらを適切に伝えることが求められます。
つまり、簡潔さだけにこだわらず、必要な情報を網羅的に伝え、読み手にとって価値のある情報を提供することが、文書やプレゼンテーションを作成する際の重要なポイントとなります。
簡潔にまとめる方法｜どうすればいいか
簡潔にまとめるということが具体的に何をすればいいのか、その方法について解説します。
簡潔にまとめる場面は、会社員の場合なら最も多いのが、「何かを話す場面」「何か文章に書く場面」です。
簡潔にまとめる方法には、主だったもので5つあります。基本的には文章力と要約力を駆使して、まとめます。大前提として、「相手がわかるように理解しやすく伝える」がポイントになるのです。
1）相手にとって分かりやすいという事は、相手が関心を持っている視点で作る必要があります。
2）文章の構成を、結論から先に話す「結論・理由・根拠（具体例）」に、整える。
3）一文の文字数は短くする
4）ケースによっては、まとめた文章の形ではなく、箇条書きの表現も検討する
5）社内文書の場合なら敬語を削る検討もする
簡潔にまとめるには相手が関心を持つ視点を含める
人は自分が関心を持つ物事に対しての理解が早いです。伝えたいことの中に、相手が関心を持つ視点があるかどうかを検討し、その視点を軸にして簡潔にまとめるのです。
対象の読者がどのような背景、知識、関心を持っているかを考慮することが重要です。また、伝えたいメッセージを伝えるために、相手にわかりやすい語彙や例を使用することも有効です。読み手が知りたい情報、必要な情報、そして興味をそそる情報について考え、それらを適切に伝えることで相手にとって理解しやすくなります。
簡潔にまとめるレポートでは結論を先に
レポートとしてまとめる場合なら、文章構成は先に結論を書き、理由・具体例（根拠）と展開していく方法がPREP法がおすすめです。レポート以外でも、誰かに話す場面でも効果的です。相手は「何の話だろう」と思っているところへ、「○○○について△△△の提案（報告）があります」と、結論から話すのです。相手は「今全部聞くべきか」「あとで別に時間を作るか」などの最適な判断ができます。
最も良くないのは本の1ページ目から読んでいくように、時系列や起承転結の流れのレポートの書き方や話し方です。相手にしてみれば、いつ終わるのか、どこへ向かうのかがわからないからです。
簡潔にまとめるには何文字がいいか｜一文で50文字が目安
書く文章で、簡潔にまとめる場合に注意することは、一文の長さです。60文字が目安とされていた時代もありますが、現代は30〜50文字が最適と言われます。一文が短いほうが理解し易いのです。
文字数を少なくすることで、主語と述語の関係も見失うことがなくなります。接続詞で長くつながっている文章は、読み手にとってストレスでしかありません。
簡潔さと詳細さはバランスが必要です。しかし、文字数にこだわるあまり、本質が伝わらない文章になってしまうこともあります。そのため、適切な語彙と文法を使用し、必要な情報を含めつつも、読みやすく、分かりやすい文章を書くことが大切です。また、読者の興味を引くために、例えば具体的な事例を挙げたり、引用したりするなど、新しい情報を追加することも有効です。
簡潔にまとめる文章なら箇条書きも検討する
文章内容によっては、並列で箇条書きにしたほうがわかり易い場合もあります。また時系列表現を応用する場合も箇条書きは有効です。
ポイントが並列に並べることが可能であったり、順番を示すことができる場合には、箇条書きは簡潔にまとめる有効な書き方です。
社内文書の場合なら簡潔にまとめるには敬語も削る検討
簡潔にまとめるときにネックになるのが、文末の表現や敬語の扱いです。一般的には書類の文末は敬語の丁寧語書かれていることが多いはずです。簡潔にまとめるには、ここにも着手します。
社内文書の場合なら「デスマス調」から常体「だ・である」に変更してください。社外への文章の場合、特別場合でない限り、「デスマス調」はキープです。
簡潔に説明するには5W1Hにまとめる
話す場面のまとめる方法でわかりやすいのは、基本的には5W1Hでまとめることです。
5W1Hで話すと、話し手にとってまとめやすいですし、受け手にもまさにわかりやすく簡潔な文章のまとめになります。
ただ相手が忙しくて、5W1Hの時間もない可能性があるという場合なら、2W1Hで話してみてください。WhatーWhyーHowで話すことです。そして基本はそれ以外の削れる部分を削り取ってしまうことです。
簡潔にまとめることのメリット
簡潔にまとめることの最大のメリットは、相手が情報を簡単に理解できることにあります。簡潔な文章は、読み手にとって情報を処理するのが容易であり、時間を節約することができます。また、簡潔な文章は、読者が重要な点を見逃すことを防ぎます。そのため、簡潔な文章は、読者にとって非常に有益なのです。
そのほかにも以下のようなメリットがありますので、簡潔にまとめることは極めて重要なスキルなのです。
効率的な情報伝達ができる
簡潔にまとめることで、必要な情報を効率的かつ簡単に伝えることができます。長々と説明するよりも、短くまとめることで相手の理解度を高めることができます。また、相手が時間的制約がある場合にも、簡潔なまとめは非常に有効です。
印象が良くなる
プレゼンテーションやレポートで簡潔にまとめることで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。相手にとってわかりやすく、しかも必要な情報が詰まったまとめは、非常に高い評価を受けることが多いです。
自分自身の理解が深まる
簡潔にまとめるためには、自分自身が理解していなければならない部分や、本質を見極める必要があります。このように、自分自身が簡潔にまとめるために努力することで、より深い理解を得ることができます。
質問や意見の取りまとめがしやすくなる
会議やグループディスカッションでの質問や意見の取りまとめにも、簡潔にまとめることは大きなメリットがあります。発言者が短くまとめることで、他の参加者が理解しやすく、議論がスムーズに進むことができます。
まとめ
簡潔にまとめるとは、削れる部分を削ることです。
どこまで削るかは、話す場面なのか、文章で伝える場面なのかによっても違います。
また簡潔にまとめるという場面の多くは、時間が取れない場合です。「伝えること」に意識を置きすぎると、相手が関心あるポイントが蔑ろにされてしまい、共感が得られない説明になってしまいます。
そのやり方では、形は簡潔にまとめることができたとしても、相手に伝わり易い文章ではなくなる可能性があります。プレゼンは失敗してしまいます。
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