要約とは何か|意味が分かればビジネススキルが1つ上がる

要約とは要約

要約とは何か。意味が分かれば、書き方のコツもわかってきます。社会人になれば、文章によって、人に何かを伝える場面が増えます。

そんなときに必要な文章力と読解力は、普段の読書量と要約の書き方によって身についていくビジネススキルの一つです。ですので、要約について知ることは、学生に限らず、社会人になれば、さらに必要性は増していきます。

社内文書・社内文書において、要点をまとめた書き方ができないと、自分への評価も実績もあげていくことは難しくなります。

 

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要約とは何か|意味が分かればビジネススキルが1つ上がる

要約とは (1)

要約するとは、一言でいえば、要点をまとめて表すことです。

そして、要約は、書くことだけではなく、話す場面においても、必要なスキルと言えます。特にビジネススキルにおいては、必須です。

例えば、上司から今取りかかり中の業務について報告をした場面で、「何を言いたいのか、分かりにくい」と言われたことはないだろうか。

それは、報告で話した内容・書いた内容が、要点がまとめられてなく、感情的・感性的なため、上司が内容を共有できない状態です。感情・感性は人間に必要なものですが、業務報告に必要な報告は、論理的な報告です。

つまり、要点がまとめられている状態=要約された無駄のない状態である必要があります。要約した話し方や、文書やメールで報告するなら要約した書き方が、組織で働く人には、必要なスキルなのです。

 

要約の意味を理解し仕事に役立てる

要約の意味は、要点をまとめることですが、どの程度短くまとめるのか、は時と場合によります。

一つの例ですが、実際に要約アプリやサービスを使ってみると分かるように、10万文字の書籍を3行程度に要約することだって可能なのです。3行といえば、150文字前後ということです。

もちろん、あまりに要約しすぎるのも分かりにくいことになります。しかし、業務報告で口頭で求められるのは、せいぜい150〜200文字程度です。文書(書面やメール)で、報告する場合も400〜500文字程度です。

営業の販売状況についての報告・お店の売り上げ報告・プロジェクトの中間進捗報告・管理や事務などの月次や週単位の計画態進捗等々、組織によって情報や状況を共有するために、様々な報告や連絡があり、全て要約のスキルが必要になります。

 

要約は箇条書きから始める

要約とは (2)

要約のスキルは、口頭の場合でも必要ですが、一番痛感するのは、文書で書く場合です。

本や論文を要約する、あるいは業務についての状況報告や指示指摘など、要約して相手に伝えることは、日常や仕事の中にもたくさんあります。

普段から読書をしたり、読書ノートを書いている人は、自然と要約のための読解力と文章力はみついているかもしれません。しかし、そういう習慣がない場合に、業務報告を出しても、前述のように、「何を言いたいのか、わからない」とダメ出しをされることになります。

要約がうまくできない人には、共通する悪い癖があります。それは、一つの文章に伝えたいことを詰め込みすぎることです。相手にしてみると、「最後まで聞かないとわからない」「結局は何を言いたいのか」などということになります。

そういう方には、「箇条書き」をおすすめします。まず、全体として何を伝えたいか、全体を構成する2つか3つのことに分ける。分けたそれぞれの内容を構成するものを分ける必要があるなら、分ける。そして、ある程度細分化された内容について、要点を書いていく。口頭で話す場合も、可能であれば、同じ方法で、要約することをお勧めします。

 

要約は改行を使って長くしない

要約がうまくできない人の共通する悪い癖である、「一つの文章に伝えたいことを詰め込みすぎる」人は、接続詞を多用する傾向があります。その結果、一つの文章は長くなり、改行が多い文章が出来上がってしまいます。

接続詞の多用が、要約を失敗する元凶です。一つ一つの文章は、なるべくシンプルに構成することです。

接続詞と改行が続くと、読み手は意味を見失って、文頭に戻って再度読み込むなどの作業をすることになります。この時点で、報告書の評価は低下し、要約されていない文書となってしまいます。

 

要約と要旨の違いは何か

要約と似た言葉には、要約・要旨などがあります。

本を読んで要約してください。要旨についてまとめてください。要点を述べてください。などと、使われているわけですが、意味は少しずつ違います。

質問を受けて、答えたつもりが答えになっていないと、困ったことになってしまいます。

 

要約とは、重要な部分をまとめること、あるいはまとめたもの、です。

要旨とは、(本の中で)述べられていることの主要な点やあらましのことです。

要点は、大事なポイント、重要な点、です。

似てはいますが、実は少しずつ違うのです。

要点は重要なそれぞれの点であり、要約は全体をぎゅっと小さく短くまとめること、要旨は著者は結局何を言いたいのか、という具合です。

 

要約と引用の違いに迷う方も

本や文献から、要約と引用をするときに、迷う方もいます。

本や文献から、ある部分について、述べたりする場合に、起こることかもしれません。

基本的な違いは、原文をそのまま使うかどうかによります。

 

引用とは、説明や証明をする場合に、その根拠として他に書かれている文章や事例を引き合いに出すことです。その場合、元の原文については、一字一句を変えることなく、一字一句を変えることなく、紹介する必要があります。

また、引用は自分の文章ではないことを明記(引用元を表示)することも必要です。そして、自分の説明・文章が主体であり、それを支えるのが引用文という関係性が必要です。

 

要約は、要点をまとめたものですので、原文ではない状態ですが、自分の文章・説明の論拠として、要約を使う場合は、参考や参照として出典元を明示する方が、自分の文章の説明に権威性を持たせることができます。

 

 

 

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